合同管理办法(2016.6.12)

-1-****职业学院合同管理办法第一章总则第一条为推进依法治校，规范学院合同管理，维护学院合法权益，防范各类风险，促进学院改革发展，根据《中华人民共和国合同法》和有关法律法规，结合学院实际，制定本办法。第二条本办法所称合同是指以学院的名义与自然人、法人和其他组织之间订立的合同、协议，以及设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的法律文书。第三条任何合同均须以学院名义签订。学院内设机构不得以部门名义签订合同。违反此条规定擅自对外签订合同的属于违规行为，将进行责任追究。第四条涉及学院权益的各类合作、非即时交易的货物、服务采购、工程项目、出租出售等事项，必须签订合同，明确当事各方权利义务。应当签订合同而未签订的属于违规行为，将进行责任追究。第五条学院所签合同按照性质、所涉金额大小和重要程度分为重大合同和一般合同。法律关系较为复杂或合同金额为30万元以上或执行期限3年以上，对学院有重要影响和涉及师生重大利益的合同，为重大合同，其他为一般合同。第六条学院合同管理实行统一授权、归口管理、分工负责的工作机制，除学院法定代表人外，其他任何人必须取-2-得法定代表人的授权委托，方能在授权范围内代表学院订立、变更、解除合同。学院根据业务类型对合同进行分类，按照本办法规定的基本原则和程序，依照各类事务管理的有关办法，实行归口管理。第七条学院合同管理实行归口承办制度、审查制度和备案制度。第八条学院合同承办部门在办理合同工作过程中应当遵循下列原则：（一）依法签订合同，保证合同的合法性；（二）切实履行合同，保证合同的有效性；（三）有效监控合同，保证资料的完整性；（四）及时处理合同纠纷，维护学院的合法权益。第二章管理机构及其职责第九条学院合同由合同综合管理部门、承办部门依各自权责进行管理和办理。第十条学院办公室是学院合同的综合管理部门，主要职责为：（一）制订和完善学院合同管理规章制度；（二）为院内各部门办理合同事务提供法律咨询服务；（三）受学院委托参与有关重大合同的洽谈等工作；（四）负责对合同进行法律审核，依法提出法律意见；-3-（五）统一保管并按规定出具学院法定代表人授权委托书；（六）负责对合同进行备案、存档；（七）协助及督促合同履行和合同纠纷处理；（八）完成学院交办的其他工作。第十一条合同承办部门的主要职责为：（一）负责所承办合同的可行性分析和合同对方当事人的资信调查；（二）负责合同的洽谈和文本起草，将合同提交审查审批；（三）将合同及时备案并存档；（四）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学院汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料；（五）制定应急预案，对无法继续履行的合同，及时采取措施，最大限度地降低学院损失；（六）处理或协助处理合同纠纷；（七）学院交办的其他工作。第三章合同的订立第一节一般规定第十二条签订合同应当遵守国家法律、法规和政策规-4-定，遵循本办法的规定，贯彻“平等互利、等价有偿、诚实信用”的原则。第十三条合同原则上应当由我方或以我方为主起草。国家或行业有标准或示范文本的，应当优先采用，并根据实际情况对合同进行补充、修改，依法维护学院权益。有关的科研合同，项目委托单位有格式合同和专门要求的，可根据实际情况采用。第十四条订立合同，除即时结清者外，一律采用书面形式。各方经协商一致对合同的修改，补充合同的文书、电报、电传、图表等，是合同的组成部分。设备清单、工程量清单、预算单(书)等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其代替合同。除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制作。一般情况下，应在合同中约定合同文本至少由学院持有贰份，其中一份用于学院办公室备案、归档，一份由承办部门保存。第十五条合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数，涉及金额的数字应同时附上大写。第十六条合同条款应当完备、严密，除根据法律规定-5-或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款：（一）双方当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；（二）标的（合同当事人权利义务共同指向的对象）；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬（含收、付款方式）；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法；（九）其他根据合同的种类、标的应当具备的条款（包括但不限于合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否公证或见证，合同中的定义条款，合同的生效条件，技术、商业秘密的保护，合同的有效期限等），或者双方当事人共同认为必须明确的条款。第十七条合同有关争议的解决，一般情况下，应约定由我方所在地有管辖权的人民法院或仲裁机构管辖，以方便学院通过诉讼程序来维护合法权益。第十八条合同设立担保的，应严格依照法律规定明确担保的期限、方式和范围，可以将担保作为主合同的一个条款，也可以另外签订独立的担保合同，作为主合同的从合同。-6-必要时，也可与对方当事人协商一致，根据实际情况将担保条款或担保合同设定为主合同的生效条件。第二节合同洽谈第十九条洽谈和签订之前，合同承办部门应当先就合同事项向分管院领导进行报告，必要时将情况报告院长。涉及两个以上职能部门的重大合同以及院长认为有必要上会研究的合同事项，须提交院长办公会研究；涉及全局性、战略性的重大合同，须提交学院党委会研究。第二十条合同承办部门应在合同谈判协商的早期阶段组织对合同所涉项目进行调查和可行性论证，并形成书面调查报告。调查报告应主要包括合同项目的明确具体的可行性分析论证和意见、对方当事人的主体资格、履约能力和资信状况，以及预期收益和风险等内容。法律法规和政策对项目评估分析有明确要求的，应严格遵照执行。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的法人实体，并应对担保人进行审查。