2013《范本》第一卷

湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本（2013年修订版）第一卷编制与归档指南湖南省高速公路管理局长沙金翔公路工程技术咨询有限公司二○一三年十月1目录2013年修订版说明.....................................................1第一卷编制与归档指南第一章总则.......................................................1第一节适用范围....................................................1第二节编制与归档依据..............................................1第三节名词解释....................................................2第二章组织与管理...................................................4第一节组织机构与职责...............................................4第二节管理与措施..................................................6第三章文件材料归档范围及整理要求...................................9第一节文件材料归档范围............................................9第二节湖南省高速公路建设项目档案分类..............................9第三节立项及设计文件.............................................13第四节工程管理文件...............................................15第五节监理文件...................................................20第六节施工文件...................................................27第七节科研、新技术文件...........................................47第八节验收文件...................................................48第九节特殊载体文件...............................................64第四章文件材料的编制..............................................66第一节文件材料编制质量要求.......................................66第二节规范化表格分类及代码.......................................68第三节规范化表格填写要求.........................................73第四节施工工序用表顺序提示.......................................94第五节工程质量评定资料的编制....................................138第六节竣工图表编制..............................................147第五章立卷与归档.................................................151第一节文件材料收集与归档分工....................................151第二节案卷的基本构成及要求......................................156第三节纸质档案数字化............................................159第四节案卷及文件材料的装订......................................165第五节档号的编写................................................166第六节档案盒规格及填写要求......................................167第七节工程档案排列及案卷目录的编制..............................168第八节特殊载体文件档案..........................................1692第六章档案的移交.................................................172附录A图例........................................................173图例1：档案盒样式................................................173图例2：卷皮封面样式（A4）........................................174图例3：副页样式（A4）............................................175图例4：卷皮封面样式（A3）........................................176图例5：副页样式（A3）............................................177图例6：卷内文件目录样式（A4）....................................178图例7：卷内文件目录样式（A3）....................................179图例8：卷内备考表样式............................................180图例9：竣工图框样式..............................................181图例10：竣工图章、档号章样式.....................................182附录B湖南省高速公路工程文件材料归档范围及保管期限................182附录C试验、质检主要结论用语参考..................................185附录D施工原始记录归档一览表......................................19112013年修订版说明编制单位：湖南省高速公路管理局长沙金翔公路工程技术咨询有限公司主要编写人员：第一卷编制与归档指南1第一章总则第一节适用范围高速公路建设项目文件材料是指从公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、招投标、施工到交工和竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的文件的总称。是高速公路工程建设项目的历史记载，也是公路维护、改建、扩建的重要依据。《湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本》（以下简称《范本》）旨在规范、统一湖南省高速公路建设项目文件材料编制、整理与归档的要求和方法。本《范本》适用于湖南省高速公路新建和改建工程建设项目文件材料的编制、收集、整理和归档工作，其他等级公路建设项目可参照执行。第二节编制与归档依据高速公路工程文件材料的编制与归档涉及到许多方面，其法律、法规文件较多，编制依据较多，本《范本》主要依据以下标准规范和文件：1)交通运输部关于印发《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》的通知（交公路发【2010】65号）2)交通运输部关于印发《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（交办发【2010】382号）3)交通运输部关于印发《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》和《交通档案进馆办法》的通知（交办发[2007]436号）4)《科学技术档案工作条例》（1980年12月27日国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局发布）5)国家标准GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》6)中华人民共和国档案行业标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》7）《公路建设监督管理办法》（中华人民共和国交通部令2006年第6号）8）交通部、国家档案局关于印发《交通档案管理办法》的通知（2005年9月192日交办发[2005]431号）9）国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》10)国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》11)国家标准GB/T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》12）中华人民共和国行业标准DA/T31—2005《纸质档案数字化技术规范》13)国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》14)国家标准GB50300—2001《建筑工程施工质量验收统一标准》15)《中华人民共和国档案法》（1996年）16）《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年）17)《中华人民共和国保守国家秘密法》（1988年）18)《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日国务院第279号令）19)交通部关于印发《公路建设项目竣工决算编制办法》的通知（交公路发[2004]507号）20)湖南省第十届人民代表大会常务委员会公告第31号《湖南省档案管理条例》2004修订版21)现行公路工程标准、规范、规程等第三节名词解释下列名词解释与定义适用于本范本。1．高速公路建设项目文件材料是指新建和改建的高速公路建设项目自立项开始至竣工验收全过程中形成的具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。高速公路建设项目文件材料是高速公路养护、管理、改建、扩建的重要依据。2．高速公路建设项目档案指经过鉴定、整理并归档的高速公路工程文件材料。3.文件材料的收集与整理按照一定原则对档案实体进行系统收集、分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。4．案卷3由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。5．卷内目录案卷内登记文件材料及其排列次序的表，排列在卷内文件之前。6．卷内备考表卷内文件状况的记录单。排列在卷内文件之后。7.立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。8.归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。9.档案分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。10.案卷目录登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。11.编目按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。12．档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。13.件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。14．保管期限对档案划定的存留年限。高速公路建设项目档案保管期限分为永久、30年和10年三种。4第二章组织与管理第一节组织机构与职责交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目档案工作进行管理。公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人应负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责，保证项目文件材料收集、整理、归档的及时、准确、完整、系统和安全；项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见；各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理