上海交通大学数字档案馆权限管理实施办法

上海交通大学数字档案馆权限管理实施办法为维护上海交通大学数字档案馆信息安全，保障数字档案馆的正常运行，保护授权用户的合法权益，特制定本实施办法。一、权限设置的范围本办法适用于数字档案馆内所有需要进行权限管理的工作平台和服务平台。具体包括：1.非保密档案管理平台；2.珍贵档案安全存储管理平台；3.收发文登记及预立卷归档平台；4.网上集成式服务利用平台；5.网上信息导入平台；6.编研陈展平台；7.档案鉴定工作平台；8.档案馆门户网站和校史博物馆网站。二．权限设置的内容1．非保密档案管理平台（1）用户权限分为：A.系统数据表维护权；B.审核权：对提交自预立卷管理平台的预立卷进行审核的操作权；C.组卷权：对审核通过的预立卷进行案卷移交操作，或直接在本地进行案卷级和文件级信息的录入、组卷或文件插卷，并进行案卷移交操作；D.入库权：对业经移交的案卷级进行接收入库的操作权；E.查询权：可在案卷级，文件级和全部信息三个级别上执行数据库查询的操作权。（2）以上除系统数据表维护权由行使外，其它权限的授权对象为档案馆内相关职能工作人员。（3）各项权限均按档案门类分别授权。2．珍贵档案安全存储管理平台（1）用户权限分为：A.系统数据表维护权；B.借阅利用管理权：对来馆查询利用者进行资格审核，提供服务和进行管理等的操作权。C.档案组卷权：对案卷和文件信息进行录入，组卷和插卷操作，并进行移交的操作权。D.档案入库权：对业经移交的案卷进行接收入库的操作权。E.档案查询权：可在案卷，文件和正文三个级别上执行数据库查询的操作权。（2）以上除系统数据表维护权由行使外，其它权限的授权对象为档案馆内相关职能工作人员。（3）档案组卷权和档案入库权按档案门类分别授权。（4）具有借阅利用管理权的用户，有权对来馆查询利用者赋予当日有效的临时阅览权。3．收发文登记及预立卷归档平台，用户权限分为：（1）设置“文秘人员”角色。该角色权限：可行使收发文录入权，也可查询本人录入的收发文；（2）设置“部门管理员”角色。该角色权限：允许其赋予本部门人员以“文秘人员”角色；（3）设置“部门领导”角色。该角色权限：可查看本部门所有收发文、预立文件、预立案卷和归档案卷；（4）设置“兼职档案员”角色。该角色权限：对本单位的收发文进行预立卷操作，并提交到非保密档案管理平台的操作权。该角色自动拥有本单位收发文查询权；4．网上集成式服务利用平台（1）用户权限分为：A.学历证书制作权：对网上提交的学历认证申请进行审核并制作学历证明的操作权。B.网上的查询权限再次申请的审批权：利用者提交的扩大查询权限申请的审批权。C.网上利用管理权：利用者提交的预约利用申请的审批权。上述操作权限的授权对象为档案馆内相关职能工作人员。D.校内高级访客查询权：可查询全部档案信息资源。授权对象为校领导或由校领导批准的校内人员。E.校内特殊访客查询权：根据工作需要和本人申请、单位领导同意、档案馆审核，可在有效使用期内查询指定档案门类、指定档案归档部门的不开放档案信息资源。授权对象为校内各部门有特殊查档需求的人员。F.校内一般访客查询权：可查看全部校内开放的档案信息资源。也就是按照满30年期限开放的档案以及符合上海交大校务政务公开文件精神经鉴定开放的档案资源；授权对象为校内各部门。（2）下列角色自动拥有限定范围内的查询权限：A.“文秘人员”角色：查看本人登记收发文形成的档案信息B.“部门领导”角色：可查询本部门归档的所有档案。C.“兼职档案员”角色：可查询本人归档的所有档案；5．网上信息导入平台用户权限分为：（1）信息自动搜索设置权：根据工作需要，对网上信息自动搜索进行时间、定网站、频道、关键词、语种的设定，授权对象为。（2）信息自动搜索结果的审核权：可对自动搜索结果进行审核并移交入库。授权对象为档案馆内相关职能工作人员。（3）网上信息非自动搜索操作权：根据工作需要，对网上信息进行特殊条件下的搜索操作，授权对象为档案馆内相关职能工作人员。6．编研陈展平台（1）用户权限分为：A.编研权：开展素材的收集，专题的组织，编辑制作等编研操作权。B.编研成果主审权：进行编研成果审定，以及将编研成果批转给其他分审人员的操作权；C.编研成果分审权：审阅主审批转的编研成果并加批语的操作权。D.编研成果发布权：对已审定的编研成果的发布权。（2）上述除编研成果主审权的授权对象为档案馆领导，或由档案馆领导指定的主审人员外，其它权限的的授权对象为档案馆内相关职能工作人员。7．档案鉴定工作平台（1）档案鉴定工作平台包括开放鉴定和销毁鉴定两项操作。（2）用户权限分为：A.档案鉴定的初审权，授权对象为档案馆内相关职能工作人员；B.档案鉴定的复审权，授权对象为档案馆领导；C.档案鉴定的终审权，授权对象为学校分管档案工作负责人。8．档案馆门户网站和校史博物馆网站档案馆门户网站和校史博物馆网站的用户权限为网站内容维护权，授权对象为档案馆内相关职能工作人员。三．权限的申请、授予、变更和取消1．档案馆内工作人员权限的授予和更改，以工作岗位为依据。档案馆内工作人员的权限无有效期限制。（1）在应聘上岗指定岗位时，由馆长办公室下发通知，负责根据相应岗位职责进行授权。（2）工作人员变动或离开岗位时，由馆长办公室下发通知，负责根据相应岗位职责进行授权的变更或收回。2．校内人员的授权，可以设置权限的有效使用期，超出时间限定，用户权限就自动失效，也可人工取消。（1）权限的申请和授予A.部门文秘人员、部门管理员、部门领导和部门兼职档案员，由各部门提交名单，经档案馆领导批准后，由进行授权。B.校内高级访客，由学校有关部门拟定名单，经校领导批准后，由进行授权。C.校内一般访客，原则上每一个部门只授予一个用户名，由授权，由各部门兼职档案人员掌管使用。D.校内特殊访客，由校内人员根据档案馆有关规定，在网上提出申请。该申请经档案馆保管利用室主任或馆领导批准后，由进行授权。具体申请流程，见“查询权限的申请和再申请流程”一节。（2）权限的变更与取消若授权人员不再担任相应工作时，其所在部门应及时通知档案馆，由负责取消或变更授权。四、查询权限的申请和再申请流程1．确有查档需要的校内人员，可在网上填写权限申请表，填明姓名，所在单位，通讯方式，查档的内容要求和使用期要求。2．权限申请表经申请人确认后，电子文件发送到档案馆进行备案。3．申请人应打印出权限申请表，经所在部门领导签字批准后，以电传或面交方式提交至档案馆。4．所提交的权限申请表由档案馆保管利用室主任或馆领导进行审批，规定允许该申请者查询利用的档案门类和查询有效期。5．根据审批结果进行授权，并负责通知申请人。6．查询者在查询利用过程中如发现所拥有权限尚不能满足其查询要求，在权限的有效期内可在网上提交扩大可查询门类的权限再申请。7．权限再申请由档案馆有关人员进行审批并负责通知申请人。