第二十一条合同承办部门应在合同谈判前进行充分准备，制定工作预案，确定谈判策略；在谈判协商过程中，应及时根据情况向分管院领导、院长、院长办公会或党委会报告工作进展，遇有重大问题需要请示学院决策的，应及时提-7-请学院会商研究，工作中可根据需要随时就有关问题征求相关部门及专家意见，尽力争取和维护学院权益。第二十二条在合同谈判、协商过程中，应当遵守法律对要约和承诺的规定。对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料，要妥善保存。如有不同意见，应当及时回复对方，以免延误造成损失。第二十三条实行合同谈判联席制度。学院根据合同项目内容组成由技术、财务、法律等相关人员参加的谈判工作组，代表学院进行谈判。对于重大合同，合同承办部门应当提请学院组建由校外第三方技术专家和法律顾问等相关人员组成的专门工作组进行合同可行性研究、业务谈判、合同文本审查等工作，并填写《****职业学院合同审查单》（附件2）。调查和谈判过程中，可能影响学院利益关系的人员应予回避。第三节合同的审查第二十四条合同正式订立之前，承办部门应对合同的真实性、合法性、可行性进行论证和审查，涉及其他职能部门职能的，应当事先征求所涉部门意见。学院纪检监察室按审计的要求对合同进行审查并对合同签订过程进行监督。-8-第二十五条合同审查应对下列事项进行严格审查：（一）审查合同对方的主体资格及资信状况。具体包括：1.合同对方当事人的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式等。重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务（经营）范围一致，营业执照的年限及年检情况；2.合同对方的履约能力和资信情况；3.合同对方签约代表的合法身份，如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书；4.必要时要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。（二）审查合同基本条款的完备情况，包括合同对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等；（三）审查合同的内容是否与招投标或谈判内容一致，是否符合学院规定；没有预算的物资采购项目、临时增加的维修工程等，必须按学院预算管理规定的程序落实经费来源后，再按本办法规定的程序办理。第四节合同的签订与生效第二十六条合同审签程序：-9-（一）承办部门承办人对合同进行全面审查，审查无误后在《****职业学院合同审签单》（附件1）上填写相关内容并签名确认；（二）承办部门主要负责人对合同进行全面审查，审查无误后在《****职业学院合同审签单》上签名确认；（三）涉及其他职能部门的合同，所涉及部门负责人（由部门主要负责人指定）就所涉及内容进行审查，审查无误后在《****职业学院合同审签单》上签名确认；（四）学院办公室负责人（由部门主要负责人指定）对合同进行法律审查，审查无误后在《****职业学院合同审签单》上签名确认；（五）纪检部门负责人（由部门主要负责人指定）对合同签订合规性进行审查，审查无误后在《****职业学院合同审签单》上签名确认；（六）分管承办部门的院领导对合同进行全面性审查，审查无误后在《****职业学院合同审签单》上签名确认；（七）院长对合同进行全面性审查，审查无误后在《****职业学院合同审签单》上签名确认，合同审签程序完成。各审查人要本着对工作高度负责的精神，认真、高效履行审查职责。承办部门承办人为合同管理直接责任人，承办部门主要负责人为合同管理第一责任人，分管承办部门的院领导承担合同管理分管责任，院长承担合同管理审批责任，-10-其他审查人按各自职责承担合同管理相应责任。第二十七条为保证工作效率，负有合同全面审查责任的审查人审查期限为不超过3个工作日，其他审查人的审查期限为不超过1个工作日。各审查人无正当理由不得拒审，也不得超时限审查，否则视为不作为，将进行责任追究。第二十八条承办部门完成合同审签程序后，应及时向学院办公室进行合同备案并填写《合同备案单》（附件1）。未完成合同审签程序的合同以及未履行合同备案手续的合同，学院办公室不予用印，合同不能生效，因此发生纠纷，合同承办部门须承担相应责任。第四章合同的履行第二十九条合同正式生效前，学院不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同有约定外，不得擅自改变或转让合同义务。第三十条合同生效后，合同承办部门应监督合同对方履行合同义务。如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，合同承办部门应当及时申请学院向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履约。如因对方违反合同而使学院受到损失，应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全有关证据。如果学院不能履行合同，合同承办部门应当立即将相关情况报告分管院领导和学院办公室，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等情况-11-影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并积极采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。第三十一条合同履行过程中，涉及资金支付的，合同承办部门应当首先对标的物的数量和质量进行验收，验收合格后，向财务处提交《合同备案单》、《采购验收单》并申请结算。财务处在收到结算申请后，应对合同条款、《合同备案单》和经审批的结算申请资料进行审核，审核无异议的，方可结算，未按合同条款履约的不予结算。第三十二条对于定金和预付款的支付，应当严格按照国家有关规定和合同约定执行。第五章合同的变更与解除第三十三条变更和解除合同，应当符合法定或约定的条件。第三十四条合同承办部门及其承办人发现签约时的条件发生变化，继续履行合同将给学院造成损失时，应当及时报告学院办公室核查，并向分管院领导、必要时向院长进行请示，建议变更或解除合同。合同承办部门及其承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函或电报后，必须及时报告学院办公室，并向分管院领导、必要时向院长进行请示，立即做出相应处理。第三十五条合同承办部门接到对方当事人提出的变更-12-或解除合同建议