厦门大学档案管理办法

第一章总则第一条为了加强我校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥在学校管理、教学、科研等工作及其社会服务中的作用，更好地为学校教育事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、教育部（原国家教委）《普通高等学校档案管理办法》等有关法律、法规制度，并结合我校实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、电子文件数据、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录材料。第三条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是学校整体工作不可缺少的重要环节，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，应布置、检查、总结、验收档案工作。第四条档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全、严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。第二章档案管理体制和任务第五条学校依照教育部（原国家教委教直司1991年51号文）批准成立厦门大学档案馆，为正处级建制（厦大人字1991年53号文），集中统一管理全校档案。学校由一名副校长分管学校档案工作；各单位（部门）一名负责人分管本部门的档案工作，并设专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。第六条档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。档案馆的基本任务：一、贯彻执行国家和上级机关关于档案工作的方针、政策、法令和规定，规划全校档案工作。二、制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。三、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和提供利用全校的各类档案，包括各种电子文件数据、电子档案及有关资料。四、参加基建工程竣工、科研成果评审鉴定和仪器设备开箱的文件材料验收工作。五、编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，做好档案现代化管理工作。六、负责全校档案工作人员的业务培训。七、开展档案宣传工作和利用者教育活动，提高全校教职工的档案意识。八、开展档案学术研究交流、校史资料管理及校史、校志编研出版工作。九、参加档案信息的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。十、围绕学校中心工作，完成校领导交办的其他任务。第三章档案工作人员第七条档案工作人员必须具有较高的政治与科学文化素质，能够认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律；必须经过档案专业课程培训，具备档案管理专业知识和现代化科学技术。第八条档案工作人员（包括档案馆和各单位各部门的专兼职档案人员）属档案专业技术人员，按国家省市和学校有关档案专业人员职务评聘文件规定，实行档案专业技术职务聘任制，也可实行高等学校职员职级聘任制。第九条档案工作人员应相对稳定，其编制人数列入学校事业编制，按有关文件要求，由学校根据本校发展规模及馆藏档案数量等实际情况确定，并能与之相适应。档案专业职务应本着有利于保持档案干部队伍的相对稳定，有利于学校档案事业的发展需要，建立高（含副高、正高）、中、初级结构合理的岗位。第十条档案工作人员调动时，必须做好档案移交手续后方能离岗。第四章经费、库房和设备第十一条学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给与支持。第十二条根据学校的发展规模、馆藏档案的增加数量及档案现代化管理的需要，合理安排档案馆库房建设。学校应有计划地为档案部门配置复印机、电子计算机、声像、以及库房管理需要的防虫、防潮去湿、恒温等设备设施。第五章文件材料的归档、移交和接收工作第十三条凡是本校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括电子文件数据材料，都必须按照规定向校档案馆移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，校档案馆在征得个人同意时，可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有保存意义的档案，学校予以奖励。第十四条我校实行文件形成部门、课题组立卷制度。一般由各部门专兼职档案员、秘书（含教学秘书、科研秘书、研究生秘书等）文书人员根据档案馆制定的文件材料的归档范围收集齐全，并按本部门文件材料的自然形成规律系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录及备考表交部门领导审查后，向校档案馆移交。移交手续应完备，以示负责。校档案馆工作人员应积极做好档案业务指导立卷工作。第十五条学校对教学、科研成果、产品规划与试制，基建工程、房地产项目、仪器设备开箱等鉴定、验收时必须通知档案馆工作人员（专、兼职档案员也可）参加，有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果，不予报销购置经费。第十六条各单位和各机关职能部门在工作中产生形成的具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案，应认真整理确保电子文件信息数据的安全、齐全，及时向档案馆移交归档，建立档案数据库。学校和有关部门对数字化档案馆建设要给予积极支持。第十七条各类文件材料，包括各类电子文件数据、电子档案的归档范围和保管期限，按教育部（1989）6号令《普通高校档案管理办法》和厦门大学有关文书档案、财会档案、科研档案、教学档案、学位档案、基建房地产档案、出版物档案、声像档案、教师业务档案、产品设备实验和科技外事档案等各类档案管理规定执行。第十八条归档要求：一、归档的文件材料应齐全完整，如报告与批复，主件与附件，正稿与底稿等应齐备。文件内容应真实准确可靠，手续完备，需经有关业务部门审查盖章或有关人员签字的，盖章签字后方能归档，并做好鉴别真伪档案的工作，对伪造涂改档案内容的，一经发现予以清除，并对当事人严肃查处。二、归档文件材料纸质优良、用纸规范、书写字迹清楚、签署完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。三、归档时间各类档案归档时间文书档案形成档案次年的6月30日前。教学类档案当学年度的9月30日前；研究生学位、自考档案一年归档两次，上、下半年各一次。科研项目档案项目评审验收后3个月内。基建房地产工程档案工程竣工验收后6个月内。设备档案设备仪器开箱验收投入使用后2个月内。会计档案形成档案的第2年6月30日前。其他各类档案形成档案次年的6月30日前。四、归档份数1、学校印发的正式文件一式二份，并附上底稿、领导签发稿单、电子文件数据材料一份。2、其他各类档案原件一式一份，重要的一式二份、电子文件数据材料一份。五、归档时交接双方应认真负责，清点验收文件材料，填写移交清单目录一式二份，并办理好交接手续。第六章档案管理第十九条学校档案馆要按照《厦门大学档案实体分类方法》做好各类档案的分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用效果登记。第二十条档案馆应研究和改进档案保护技术，做好档案保护工作，要及时修补、修复破损档案。要建立和健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫、防霉和温度湿度控制等安全措施，确保档案的安全。学校有关部门应在财力、物力和人力方面给与支持。第二十一条档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收进、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行检查统计，并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。第二十二条档案馆要做好档案鉴定工作，建立健全档案鉴定制度，编制和划分档案保管期限。对已满保管期限、需要销毁的档案，要严格按厦门大学档案鉴定销毁制度和有关程序执行。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十三条档案信息是学校教育管理信息的重要组成部分，档案馆是学校校园计算机网络建设的重要部门。档案计算机管理系统应纳入学校管理信息系统和办公自动化、现代化建设，并加强数字化档案管理，积极做好档案信息的安全保密和档案信息的利用共享。