某商业零售系统方案业务流程建议

尊鼎零售商业系统解决方案业务流程建议书深圳尊鼎软件技术有限公司2002年2月2日Version3.30ZD-POS系统业务流程说明深圳尊鼎软件技术有限公司专有信息声明本建议书属建议性文件，书中的所有信息均为尊鼎软件系统信息，仅供大家参考使用。务请妥善保管并且仅在与项目有关人员范围内讨论，未经本公司确作出的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段（包括电子、机械、复印、录音或其他形式）对本文档的任何部分进行复制、存储、引入检索系统或者传播。Copyright©2002SHENZHENZDSOFTETECHNOLOGYCO.,LTDAllrightsreserved关于本文档文档信息文档名称尊鼎零售商业系统解决方案业务流程建议书作者深圳尊鼎软件技术有限公司软件开发部说明以下流程是根据ZD-POS系统的开发模型以及尊鼎软件客户群体实际操作经验总结出一套完整的零售企业业务流程简要说明，仅供大家参考。文件名称ZD-POS系统业务流程说明修订历史(REVISIONHISTORY)RevSectionTypeDateAuthorRemarks0.3AllNew创建建议书的第三版本。内容范围本文档的目的是使客户对ZD-POS零售商业解决方案的流程有初步了解，提供一定的参考事例。适用的对象本文档仅适用尊鼎软件的使用者、方案的决策者、评估者。ZD-POS系统业务流程说明第一章流程总则1、总则：1)流程充分适应连锁零售企业的业务特性，实现总部、配送中心、分店的分层次管理，商品流转实行集中管理与适当下放经营权相结合的原则，即：总部统一合同管理、统一资金调度、统一价格政策；分店实行独立核算，自主经营、自负盈亏。2)商品采购由总部采购、分店采购协作完成，统一调配、按单配送。3)实现商品流、资金流、信息流相统一。4)进一步促进商品流转，加速资金周转。5)促进相关业务部门衔接，业务职能的专业化。6)商品管理实行单品批次管理核算商品成本。2、流程主干说明商品售后服务（售后送货、维修、安装）商品采购订单（旧品依补货申请新品依商品审批表）合同管理+商品审批表（商品审批表附后）商品验收单（旧品依订单申请，新品依合同报价单）商品销售（条码销售，专柜开单销售）商品配送单（配送中心-分店；分店-分店；分店-配送中心）备注：以上流程图是对商品购进到销售出去的一个简单的主干描述，从基本的商品流动说明零售业务基本框架，所有的业务是依据以上顺序展开的。ZD-POS系统业务流程说明第二章合同管理流程职能部门：商品行政部业务职责：负责合同的稽核、报批、传递、跟踪、反馈、调整、分析等具体业务操作1）、合同签订,一式四份;财务联、供应商联、采购联商品行政部存档联。2）、合同签订双方盖章后，商品行政部根椐合同文本及供应商资料，在ZD-POS系统合同管理模块中输入合同基本信息，并进行档案维护。3）、合同分总部合同、分店合同，总部合同可在各分店执行，分店合同只能在限定分店执行。4）、合同审批流程：合同审批权限由总部控制，新品引进实行备案制，即生鲜的新品引进、分店商品进价低于或与总部商品的进价持平可由分店审批报总部备案外，其它新品引进均需报总部审批。财务部存档一联供应商一联商品行政部存档一联采购部存档一联律师、财务进行资料验证物价部对所供商品分析评估各级采购人员提交合同文本商品行政部根据合同审批处理合同文本根据提交材料进行合同评审返采购交供应商交涉确认盖章ZD-POS系统业务流程说明第三章购进流程购进流程：商品购进包括新品的引进、现有商品的补货两部份。职能部门：总部采购部、分店采购部、配送中心补货组业务职责：根据市场供求状况，引进质优价廉、适销对路的商品，以及保证昀经济的库存，实现昀大的销售。1、新品的引进通过商品审批表工作流程进行：商品审批表是实行单品管理的基础,采购人员根据供应商所填写的“商品报告表”填报“商品审批表”并报公司审批（商品审批表格式附后）。