“PDCA”及其在高校科研活动中的运用一个案例研究

“PDCA”及其在高校科研活动中的运用——一个案例研究摘要：PDCA循环作为质量管理体系运行的基本方法，适用于所有过程的管理。本文介绍了PDCA的内涵、特点，论述了PDCA在管理实践中的运用，并通过PDCA在科研活动中具体应用的剖析，归纳总结了PDCA在科研活动管理中的具体实施方法。关键词：PDCA管理实践科研活动一、前言科研活动中的项目管理属于管理科学中的一个特殊范畴，是从管理者的角度分析、监督，以便科研活动的顺利开展。如何在科研活动中提高活动中的过程管理质量，如何将先进的管理理念运用到管理实践中去，这是在没一次实践活动中应予思考的问题。PDCA(策划、实施、检查、处置)方法是质量管理体系运转的基本方式，它用策划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处置(Act)的科学程序进行管理循环。PDCA循环是质量管理活动规律的科学总结，是开展质量管理活动的科学程序，也是一种科学管理的工作方法它同样可以在质量管理活动以外发挥重要效用。二、“PDCA”的相关概念戴明(W.Edward.Deming,1900-1993)博士根据客观规律总结出来的PDCA循环模式,因其运转程序严谨、管理层次多样、管理方法简捷、管理效果彰显而适用于各类管理活动中。（一）“PDCA”的概念PDCA循环即策划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处置(Action)的“戴明轮(TheDemingwheel)”,其基本含义就是工作之前要进行策划,然后将策划的输出(计划)付诸实施,再对实施情况及结果进行检查、总结、处置,由提高每一过程质量到提高总体质量的循环往复。它包括了四个阶段和八个步骤。1、PDCA的四个阶段(1)P阶段计划阶段,主要内容包括分析现状并找出存在的问题;分析产生问题的各种原因或影响因素;找出主要影响因素;研究措施、对策、制定实施计划。(2)D阶段即执行阶段,这一阶段强调在执行措施前,必须对有关人员很好地传达、宣传教育和进行必要的培训;充分信任对方,信任执行人,大胆放权,让其自主行事。(3)C阶段即检查阶段,主要工作是对照计划内容,检查执行情况和效果。通过结果来检查生产工序、检查管理。(4)A阶段即处理阶段,主要内容包括把成功的经验加以肯定,纳入标准、规程或制度,以便今后照办;对失败的教训也要吸取,以防再发生;对查出的问题能够立即采取措施解决,不能解决的问题,作为遗留问题,反馈到下一循环P阶段进行解决。2、PDCA的八个步骤PDCA有八个步骤:一是分析现状,找出存在问题。二是找出并分析产生问题的各种影响因素。三是找出各种原因中的最关键因素。四是针对主要影响因素,制定措施,提出改进活动计划。五是执行所制订的计划和措施。六是根据计划的要求,检查执行的情况。七是总结经验、巩固成绩,把效果好的总结提炼上升为“标准”。八是提出遗留问题,并将其转入到下一个PDCA循环予以解决。（二）PDCA的特点1、大环套小环,小环保大环,推动大循环。整个高校教学管理是一个大的PDCA循环,成绩管理则是其中的一个小PDCA循环,而成绩管理中的成绩录入、补考处理、重修处理又是更小的PDCA循环。通过上一层到下一层循环的分解,直至一项具体工作落实到一个具体的执行者。大循环套小循环的关系主要通过计划(P)连接起来,上一层循环是下一层循环的根据,下一层循环是上一层循环的组成部分和具体保证。通过各大小循环的不断转动,推动上一层循环,实现整体工作目标。如图32、PDCA循环是爬楼梯上升式运动,每转动一周就实现一个目标,每转动一次就上升一个层次,实现了持续上升的管理模式。而第n层遗留下来的问题,又会通过第n+1层的循环去解决,从而实现成绩管理的持续改进。图4说明了这个特点。（三）PDCA的应用背景PDCA循环管理的四个阶段符合“实践-认识-再实践-再认识”的规律,是一种科学的管理手段。