01文管员培训资料

文件管理员培训主讲：刘兵良—品质保证部2004/4/10第一部分文件编号•文件的编号质量手册、程序文件、工作文件特别强调——质量记录的编号（如工作联络函）具体请参考“文件控制程序”中4.2条款•应注意问题1、首先我们要对文件进行编号，2、编号应符合公司文件的规定；3、文件（质量记录）应唯一，即一份文件一个编号第二部分文件的格式•格式要求质量手册、程序文件、操作规程、作业指导书、检验标准、部门文件、质量记录（如工作联络函）都有要求的格式及字体，在编写文件时应按要求操作•注意问题格式应按要求；包括：台头、编号、页码、文尾、页脚等字体的大小、内容的完整情况（如1、2、3、4、5）第三部分受控标识的规定一、质量手册、程序文件、公司管理制度（条例、办法）、技术文件，作为填写指导的空白质量记录加盖发文部门“受控文件”章；作为受控标识；二、部门文件部门文件以部门负责人的手签字为受控文件的标识；三、外发文件1、包括内容：管理制度、检验标准、图纸类等2、有效文件的识别：必须加盖“格力外发文件”章四、原件不加任何标识，由发文部门保存；五、非受文件不加任何标识第四部分：内部文件收发管理一、文件收发的权责；二、文件的发放形式；三、文件有效性确认；四、文件发放记录；五、文件的保管；六、文件的传阅七、文件的复印；八、文件回收；（一）文件的收发权责•规定要求1、各部门文件收发管理对外接口均为本部门的文件管理员；2、文件发放、接收前应确认文件的有效性；3、不符合规定的文件不得发出或接收•错误形式1、目前存在谁都可以发文件的现象，造成文件不能统一监控；2、目前发放、接收均不确认有效性，未进行审批权限，格式等复核；3、是文件就接收，不符合要求的文件也接收（二）文件发放形式正确要求1、纸质文件：发文件部门按发放范围发放；2、电子邮件：发文部门发出电子邮件后，收文部门负责人根据本部门的需求，确定打印份数后打印，由发文部门复核后，加盖发文部门的受控文件章；3、文件的转发：收文部门可根据部门情况对收文件进行转发（电子文件）或分发（仅限于工厂）错误操作主要问题是：电子文件的转发太随意；对于管理制度及程序文件不能分发到相关的人员及部门，导致部分人员及部门无相关的文件，以致无法按文件要求执行；（三）文件的有效性确认确认有效性的几个方面1、文件格式：包括——字体、字型、编号、版本状态形式、审批权限、受控状态、有无漏填内容；2、质量记录：是否按要求填写，是否对其进行了编号、内容填写是否完善；有无漏填内容等；（四）文件的收发记录收发记录主要包括：1、发文部门在发放文件时，同时要求收文部门做好文件签收工作，签收记录于《文件发放登记表》；2、电子邮件的收发记录以“邮件回执”作为签收记录，但发文件部门文件管理员需跟踪确认收文部门已收到邮件，并将确认情况进行记录；3、部门内部进行的分发、转发文件同样需要按以上要求做好文件的转发、分发的记录工作；（五）文件的保管文件的保管要求1、文件应建立目录，以利于检索；2、文件应进行分类规档；3、文件应妥善保管、防潮、防火；（六）文件的传阅正确操作1、部门负责人或文件管理员接收到文件后，确认出需传阅的范围；2、文件在部门内传阅并签名及日期；3、文件管理员收回文件进行保存，随时备查文件传阅应注意问题1、传阅范围应确认准确；2、文件管理员需跟踪确认文件得到传阅；3、传阅后，应确保传的签名及日期齐全；4、文件管理员应确保需传阅的文件得到传阅；（七）文件的复印1、对于公司文件及质量手册、程序文件不可自行复印；2、不得自行复印带有：“受控文件”章的文件；3、文件复印时需采用原件复印；4、对于部门名义发出的文件，收文部门可以自复印，用于发放时，需做好记录；5、文件管理员