商品报告表的内容：1）、供应商基本情况:商品类别、供应商编码、供应商名称、供应商地址、邮政编码、供应商电话、供应商网址、供应商传真。2）、经营方式和折扣等A、经销：A）现款现货；B）货到付款；C）批结；D）赎期（有7日、10日、15日、30日、45日和60日等不同的期限）。B、代销：C、联营：A）代销专柜；B）保底专柜；C）租赁专柜D、折扣：A）首单免费；B）促销折扣：C）新店折扣；D）广告折扣；E）特殊折扣；F）年拥折扣；G）退货折扣；H）其它折扣。E、费用：品牌进场费3）、货品基本去向A、商品来源：A）进口、B）国产、C）产地B、发货地点：C、运费:A）、供应商承担、B）商场承担、C）预付D、昀低货限单位(箱):E、退货:A）自提退货、B）委托托运退货、C）不退货、D）退货商品委托商场销毁4）、商品基本情况：商品编码、UPC条形码、商品名称、包装规格、大箱包装数量、内包装数量、销售单位、增值税税率、单位成本(含税及不含税)、正常零售价(含税)、会员价、毛利率、市场昀低售价(含税)、替代商品、物价部核定昀低售价。5）、确认部份：递交日、价格有效期、供应商签名流程图如下：商品行政部组织合同评审商品行政部依具收费收据将商品审批表在合同管理中录入并存档采购人员出订货单物价部审定、评估采购部内部审定采购人员填报商品审批表供应商提供的报价单2、现有商品补货流程：ZD-POS系统业务流程说明①卖场销售人员直接向供应商下补货单（仅限于部分直上柜商品），根据（单品）前30日的销售量、本期促销计划量、陈列量及商品存量等制作《补货申请单》。分店采购人员确定补货数量店长审批采购人员通知供应商送货柜组人员根据情况录入订货单②配送中心补货组根据各分店销售情况、订货周期、促销安排、库存量，综合考虑，统一给供应商下订单。补货部通知供应商送货采购主管人员审批补货组汇总确定补货量柜组人员根据情况录入内部要货单3、采购订单管理1）、采购订单管理原则：A、采购订单必须在1个工作日内到达供应商;B、配送中心收货组或分店收货人员必须在供应商收到订单后24小与其预约送货时间;C、采购订单有效期7天(系统默认),特殊情况由采购人员下手工(输入日期)订单;D、采购订单只能在有效期内一次性使用,不可多次重复使用或分次使用；E、供应商凭有效订单、随货同行单送货；F、配送中心收货组或分店收货人员根据预约订单号打出相同订单,准备验收；G、采购订单联次：分为现款现货和其他结算方式两种。现款现货四联，第一联白联为采购联，第二联红联为会计联，第三联黄联为仓库联，第四联蓝联为供应商结算联。其他结算方式三联，第一联白联为会计联，第二联黄联为仓库联，第三联蓝联为供应商结算联。ZD-POS系统业务流程说明第四章验收流程职责部门：储运部业务职责：商品质量检验，处理所有关系到商品验收指标的业务操作。1、商品质检操作原则：1）、收货人员必须严格执行公司的统一验收标准，并对所验收商品的基本资料、数量、质量、保质期负责；2）、收货部人员必须严格遵照订单进行验货并如实填写数量，特殊情况报采购部或分店店长，由采购部或分店店长确认是否追加订单,否则拒收或退回供应商。3）、有问题的商品不得验收,只能暂存收货区。4）、采购订单在有效期内只能使用一次,不得重复使用或分次使用。5）、收货部人员验收完毕,根椐订单号打出验收单,并在采购定单上加盖“收货专用章”。6）、分店柜组对调入商品只对数量复核,除商品质量外不可拒收。品质问题由质检员核实处理。7）、对已过保质期或保质期即将到期的商品，不得办理验收。2、条码管理原则：1）、所有进店销售的商品都必须有条码;2）、无条码的商品需购买本店自编码；3）、卖场所有物品上的条码必须与POS系统一致,如果不一致,不准销售，作为问题商品处理;4）、所有商品条码与POS系统有出入必须修正后入货，修正条码由采购负责；5）、商品自带条码属伪码则需购买本店自编码，并覆盖好原码才可销售；6）、本店自编码必须由供应商自行粘贴完毕后，货送达配送中心或店质检员，按正常商品验收。