会计档案管理规范(new).

青岛市财政预算单位会计档案管理规范青岛市档案局监督指导一处2013.5主要内容1.适用范围和基本要求；2.会计档案的收集、整理与归档；3.会计档案的移交；4.会计档案的保管和统计；5.会计档案的利用；6.会计档案的鉴定销毁。第一章适用范围和基本要求1.规范的主要内容：本规范规定了在会计核算工作中形成的会计核算专业材料收集、整理、归档和会计档案移交、保管、利用、鉴定销毁的基本原则和方法。2.适用范围：青岛市市级党政机关、社会团体、事业单位等有关预算单位。3.会计档案管理要求：会计档案是国家档案的重要组成部分，各单位应加强对会计档案工作的领导，建立会计档案立卷、归档、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。第二章会计档案的收集、整理与归档一、会计档案归档范围（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：现金日记账，银行存款日记账，总账，明细账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及说明文字，其他财务报告。（四）其它类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。第二章会计档案的收集、整理与归档二、会计档案整理（一）会计凭证整理各种记账凭证连同所附原始凭证按月进行整理，原始凭证数量较多时，可以单独装订，应在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。记账凭证应折叠整齐，每月订成一册或数册，每册厚度在1.5-2CM。会计凭证附加统一规定的凭证封面（见附表1）在左上角采用两孔装订，加贴密封纸后由装订人在凭证封面签名或盖章。会计凭证应一册作为一个案卷。第二章会计档案的收集、整理与归档（二）会计账簿整理会计账簿整理原则应保持原貌，一本账簿应作为一个案卷。打印成册的会计账簿装订时应附加统一规定的账簿封面（见附表2），采用三孔一线或不锈钢装订针左侧两钉装订。（三）会计报告整理会计报告应在年度决算之后将年报和季报、月报分别立卷。装订成卷的会计报表应附加统一规定的报表封面（见附表3），采用三孔一线或不锈钢装订针左侧两钉装订。年报应归入各单位文书档案保存。第二章会计档案的收集、整理与归档（四）银行存款余额调节表和银行对账单，参照会计账簿整理方法。（五）会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案保管清册装订成册归入各单位全宗卷保存。第二章会计档案的收集、整理与归档三、会计档案保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类，从会计年度终了后的第一天算起，具体按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》“行政单位、事业单位会计档案保管期限表”执行。第二章会计档案的收集、整理与归档四、分类方案（一）类别─年度─保管期限分类法即将本单位的会计档案分为报表、账簿、凭证三类，同一类别的会计核算材料按年度顺序排列，同一年度再按照保管期限排列案卷。每类分别从“1”编制案卷号，某类案卷号到“999”后自动终止，三个类别同时分别从“1”另编案卷号。（二）年度─保管期限分类法即将本单位的会计档案按照年度分开，同一年度再按保管期限由高到低进行排列，从“1”编制案卷号，第二年重新从“1”另编案卷号。第二章会计档案的收集、整理与归档五、编号方法归档的会计报表、会计账簿、会计凭证应依分类方案在封面的右上角用阿拉伯数字逐卷编号第二章会计档案的收集、整理与归档六、会计档案现代化管理各单位应使用档案行政管理部门认可的档案管理系统，将会计档案案卷目录输入计算机管理，并打印一套纸质案卷目录。第二章会计档案的收集、整理与归档七、装具要求和项目标注会计档案应装入专用档案盒保存，专用档案盒应编制档号标签、目录标签。（一）档号标签内容如下：1.全宗号：暂空。2.目录号：暂空。3.起止案卷号：盒内排列最前和最后的案卷的顺序号，其间用“─”号连接，如“11─21”。第二章会计档案的收集、整理与归档（二）目录标签内容如下：1.案卷类别：填写会计档案种类，如“会计报表”、“会计账簿”、“会计凭证”等。2.盒号：暂空。3.年度：填写案卷所属的年度，如：2006。4.月份：填写案卷所属的月份或起止月份，如：1─3。5.册、本数：填写每个月份形成的数量。第二章会计档案的收集、整理与归档6.备注：填写案卷的情况说明，如会计账簿，应填写账簿的种类名称。7.立档单位：填写会计档案形成单位的全称或通用简称。8.保管期限：填写案卷的保管期限。9.立卷人：填写立卷人的姓名。10.审核人：填写财务负责人的姓名。第二章会计档案的收集、整理与归档八、财务电算化数据管理实行财务工作电算化的单位应保存打印出的纸质会计档案，并建立财务电算化数据备份制度。电算化数据应使用只读光盘一式两套存储，一套封存保管，一套供查阅使用，套别用符号表示分别为：A、B。一个会计年度的电算化数据应使用一张或多张光盘存储，几个会计年度的电算化数据不应存储在一张光盘中。跨年度使用的固定资产账等应在使用完毕年进行存储。第二章会计档案的收集、整理与归档存储财务电算化数据的每张光盘根目录下应有说明文件、归档财务电算化数据子目录。1.说明文件（文件名为README.TXT）用于保存与该光盘内容相关的各种信息。包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、套别、制作人、检查人、制作时间。说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用中文冒号分开。2.财务电算化数据子目录（目录名为DATA）用于保存通过财务电算化系统形成的各类电算化备份数据。第二章会计档案的收集、整理与归档光盘及光盘装具标注存储财务电算化数据的光盘背面应使用光盘标记笔注明全宗号、归档年度、盘号和套别，格式为“全宗号─归档年度─盘号─套别”，全宗号、归档年度、盘号使用阿拉伯数字。光盘装具上应制作光盘封面。第三章会计档案的移交一、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计部门保管一年，期满之后，应由会计部门编制移交清册移交本单位档案部门保管。二、档案人员应对归档的会计档案案卷质量进行检查，对符合标准的予以接收。档案部门整理会计档案时，原则上应保持原案卷的封装，个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第三章会计档案的移交三、单位因撤销、合并或其他原因终止的，其会计档案按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》第十三、十四、十五、十七条规定处理。《会计档案管理办法》第十三、十四、十五、十七条条目原文如下：第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。第三章会计档案的移交第十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。第三章会计档案的移交第十七条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。第四章会计档案的保管和统计一、会计档案原则上应由本单位档案部门集中统一管理，确因工作需要，可以实行分室管理，会计部门应按年度向档案部门报送会计档案纸质或电子目录。二、会计档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。第五章会计档案的利用一、各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。二、各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。三、各单位查阅或者复制保存在青岛市财务统一结算部门属于本单位所有的会计凭证时，须持有本单位负责人签字的行政介绍信，介绍信上应注明“查阅”、“复制”等字样第六章会计档案的鉴定销毁一、会计档案保管期满后，应由本单位会计部门提出初步存毁意见，会同档案部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册。未结清的债权债务和其他未了结事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出立卷，在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中注明，保管到未了事项完结时为止。二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。第六章会计档案的鉴定销毁三、市直各单位销毁会计档案时，应有同级财政机关、审计机关派员监销，本单位档案人员和会计人员共同参与。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计机关派员参加监销。四、各单位在销毁会计档案时，应于销毁档案10天前以书面形式邀请有关机关派员监销。五、监销人在销毁会计档案之前，应清点核对，销毁后应在档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告本单位负责人。课程结束谢谢！