HHDC-WI-CW03费用报销管理办法

费用报销管理办法编号：HHDC-WI-CW03版号：A/01/8费用报销管理办法编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人费用报销管理办法编号：HHDC-WI-CW03版号：A/02/8一、规定目的规范海航地产控股有限公司（以下简称“海航地产”）费用报销管理，加强成本控制。二、适用范围本管理办法适用于海航地产总部及各成员公司。三、术语/定义无四、职责规划4.1执行部门1)作为费用的使用部门，应本着节约、高效的原则，杜绝浪费、谎报等行为；2)按要求做好单据填报工作。4.2成员公司财务管理部1)按要求对费用使用进行监督；2)对报销单据进行审核。4.3总部计划财务部1)按要求对费用使用进行监督；2)对报销单据进行审核。4.4领导层1)按要求对报销单据进行审核/审批。费用报销管理办法编号：HHDC-WI-CW03版号：A/03/8五、管理规定5.1总则5.1.1差旅费是指公司工作人员因公离开常驻地所发生的住宿费、市内交通费、伙食补贴、机场交通费、机场建设费、燃油附加费、航空保险费、打包费/寄存费、票务手续费、公务优惠机票、长途大巴费、火车票和船票等费用。5.1.2员工出差，按其不同级别的相应标准实行费用包干和实报实销制报销差旅费。出差的包干费用结余归己，超支不补。5.1.3探亲费用是员工按照请休假有关规定休探亲假时，公司给予报销的部分费用。5.2住宿费5.2.1住宿费报销一般规定。1)出差期间的住宿费一律凭住宿发票按不同级别的规定住宿标准以内实报实销，超出标准部分由个人自行负担。2)为鼓励员工节约差旅费开支，对出差期间住自己家或亲友家，本人应在出差单上特别说明，并经部门领导签字证实后，将按不同的级别发放补助（详见《差旅费报销标准》）。3)住宿天数一般按出差实际天数减一天计算，但根据机票时间，凡回程当日14:00（含）以后航班可按半天标准计算住宿费；20:00点（含）以后航班可按全天标准计算住宿费。4)如出差期间为对方接待，出差人员应本着实事求是的原则，在差旅费报销单中列明，其住宿费不再予以补贴。5.2.2员工到外地参加各种会议，如由会议组织单位统一安排住宿，超过规定住宿标准的，凭会议单位有关证明，经部门领导签字认可后实报实销。5.2.3不同级别的住宿费报销及费用包干标准见《差旅费报销标准》。5.2.4公司人员出差目的地如有集团内部酒店的（详见《海航集团内部酒店目录》），应优先选择入住，其所发生的住宿费应及时结算，不得挂账（不含M6以上干费用报销管理办法编号：HHDC-WI-CW03版号：A/04/8部），并可凭发票在住宿费标准内实报实销。如遇特殊情况（如客满、装修等），集团内部酒店无接待能力时，经由集团内部酒店出具证明后，其在集团外酒店所发生的住宿费可按住宿费标准报销。5.3交通费5.3.1交通费指出差人员在出差路途中所发生的乘坐飞机、车、船等费用。5.3.2凡出差地有集团所属航班的，出差人员应按规定办理公务免票手续。凡出差地无集团所属航班或者有集团所属航班而因特殊情况需乘坐其他航空公司航班的，在正常报批程序以外，需在出差审批单或差旅费报销单上特别说明。5.3.3部门总经理助理、中心经理级（含）以下人员出差期间，出差所在地的市内交通费按每人每天50元包干使用，不再另报市内交通费。如确需在市内乘坐出租小汽车的，应书面说明原因，经部门领导批准后方可报销，如在补助标准以内可按差额补助，否则不得同时享受。交通费包干按出差日期计算，超过30天（含）的，整个出差期间的市内交通费减半包干。5.3.4部门副总级（含）以上人员出差期间，出差可乘坐公交车、地铁、出租车等，凭票实报实销，不再实行交通费包干补贴。5.3.5参加各种会议、考试、进修班、培训班、学习班等学习性活动的出差人员，不发放市内交通补贴。5.3.6出差人员借出差之便，经部门领导批准就近回家探亲办事的，绕道车、船费扣除出差直线单程车、船费（各种交通工具票价计算标准按其相应级别标准定）多开支部分由个人自理。如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车船费按实报销。不发给绕道和在家期间的出差住宿费、市内交通补助、伙食补助。5.3.7参加各类培训班或干部进修班的人员，不论级别高低，入学报到和毕业（结业）返回，均按部门总经理助理、中心经理级（含）以下级别标准只报销路途交通费。费用报销管理办法编号：HHDC-WI-CW03版号：A/05/85.4伙食补助5.4.1伙食补助实行伙食补助包干使用制，出差期间的伙食补助标准，按不同的级别发放补助（详见《差旅费报销标准》）。5.4.2会议性出差，如公司已支付给接待单位伙食费用，或对方单位提供伙食等，出差人员不再享受伙食补助。事务性出差，如出差地接待单位免费提供伙食的，请出差人员在差旅费报销单上列明，此时出差人员不再享受伙食补助。5.4.3出差期间伙食费另有公司领导批示的实报实销的预算，原则上在部门业务活动费中列支，并不再给予伙食补贴；出差期间伙食费另有公司领导批示的宴请预算，则在整个出差期间的伙食补贴中，按次扣除参加宴请的出差人员的伙食补贴，每人每次扣除20元。5.4.4伙食补助时间按出差日期计算。