ZH-GC-WI015项目施工过程文档管理操作指导书

北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第1页共20页施工过程文档管理操作指导书编辑日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第2页共20页为保证项目的各项信息的传递的准确性、及时性，为保证项目管理的可追溯性，为减少和避免因人员流动而造成的重要项目信息的流失，特制订本施工过程文档管理操作指导书。1.职责1.项目公司1.1.负责项目文档管理程序的运行。1.2.负责项目文档的收集、整理、归类。1.3.项目公司收到的所有书面文件都必须登记、存档。2.项目工程副总2.1.项目工程副总统一协调施工过程文档管理。2.2.项目工程副总和文档管理员一起制订标准发文模板，并由文档管理员管理。2.3.项目工程副总和文档管理员一起制订文档的编号。2.4.项目工程副总指导文档管理员建立项目电子文档的文件夹系统。3.项目公司员工3.1.项目公司员工所发出的与工程有关的函件应使用标准发文模板。3.2.项目公司员工收到文件应及时交给文档管理员。3.3.定期将由其控制的电子文档拷贝给文档管理员4.文档管理员4.1.所有施工过程收发文由文档管理员统一管理。4.2.项目公司的所有图纸由文档管理员统一管理。4.3.与项目有关的电子文档由文档管理员统一管理。4.4.文档管理员对所发函件的格式及编码等进行审核。5.承包商5.1.承包商按照规定的程序和格式提交文件。北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第3页共20页5.2.总承包商无权将文件直接发给设计单位或其他独立承包商。总承包商可直接向分包商（包括专业分包商）发文。2.工作程序2.1书面文件的发文程序2.1.1发文的几种形式项目公司的对外发文可分为以下几种类型：普通函件：其内容无固定格式、而需自行编写的文件，如发给施工单位的要求其遵守施工安全规定的函等。此种函件自身通常都写有明确的收文单位。文件传递单：用于转递、传递本身未特别注明收文单位的文件，如图纸、施工方案等。收文转发。此为项目公司从外单位收到文件后，需要转发给与项目有关的其他单位时采取的一种简单的转发方式。即项目工程副总在收文章的转发栏内填写转发对象单位的名称简写后，由文档管理员将文件传真或邮寄给转发对象单位。外部单位提供的标准表格。外部单位有时会提供标准的表格，如供电报装表格等，给项目公司填写。在此情况下，项目公司员工按表格的填写要求填写即可。其他大量使用的标准化文件，如变更、洽商单等。此类文件应根据需要制订标准格式并使用。2.1.2对普通函件的一般要求所有由项目公司员工对外发出的普通函件，都应满足下列要求：写明收文单位名称。如果文件以邮寄或手递方式发出，写明收文单位地址；如果文件以传真形式发出，写明收文单位传真号码。写明收文人员的姓名、职位。北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第4页共20页要有发文的编码（文号）。写明事由（即文件的标题）。文件的标题应能概括文件提及的事项，使准备阅读文件的人一看标题就能知道文件是准备讲什么的。写明发文的日期。所有的文件都要有签名或者盖章。一般文件要由文件签发人的亲笔签名。文件的起草人也要小签。重要的文件要有签名并加盖公司章。需要签名的文件，签字人的姓名应在文件上单独列出，并清晰可辨。写明签字人的职务名称。写明文件的页数。写明附件的名称。写明抄送对象的姓名或单位。如果附件不发给抄送对象，应相应注明。除有特殊要求外，首页应使用项目公司的信头纸。对外发出的文件一律采用新的纸张，不得使用背面已经使用过的纸张。所有打印的中文文件需用宋体字体，大小一般为小四号。特别文字和标题等可采用其他字体和大小。要坚持一事一文。除会议纪要外，对需要提及的每件事，都要单独发文。不应该在同一文件中，讲述若干不同的事项。2.1.3普通函件的编码对外发出的所有普通函件，都应有编号。发文编码格式：发文编码以英文字母和阿拉伯数字组成，并表明下列内容收文单位名称－年份－序号－签发人－起草人例：ABC-05-001-MHB-GDPABC:收文单位名称之英文简写。05：发文年份，05表示时间为2005年。001：表明此文件为发给该收文单位的第几份文件，001表示此文是发给发达公司的第一个函文.依此类推为002，003……。北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第5页共20页MHB：文件签发人姓名之英文简写。此处，MHB代表MaHongBo。GDM：文件起草人姓名之英文简写。此处，GDM代表郭大明（GuoDaMing）。普通函件的格式请见示范文本《普通函件》2.1.4文件传递单使用范围项目的某些文件（如技术规范等），可能并未注明收文方，在发出或转发这类文件时，可使用通用的文件传递单作为封面发出。已注明收文方的文件，像普通函件、变更令等，因其文件案头中已包含传递途径信息，可不再使用文件传递单作为封面。文件传递单中应列出所发文件的清单，或将详细的文件清单作为文件传递单的附件单独列出。如果文件传递单中的某些格式不能满足发文的需要，可对格式、内容作相应的补充和修改，以确保文件能够全面、准确、清晰的发出。任何发出的文件传递单都应复制一份由文档管理员归入发文档案中。文件传递单格式请见示范文本《文件传递单》2.1.5发函过程项目公司员工所发出的与工程有关的函件应使用标准发文模板。员工在认为其起草的函件可以发出时，应将函件草稿交给文档管理员审阅。文档管理员要对函件草稿的格式及编码等进行审核。在其确认正确无误后，函件进入签字程序。首先是函件起草人小签，然后是函件的最后签发人正式签署。函件的最后签发人在审查文件内容、重要性及是否需要会签后，签发函件或要求对函件进行修改。