由于其运转程序严谨,管理层次多样,适用于各类管理,被国内外各行业在强化内部管理中证明是一种行之有效的方法。在营销活动中，一些企业就运用PDCA发展成为了优秀的企业走子啊了前头。海尔集团纯熟地采用尸管理法来实施销售任务的计划、组织和控制。PDCA管理法运用于每日的事务管理就形成了独具海尔特色的日清体系每人均处于相应的岗位上,每一岗位均有不同的职责并分配相应的指标员工的激励直接与指标挂钩指标又可分为主项指标与辅项指标以及临时任务指标等。每人在当日晚上分析一天的各项任务完成情况并找出差距原因及纠偏办法以使今后的工作质量得到提高由此构成了持续不断的改进过程。员工在做完当日总结后对明日工作做出计划然后将日清表交至主管领导处由主管领导进审核控制并对下属的当日工作进行评价和激励。在经销体系中，上海通用则将PDCA运用其中，极大地改善了经销商的服务。过日积月累的管理进步使生产力诸要素的组合与运行达到合理优化的状态,不增加投入就可使现实生产力获得尽可能大的提高从而令管理收到事半功倍的效果。在绩效考核方面，也形成了一套完整的拍的PDCA循环体系。绩效考核以企业经营达成为终极目的，绩效检查与评估贯穿全程，每次评估后要对员工进行绩效面谈、奖罚、在职训练，所以，绩效管理便衍生出目标管理、考核评估、激励管理、在职培训等内容，促进团队工作绩效的提升，然后在绩效改进的基础上再制定下一年度的绩效目标，螺旋式上升，推动企业不断发展壮大，这就是绩效管理的PDCA（即Plan、Do、Check、Action）循环模式。图5绩效管理的PDCA循环模式总之PDCA循环模式这一规范化的科学管理程序,已被诸多领域所采用,并成为国际通用词汇。主要应用于企业营销管理上,作为改善企业经营管理的重要方法和质量保证体系运转的基本方式。;应用于健康教育管理、企业党建工作等各种过程管理实践工作中。三、PDCA在一次科研活动中的应用PDCA理论存在于所有领域，把它应用于科研活动中的项目管理与科研活动绩效管理，可以有效地促进科研项目的管理质量，保证科研活动的计划实施和持续改进，提高科研活动的产出质量。此次科研项目的名称是《柳林道路交通安全调查》，为期两个月（2009年3月-5月），组员共计六人。此项目的目的在于通过对西南财经大学柳林校区的道路交通安全现状的调查，并结合国内外高校校园道路安全管理现状，分析我国高校校园道路建设存在的问题及其改进的措施等。在本次科研进行过程中，我们运用了PDCA循环理论，对整个科研活动过程的质量进行管理，对科研人员的绩效进行了科学管理。最终，此次科研项目取得了巨大成功。（一）、PDCA循环的质量管理从一般意义上来看，生产和科研的基本过程是相同的，即：输入——方法——输出。对于生产，输入时原料，输出是产品，产品的制造方法是定式，产品的性能特征是可预计的；对于科研，输入时现有的认识，输出是新的认识，获得认识的方法只是初步设计，最终能获得的认识是不确定的。产品的生产具有重复性，即具有相同功能的。产品可以有多个生产者，而且相同功能的产品可以连续生产。认识的获得具有唯一性，而对某一具体事物的认识只有一个“生产者”，就是第一发明者。某一认识经检验并确定之后，不会再去重复试验。Pdca应用到科研中的具体过程如下：1、计划计划是实施PDCA的第一步，需要根据科研项目的需要、成员能力、外部条件等对科研活动的整个过程进行一个整体的规划。规划的内容包括：确定的目标；确定的任务；识别过程（方案设计、数据处理、成果发表）。根据过程确定质量管理的组织结构，成员职责等。（1）成员的选定。项目组长通过对成员的知识、特长、经验等方面进行综合评判，确定参与的研究人员，同时明确哥成员的相关职责。同时根据研究的内容和技术难点等组织相关的培训，使所有成员具备完成本项科研任务的资质。在本项《柳林道路交通安全调查》科研活动中，我们通过对参与人的资质审核，最终确定了六名成员。这六名成员分别擅长的是：项目领导、数据分析、文字写作、沟通协调等。