应监控本部门人员，不得随机复印和使用无效的文件；（八）文件的回收回收的时机1、文件已经无效—换版、作废、更改；2、文件持有人调离本岗位；3、文件持有人离职；回收的要求1、按文件发放登记表全数回收；使用处不得存有无效的文件；2、同时应办理回收手续—签名及日期；第五部分文件的增发管理增发的时机及形式1、指公司管理制度、质量手册、程序文件、技术检验文件等；2、当文件破损、丢失或因工作需要但原发文部门未发时可能申请增发；3、增发的申请以“文件增发申请单形式提出”4、以部门传递文件可直接复印发放；5、文件的增发同样需做好文件发放登记表；第六部分文件的更改管理一、更改的时机及形式；二、更改的标识；三、更改记录的保存及更改后文件的发放；（一）更改的时机及形式一、更改的时机1、每位员工认为文件不可行，即可提出；2、品保部根据内审及管理评审情况，进行更改；二、更改的形式1、质量手册、程序文件等体系文件，由提出人填写“文件更改申请单”；2、技术文件的更改“以技术工艺更改通知单的形式提出”；3、公文的更改按公文管理办法；（二）更改的标识体系文件1、划改：少量更改时采用，在更改处划线，注明更改内容，并签名及日期；出现五次划改时，应转为换版更改2、换版：有较多内容更改时，进行更改，并标识如：0/A—0/B，表示，由A版更换为B版；技术文件1、划改：少量更改时采用，在需更改处，划线，标注正确内容后，在标注栏内注明；2、换版更改：当文件需大面积更改时，采用换版更改；当划改满五次时，转为换版更改；（三）更改记录的保存一、更改记录保存及传递1、“文件更改申请单”“技术工艺更改通知单”的纸质审批更改记录，由文件主管部门保存，做为追溯的依据；2、“文件更改申请单”“技术工艺更改通知单”的电子邮件随文件一起发放至收文部门；二、更改后文件的传递1、发文部门必须确保原文件使用部门的文件全部得到更换；2、更改后的文件同样按程序进行发放，并做好记录；第七部分文件的废止及销毁一、受控文件作废时，发文部门必须按“文件发放登记表”全数收回；二、作废文件原则上全数销毁，（技术文件按《技术文件管理制度》），由文件主管部门填写“质量记录及文件销毁清单”，经部门负责人审批后销毁；三、作废文件需留用时，文件主管部门确认留用数量，加盖蓝色“逾期版本”；第八部分电子文件的管理一、电子文件发放前，必须有经过批准的纸质文件；二、电子文件部门不得擅自修改电子文件；三、电子文件发放部门必须索取邮件回执，收文部门必须发出邮件回执，发文部门进行监控回复情况；四、电子文件更改时，发文部门须提醒收文部门，删除旧版本，收文部门亦需及时删除，确保文件的唯一；五、电子文件出现争议时，以纸质批准文件为准，无纸质文件时，以发文部门文件为准；六、接收电子文件也需做收文件的目录，以备检索；第九部分外发文件的管理一、外发文件的内容：主要是与供应商、OEM企业的相关管理制度及技术文件（图纸、技术标准、产品标准），此类外发文件亦需受控，按受控文件控制（盖格力外发文件章）；二、外发形式及记录：所发文件与“受控文件外发单”一起发出；并要求收文单位签名并盖章后传回；发文单位同时在文件发放记录表中予以记录；三、外发文件的抽查管理：品保部可对外发文件的到位情况及控制情况进行不定期的监督抽查；第十部分特殊文件管理一、特殊文件的范围：工业设计（平面设计）图样、推广资料、培训资料、照片、外购外协件的实物签样等；二、特殊文件的管理：文件的编号方法由各部门自行确认，但必须确保文件与编号唯一对应的原则；收发亦必需时行记录；三、特殊文件的有效性管理：应确保有关场合只有一份有效文件；不适用的文件，发文部门必须及时更改或收回，并做出标识，隔离或报废处理，防止误用；多谢参加！下次再见！