对于不合乎规定的文件，文档管理员有权要求函件起草人重新提交。在函件签署后，应将函件原件及电子版交与文档管理员，由其发出及存档处理。标准发文模板由项目工程副总和文档管理员一起制订，由文档管理员管理。项目公司员工有需要时应向文档管理员索要标准发文模板。北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第6页共20页发给对方的文件（传真除外），要坚持让对方签收。重要的传真，也应坚持对方书面确认收到。详见附录1文件发放流程图北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第7页共20页2.2收文程序2.2.1项目公司可接受的文件格式和发文程序一个良好的普通函件应满足下列要求：写明收文单位名称。如果文件以邮寄或手递方式发出，写明收文单位地址；如果文件以传真形式发出，写明收文单位传真号码。写明收文人员的姓名、职位。要有发文的编码（文号）。写明事由（即文件的标题）。文件的标题应能概括文件提及的事项，使准备阅读文件的人一看标题，就能知道文件是准备讲什么的。写明发文的日期。所有的文件都要有签名或者盖章。一般文件要由文件签发人的亲笔签名。重要的文件要有签名及公司章。需要签名的文件，签字人的姓名应在文件上单独列出，并清晰可辨。写明签字人的职务名称。写明文件的页数。写明附件的名称。写明抄送对象的姓名或单位。如果附件不发给抄送对象，应相应注明。写明发文单位的名称。除有特殊要求外，首页应使用发文单位的信头纸。通常，在合同文件中会说明发文单位哪些人可以签发文件给对方。如果发文单位希望对方接受除前述人员之外的其他人签发的文件，则发文单位应事先取得对方的同意，并以书面授权书的形式对此加以确认，否则，对方可认为发文单位的发文无效。书面授权书应写明被授权人的姓名、职务、可签署文件的类别、授权的有效期限等。授权书应有授权人的亲笔签名，并应注明“在授权的范围内，被授权人的签字等同于授权人的签字。”等字样。要坚持一事一文。除会议纪要外，对需要提及的每件事，都要单独发文。不应该北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第8页共20页在同一文件中，讲述若干不同的事项。项目公司应鼓励或要求顾问方、承包商、供应商等按照上述程序、格式来提交文件。对于某些严重不符合要求的文件（如无合法签名的文件、该盖章未盖章的文件、未标注日期的文件等），项目公司应要求其重新提交。如果项目公司是主收文方，并且文件是以邮寄、速递、面交方式传递的，项目公司应坚持要求对方发给项目公司的文件是原件而非复印件。项目公司应与有关各方协商，以确定某些标准化的文件（特别是表格）的格式。2.2.2地址和邮件程序项目公司要将项目公司的邮寄地址、传真号码、项目收文专用邮箱（如果有的话）等明确告知与项目有关的各方。如：XXXXXX项目办公室地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX邮编：XXXXXXX传真号码：XXXXXXXX邮件上需明确注明相关收件人（如项目工程副总、工程部经理、文档管理员等）。2.2.3收文处理程序所有工程收文都由文档管理员收取。文档管理员在收到文件后，盖上公司专用收文传阅印章并填写收文日期，在收发文登录表（EXCEL格式）上对收文进行登记，然后放入项目工程副总收发文架之“收入”格供其批阅。项目工程副总阅读收文并在收文印戳处进行批注后将收文返还给文档管理员。由文档管理员按批注进行如下操作：1.执行：将该文件复印并立即发给“执行”人。2.传阅：如果文件不超过20页，可将文件复印一份供有关人员传阅；如果文件超过20页，则可将原件进行传阅。文档管理员在原件前附上传阅表格。传阅人员应尽快阅读传阅的文件，有需要的话可自行复印，然后将传阅文件传给下一个传阅北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第9页共20页人。最后一个传阅文件的人应在阅完文件后，将原件交还给文档管理员。文档管理员应记录有那些文件在传阅过程中，并定期检查归回的情况，以防止有些文件在某个传阅人手中长期存留。3.抄送：将该文件复印后，发给“抄送”人。4.转发：将该文件传真或以信函的方式“转发”给与工程有关的外部单位。上述流程结束后，将原文件按照统一的归档编码系统编号后归档。注意：有时，与项目有关的各方会将文件直接交给项目公司的员工，而不经过文档管理员。在此情况下，收到文件的员工应将收到的文件交给文档管理员，如该员工急需使用该文件，则可复印该文件，自己存留复印件，而将原件交给文档管理员。除紧急情况外，发文方应按照正常的发文程序，将文件直接发给文档管理员。项目公司员工应了解我方的收文要求，并将其及时告知对方。详见附录2文件收进流程图2.2.4承包商文件提交程序承包商应按照规定的程序和格式提交文件。承包商应将需要审批的文件、方案、图纸和样本主送工程监理，同时，抄送给项目公司工程管理部。向项目公司的提交数量必须不少于一式两份。对监理的提交数量可与监理商定。承包商应同时将所发文件的电子版本（如果有的话）提交给项目公司。除合同中明确规定某些文件必须直接发给项目公司外，总承包方应将文件主送工程监理，并在其认为必要时或项目公司有要求时，抄送给项目公司。总承包商无权将文件直接发给设计单位或其他独立承包商。总承包商可直接向分包商（包括专业分包商）发文。北京庄和地产项目管理手册操作指导书施工过程文档管理操作指导书编号：ZH/GC/WI015版号：A0文件页码：第10页共20页专业分包商的发文程序是：专业分包商―――总承包商―――工程监理―――项目公司工程管理部。在其认为必要或有关方面有要求时，专业分包商的发文应抄送给工程监理和项目公司工程管理部。2.3书面文件存档项目公司收到的所有书面