同时为了加强大家对于道路交通知识的理解，项目指导老师专门邀请了学校所在区的交通挂你部分负责人、道路交通工程企业负责人、学校建设指挥部门负责人以及相关专家与本科研团队进行了深入的交流，并为科研项目的进行提供了大量的帮助，对项目结果的运用提供了坚实的平台。（2）开题研究开题研究即根据研究目标、关键问题、现有条件等制定开题论证报告，对项目的意义、技术难点、应用前景等进行论证与评估；将复杂的项目分解成各个阶段的详细任务，并落实到具体的人员；明确项目的具体方案、实施步骤与时间进度等。在本项《柳林道路交通安全调查》科研活动中，通过问卷调查、文献研究等方法对本项目的意义、技术以及成果等进行了论证和评估，最终将任务锁定为“柳林-国内高校-国外高校”的研究模式，并制定了具体方案、实施步骤和时间安排等。（3）条件保障即确定项目所需的各种物质资源，包括基础设施、仪器设备、实验材料和文献资料。本次科研在指导老师的细心指导，以及学校相关部门的密切配合下，确定并保证了科研中所需的各种资源。2、实施实施是PDCA循环的关键环节。依据细化后的科研项目策划，项目小组领导和个人应层层负责、逐级落实，按照既定进度实施。在实施过程中，项目组长要注意运行控制，认真做好人力、物力、财力等方面的统筹安排。而组员可结合自身的特点和工作实际，以讲究工作质量和效率为原则，采取灵活多样的工作方式，使整个科研项目研究过程能稳步前进。在鼓励组员充分发挥各自所长的同时，组员之间以及组员和领导之间可以就工作进展情况、存在问题、潜在障碍、可能的解决措施等进行持续不断的沟通，同心协力把科研项目完成。在实际项目操作过程中，我们以前期的计划为指导，通过项目领导的协调与管理，在人力、财力和物理方面都进行了统筹的安排。同时根据成员的运作时间的差异，采取了灵活的活动方式，主要是采用了分组、细分项目的方式。同时，我们不定期就任务进展、存在问题、潜在的障碍等进行了持续不断的沟通和交流，齐心协力地完成本次科研任务。3、检查检查是实施PDCA循环的重要步骤。采用现场调查、进展汇报或专家讨论等方式，对研究工作的执行情况进行评价，看是否与科研项目的预期结果相一致。若没有达到预期效果，应该从两个方面来考虑：①项目计划是否符合研究需要；②实施过程是否遵循项目策划。在科研过程中，我们通过自我反省（即现行研究成果和预期研究成果的对比分析），指导老师以及相关领导的评价，来完成“检查”的任务。如，期间，学院院长指出了研究的深入问题，提出了不用该以点概面，而是应该就这个点展开，突破研究学校的局限性等。通过“检查”，我们对已经进行的研究工作进行了评价并确定了新的研究突破点。4、处理处置是PDCA循环的升华过程，。检查的目的是寻找改进各项科研工作的机会，而处置就是将改进的机会变成现实——继续成功的实践并将遗留问题转入下一PDCA循环。此阶段的主要内容包括：详细分析检查中出现的问题，制定出相应的解决办法并及时处理。通过对完成项目的全过程的回顾和系统的思考，认真总结经验教训。对成功的经验加以肯定，并形成标准或规章制度；对于这次循环中还没有解决的问题，要转到下一个PDCA循环中加以解决，为制定下一轮改进的策划提供素材。在完成对科研任务的“检查”环节后，我们进入了处理的阶段。在这个阶段，我们以检查后得出的突破点为起点，开始实际着手以这个突破点为契机，将对柳林道路安全状况的研究拓宽到对高校外围的交通安全管理等方面的关注。同时，在这个时候，我们的研究出现了一个瓶颈，即无法对预期的研究成果的运用得到合理。为了解决这个问题，我们对整个研究过程进行了思考，并且放弃了这个方向。重新专注前阶段的放弃。5、PDCA循环机制循环是一个不断解决问题、水平螺旋式逐步上升的过程。循环的四个阶段不是运行一次就结束，而是周而复始地进行。一个循环结束了，解决了一部分问题，可能还有问题没有解决或者又出现了新的问题，再进行下一个循环，依此类推。循环不是停留在一个水平上的循环，不断解决问题的过程就是水平逐渐上升的过程。PDCA管理循环应贯穿于科研项目的始终，并落实到每一位相关人员。为了保证管理的有效性，每一阶段必须认准关键性问题，明确目标，找出多个方案并进行可行性评价。