01-【制度】消费者沟通部会议管理制度

1市场部会议管理制度各位，我们每次会议都非常重要，为了保障会议质量以节约与会人员的时间，品牌推广部特出台以下会议管理制度，请大家严格遵守。一、会议必有准备会议最大的成本是大家的时间，会议没有结果就是对公司的犯罪。所以，每次会议要有提前检查制度，没有准备好的会议必须取消。会议召集人必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。二、会议必有主题开会必须要有明确的会议目的，尤其是在为会议准备的PPT上，必须把会议主题写的清楚明了。没有主题和流程的会议，就好比请大家来喝茶聊天，浪费大家的时间。会议的主题，也要提前通知与会人员。三、会议必有纪律为了保证会议的准时召开，会议召集人要在会前与大家沟通会议纪律：迟到要处罚，不遵守会议流程要提醒，发言带情绪要提醒，开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，在会上发脾气和攻击他人要处罚。四、会议必有议程会前要明确会议议程，由会议召集人书面发给所有与会的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，并有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。五、会议必有结果开会的目的是解决问题，所以每个人都要积极的参与会议，会议召集人有权打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在2小时之内，太长时间会让大家疲累，精神分散。会议召集人还要时刻提醒与会者剩余的时间。会议的决议必须记录下来，并当场宣读确认。没有确认的结论，可以另外再讨论；达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。六、开会必须有训练2开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果。只要掌握一些开会的艺术和技巧，就能化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到以事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人。赞同他人的意见要公开称赞，反对意见要注意措词，不能伤害别人的自尊。特别有领导参加会议时要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有事候要采取民主模式，开放心胸，倾听别人的意见，不要被自己现有的立场左右，不要将你的结论强加于人。如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。七、开会必须守时准时开始、准时结束，实际上就是尊重别人的时间。而且每个议题需要有大致的时间限制，不能讨论过久；如不能得出结论，可暂时放下避免影响其他议题。如果必须在一个议题上达成结论，提前通知与会人员，使他们有思想准备。八、开会必有记录一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如果完成决议需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。九、散会必有事后追踪记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：会议每项决议都要有追踪，如有发现有问题便适时调整，确保各项会议决议都能完成。十、会议违纪处罚办法1、迟到:会议每迟到一次，自觉缴纳50元快乐基金；2、会议准备不足：会议发起者会前材料准备不足，会议必须取消；3、发言：与会人员请按照顺序发言，发言者需思路清晰，口齿清楚，声音洪亮。发言中不可以恶意批评或攻击同事，违反者将禁止在本次会议中发言；4、其他：禁止在开会时交头接耳、摆弄手机或做其他与会议无关的事情，如有发现，第一次警告，第二次缴纳快乐基金10元，第三次缴纳快乐基金50元并请出会场。3附：周例会管理制度（第A版第4次修订）文件编号：PZD001受控编号：编制：市场部审核：朱艳英批准：2016年6月3日发布2016年6月3日实施41目的1.1实现有效管理，提高工作效率、追踪工作进度；1.2追踪部门目标任务完成进度、下达新计划任务；1.3解决工作中出现的问题，明确责任，提出纠正与预防措施，以及解决问题的方案；1.4集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。2职责2.1部门经理负责主持周例会召开，如经理无法参加会议时，则由本部门行销推广经理谢东晓代为主持；2.2会议管理员负责会议签到、会议内容的记录、整理、分发。3参加部门及人员3.1本部门全体人员。4会议时间及地点4.1每周五下午2：00点准时开会（如遇节假日由会议管理员另行通知）；4.2办公楼31楼会议室。5会议内容及要求5.1对本周的工作总结5.1.1根据周工作计划汇报工作完成情况及进度说明。5.1.2对没有完成的工作做出说明（什么原因没有完成，什么时候能够完成，用什么办法完成，需要上级或者其他部门什么支持）。5.1.3本周工作中存在的问题、分析及改善措施（要求每人必须提出至少两个）；5.1.4其他临时性工作的完成情况说明；5.2下周工作计划（完成计划可能碰到的问题和需要的支持）5.3有什么合理化建议。5.4会议总时间控制在30分钟以内。6会议要求6.1参会人员不得迟到、早退、中途离场，迟到、早退者每次予以50元的罚款，5无故不到会者按旷工一天处理；6.2特殊情况需请假者必须提前向本部门经理请假；6.3与会人员通讯工具应调为无声，有来电时视情况接听，否则一次罚款50元；6.4与会人员发言必须简单扼要，必须做到提前准备，工作发言最长不得超过10分钟；6.5全年会议均有参加并无任何违反以上规定者年底奖励大红证书；6.6提前做好当周工作总结及下周工作安排表，开会签到时交会议管理员一份，未交者一次罚款50元；6.7参会人员必须带好笔和记录本，并且按会议记录格式做好与自己工作有关内容的记录（散会时会议管理员检查）。7会议记录7.1会议管理员专人负责会议签到、会议内容记录并做会议考核；7.2会议记要管理员应在会后3小时内整理出会议纪要（电子版和纸质版），送交会议主持人核阅，核阅后分发出席人阅，并要出席者签字为据；7.3会议记要必须列出：哪些工作已经完成的，哪些工作问题需要支持才能完成7.4与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记；7.5会议纪要的内容档案一律保留三年。8其他8.1本制度由市场部制定和修改；8.2本制度经上级领导批准，报行政部备案后执行；8.3本制度自公布之日起实施。附注：修订信息1、2016.06.03版本v1.0订立本制度