会议、事务性的出差中，超过30天（含）的省外出差及超过15天（含）的省内出差，整个期间的伙食补助按照出差伙食补助标准减半执行。差地在两个地点以上，且每一地点的停留时间未超过30天（不含）的；以及对于省内出差一次出差地在两个地点以上，且每一地点的停留时间未超过15天（不含）的，均不受本条规定限制。5.4.5参加进修班、培训班、学习班等学习性出差，学习期限在30天（不含）之内的，伙食补助按每人每天30元标准执行；学习期限在30天（含）以上的，超过期限的伙食补助部分按每人每天20元标准执行。如参加培训班的人员在交纳的培训费中已包括了伙食费，伙食补助将不再发放。5.5员工引进、借调及调动工作费用开支标准5.5.1对集团新引进、从集团内借调或正式调入人员到公司报到，在其试用期结束且定岗定位之后，仅报销单程交通费及其附加的机场建设费、燃油附加费、机场大巴费用等，不负担其它费用。5.5.2本着节约的原则，引进、调入人员及补办调动手续人员一律使用公务免票，只费用报销管理办法编号：HHDC-WI-CW03版号：A/06/8有在无集团所属航班的情况下，才可乘坐外航航班，此时需本人在差旅费报销单上特别说明，并经部门总经理及综合管理部相关人员核实签字后，报公司领导批准，计财部予以报销。无其他特殊情况，一律不予报销外航航班机票。5.5.3已在公司工作的员工需补办调动手续的，经部门领导同意并由综合部门审核批准后可补办调动手续，按出差人员中部门总经理助理、中心经理级（含）以下人员只报销公务免票的机场建设费、燃油附加费及机场大巴车费或者规定标准的车、船票，不再享受其他出差补贴。5.6探亲（含丧假，下同）报销交通费的规定5.6.1本规定中“探亲”是指：职工对外地父母、配偶进行的探望。“丧假”指职工因外地父母、配偶、子女或配偶的父母去世，需赴外地料理丧事的假期。5.6.2所在地有集团所属航班的，需乘坐集团所属航班，并使用集团员工四分之一优惠机票，可全额报销。乘坐集团所属航班后，仍不能到达探望地，还需换乘其它航空公司的飞机，可报销飞机票的60%。5.6.3所在地无集团所属航班而需购买其它航空公司机票的，总裁（含）以上级别人员，报销机票的100%；财务总监、副总裁级报销机票的90%；部门副总经理、部门总经理级报销机票的80%；部门总经理助理、中心经理级（含）以下级别报销机票的70%。5.6.4探亲如全程乘坐规定标准的火车、轮船等，可按出差标准报销车船费。5.6.5外出探亲人员，在探亲期间不报销住宿费、伙食补助、市内交通补助。只凭机票报销机场建设费、燃油附加费及机场大巴车费。5.6.6探亲费用报销，凭综合管理部核准的请休假审批单及部门领导签批的差旅费报销单办理报销手续5.7杂费的规定5.7.1出差期间，因业务关系与公司有关部门之间进行通讯联系的传真、电话等费用凭有关记录凭证和正式发票可实报实销。已享受通讯补贴的不再报销通讯费。费用报销管理办法编号：HHDC-WI-CW03版号：A/07/85.7.2员工出差或探亲乘坐飞机的，机场建设费、燃油附加费及机场班车费可凭票实报实销。5.7.3员工出差发生的保险费可实报实销。因乘坐车、船等交通工具所发生的购票手续费、服务费、打包费等，可凭票按每人次单项不超过40元的标准予以报销。5.8其他5.8.1差旅费报销应该在出差人员回到公司后一个星期之内办理，若逾期，计财部有权拒绝受理。5.8.2员工出差返回后，必须凭出差审批单、会议邀请通知单、学习培训审批单等办理报销手续；员工调动或探亲，凭差旅费报销单及综合部门审批的请假审批单办理报销手续。使用机票者，应凭有效日期的机票联、登机牌。中个别项目另有预算审批经费的，报销时须填列“会计报销凭证汇总单”和“差旅费报销单”同时报销。5.8.3凡出差期间遇含国家法定节假日的，不扣除各项出差补贴，但不得再申报加班费等补助。5.8.4公务出差以私家车作为交通工具的需在出差审批单中说明并经公司领导批准。报销的油费、过路费等不得超过规定的报销标准，同时不再报销市内交通费及取消市内交通费包干补贴；5.8.5若机票上未注明航班日期，报销时未附上有效日期登机牌的，各项包干补贴按两天执行；公司员工的出差审批程序按公司相关规定执行。5.8.6办理退票严格按照海航股份规定的流程执行，若退票后，海航股份仍结算所退票款的，则结算票款计入申请人个人借款，直至海航股份办理调减退票款时冲减申请人个人借款。5.8.7如无特殊情况，多人出差应本着节约的原则，尽量避免单人单间，报销时应一起报销。入住同一房间的发票可以合开，非住同一房间的，必须按各自消费金额分别开具发票。5.8.8报销时应将一次出差发生的所有差旅费用合并报销，即一次出差限报销一次，费用报销管理办法编号：HHDC-WI-CW03版号：A/08/8若有遗漏不再予以补报。对于领导入住集团内部酒店的签单，报销经办人应及时与入住酒店联系索取发票。5.8.9本规定由海航地产控股有限公司计划财务部负责解释和修订。5.8.10从本规定执行日起，原下发《海航地产控股（集团）有限公司差旅费及探亲费报销管理办法》（琼航地产财〔2008〕67号）文件及海航地产有限公司计划财务部2009年第1号业务通告同时作废。六、支持性文件6.1流程/指引无6.2记录/表单无6.3模板/标准1)《差旅费用报销标准》2)《海航集团内部酒店名录》