3、由配送中心配送的商品验收原则：A、配送中心收货组负责对供应商送货商品进行验收，收货组抽检查外包装、包装含量，并抽样开箱检验，并在采购定单上加收货专用章B、配送中心理货组按订单做堆头管理（不按单品管理）。供应商凭订单送货至配中心总部凭订单自提货，货至配送中心配送中心凭预约时准备好的相同编号订单，由配送中心质检员2人进行抽样验货并如实记录数量。配送中心验收完毕后，送、验双中心方在采购订单上签名，证实数量、质量并加盖收货专用章。4、直上柜商品验收流程：直上柜商品一般是指不通过配送中心而直接将商品送达营运卖场销售的商品。此类商品昀常见的有：生鲜食品、音像制品等。A、直上柜商品验收流程：ZD-POS系统业务流程说明B、生鲜、冷冻、冷藏食品验收实行“无订单验收”,即由实物负责人根据卖场销售情况直接通过电话/传真向供应商要货,供应商根据要货量及要货时间送货。双方签字采购订单，质检员按原订单号录入实收数量，打印出商品验收单。供应商凭订单送货至卖场的商品分店质检凭预约时准备好的相同编号订单，由和柜组一同验货并如实记其录数量质检员将验收单柜组交给柜组、联会计联传给财务部卖场需根据已审核的进价向供应商下采购订单分店质检员、柜实物负责人依供应商送货清单现场收验货(含过磅商品,含对每种商品进行条码扫描,验证条码与POS系统一致性),不合格商品不许进店,送货清单现场收验完毕后需质检员、柜实物负责人、供应商三方签名;质检员根据供应商送货单明细表中的实收数量制作验收单;质检员将送货单明细表验收单财务联传财务部、质检联自存、柜组联交给柜组。验收完毕后，送、验双方在采购订单上签名，证实数量、质量并加盖收货专用章。5、商品验收单管理1）、一般商品“商品验收单”一式三联,分为:财务联、仓库联、柜组联;直上柜商品、冷冻生鲜商品“商品验收单”一式三联，一联柜组，一联会计，一联质检。2）、商品验收质检员负责分割传递,采购订单财务联、商品验收单财务联及供应商送货明细一起传财务，其它为验收单储运部联、柜组联。ZD-POS系统业务流程说明第五章配送流程职能部门：配送中心、分店储运部业务职责：A、配送中心负责配送，由总部统一采购、统一调拨的商品。B、分店储运部：根据各柜组需求，按时按量给各柜组调拨商品；对各柜组的库存进行监控；加速商品的流转。1、配送中心配送至分店2、由分店退货给配送中心3、分店调拨流程：总部配送中心根据分店要货量与到货量，编制配送单打包装运商品并与承运司机办理件数交接手续，确认商品封箱上锁分店质检员根据配送单、采购定单、办理收货手续司机、质检员双双在配送单上签收司机将商品单据交接完毕。质检员根据上述清单、配送号入帐。分店储运部根据供应商撤柜、滞销、配送数量短少、损坏等原因，开具返仓单。打包装运退仓商品，并与司机办理件数交接手续，确认商品封箱。司机将货运回总部配送中心。配送中心通知供应商办理退货手续导购员根据卖场销售、卖场商品存量、分店存货量,确定要货申请量;卖场录入《要货申请单》。分店理货员依申请数量及仓库存量确定调拨数量、并制作电脑调配单。理货员通知柜组提货，双方兑验数量、质量调拔单一式三份，财务、理货、柜组各一份。上锁司机将货运至分店并通知分店储运部开锁验货ZD-POS系统业务流程说明第六章销售流程职能部门：分店、各楼层营运部业务职责：负责商品在卖场的管理、售卖1、开单销售专柜区的商品销售流程：1）、导购员依顾客选好的商品开具《商品销售小票》;小票的内容应清楚、准确,包括:供应商编码、品名、条码、单位、单价、金额、签名等;2）、收银员凭清楚、准确的《商品销售小票》录入电脑,收妥款项后,在《商品销售小票》顾客联、柜组联上加盖公章、私章,并将其连同商品销售电脑小票一起交顾客。3）、导购员依顾客返回加盖公章私章的《商品销售小票》柜组联、电脑小票核对无误后,将商品及《商品销售小票》顾客联给顾客,需要送货上门的商品,指引顾客办理预约送货上门手续;4）、收银员于当班时间结束时应与收银区域内的柜组对帐，核对相符后，由导购在收银报表上签名。2、楼层开单区的商品销售流程