第4章 Access 2010数据库设计实例

第4章Access2010数据库设计实例本章学习重点Access数据库应用系统规划、设计的基本知识Access数据表的设计和管理根据Access数据表进行查询的设计和管理Access窗体的设计和管理Access报表的设计和管理Access宏的设计4．1工资管理系统功能说明工资管理系统的基本功能有数据录入功能，包括基本工资、工资扣款、病事假、奖金4项数据的录入基本工资信息包括职工代号、日期、基本工资、浮动工资、特教贴、岗贴、保津贴、误餐费、教护等项。工资扣款信息包括职工代号、日期、公积金、房租、水费、电费、医疗、会费、子保、煤气、网视、税收、违纪扣款。病事假记录职工的请假情况，包括职工代号、时间、性质、天数。奖金记录职工的本月工作量，作为计算奖金的依据。包括职工代号、日期、事项、工作量。数据查询与打印功能，包括汇总查询与打印工资条查询与打印4．2数据表设计数据表设计工资管理系统数据库中共包括5个表，即“职工表”、“基本工资”、“工资扣款”、“请假情况”和“奖金”，它们之间的关联字段为“职工代号”。职工表职工代号姓名单位年龄性别学历职称联系电话1001张东光院办25男本科职级7010-326559131002李重新院办41男本科职级5010-436156215003石树村通信系48男硕士教授010-456287895004纪小东通信系28女博士副教授010-54890378…………………………………………基本工资表职工代号日期基本工资浮动工资特教贴岗贴保津贴误餐费教护10012011-12-23519223048266802010022011-12-23812356072402802020012011-12-23759315065358802050032011-12-2310024688996512802050042011-12-237593150653588020………………………………………………工资扣款表职工代号日期公积金房租水费电费医疗会费子保煤气网视税收违纪扣款10012011-12-231045021.21141.5654.01348.01824.0510022011-12-231507031.34150.4555.11352.14836.7820012011-12-231045025.06122.9954.23332.01824.3535020022011-12-2319089.87215.2356.01312.1868.0950032011-12-231908089.78235.4356.05320.2868.9956050042011-12-2314052.32126.7655.32332.01837.21……………………………………………………………………请假情况表和奖金表职工代号时间性质天数10012011-12-02病假350032011-12-14事假150032011-12-20病假520012011-11-29病假220012011-12-3事假250042011-12-9病假120022011-12-10……………………职工代号日期事项工作量10012011-12-23行政（平均）5620012011-12-23本科2620022011-12-23成教1850032011-12-23分校1850042011-12-23本科2650042011-12-23公共课26……………………创建数据库和数据表在【文件】选项卡中，依次选择【新建】→【可用模板】→【空数据库】在窗口右下角的【文件名】文本框中输入数据库的文件名“GZ.accdb”，单击文件名右边的【打开文件夹】按钮，弹出【文件新建数据库】窗口（如图）。在该窗口的【保存位置】下拉列表框中选择“工资管理信息系统”数据库文件的保存位置单击【确定】按钮。“基本工资”表创建过程打开“GZ”数据库，单击【创建】选项卡的【表格】组中的【表设计】按钮，Access会自动创建一个名为“表1”的空表，并打开它的设计视图。在该设计视图中，创建“基本工资”表所需的字段，将“职工代号”字段设置为该表的主键。单击窗口最顶端的【保存】按钮，弹出【另存为】窗口。在该窗口的【表名称】文本框中输入“基本工资”，单击【确定】按钮，完成表名的修改和表结构的保存。打开“基本工资”表的数据表视图，在其中输入具体的数据记录。“职工表”的设计“工资扣款”表的设计“请假情况”表的设计“奖金”表的设计4．2．2建立各表间的关系在“GZ”数据库中，单击【数据库工具】选项卡的【关系】组中的【关系】按钮，进入【关系】视图，在弹出的【显示表】窗口中选择需要建立关系的所有表，单击【添加】按钮，将这些表添加到【关系】视图中。关闭【显示表】窗口，在【关系】视图中通过鼠标拖动关联字段“职工代号”，创建各表间的关系。单击【关系工具-设计】选项卡的【关系】组中的【关闭】按钮，关闭【关系】视图。保存数据库。4．3查询设计“病事假汇总查询”设计“病事假汇总查询”按职工代号统计每个职工请假的总天数。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【查询】组中的【查询设计】按钮，在弹出的【显示表】窗口中选择该查询的数据源“请假情况”表，单击【添加】按钮，把该表添加到查询设计视图中。关闭【显示表】窗口，单击【查询工具-设计】选项卡的【显示/隐藏】组中的【汇总】按钮，并如下图所示设计该汇总查询。单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入查询名称为“病事假汇总查询”。单击【确定】按钮，完成该查询的创建。查询运行结果如下。“奖金汇总查询”设计“奖金汇总查询”是要按职工代号统计每个职工的总的工作量和总的奖金数。这里，总奖金数按总工作量*50来计算。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【查询】组中的【查询设计】按钮，在弹出的【显示表】窗口中选择该查询的数据源“奖金”表，单击【添加】按钮，把该表添加到查询设计视图中。关闭【显示表】窗口，单击【查询工具-设计】选项卡的【显示/隐藏】组中的【汇总】按钮，并如图所示设计该汇总查询。单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入查询名称为“奖金汇总查询”。单击【确定】按钮，完成该查询的创建。查询运行结果如下。4．3．2“工资条查询”的设计“工资条查询”是以“职工表”、“基本工资”表、“工资扣款”表、“病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”为基础的，显示职工代号、姓名、所有实际发放的工资和津贴情况、应该发放的总工资数、所有扣款情况和实际发放的总工资数。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【查询】组中的【查询设计】按钮，在弹出的【显示表】窗口中选择该查询的数据源，即“职工表”、“基本工资”表、“工资扣款”表、“病事假汇总查询”及“奖金汇总查询”。单击【添加】按钮，将其添加到查询设计视图中。关闭【显示表】窗口，如下图所示设计该查询。职工实际获得的基本工资、浮动工资、特教贴、岗贴等都按照实际工作天数的比例来计算（用实际工作的天数除以30），因此工资的发放率是1-[病事假汇总查询]![天数]/30。基本工资是[基本工资]![基本工资]*(1-[病事假汇总查询]![天数]/30)职工应发工资按[基本工资]+[浮动工资]+[特教贴]+[岗贴]+[保津贴]+[误餐费]+[教护]+[奖金数]计算，其中奖金数来自于奖金汇总查询。职工实发工资按[应发工资]-[公积金]-[房租]-[水费]-[电费]-[医疗]-[会费]-[子保]-[煤气]-[网视]-[税收]-[违纪扣款]计算。可以使用表达式生成器设计计算字段。其他字段的表达式浮动工资:[基本工资]![浮动工资]*(1-[病事假汇总查询]![天数]/30)特教贴:[基本工资]![特教贴]*(1-[病事假汇总查询]![天数]/30)岗贴:[基本工资]![岗贴]*(30-[病事假汇总查询]![天数])/30保津贴:[基本工资]![保津贴]*(1-[病事假汇总查询]![天数]/30)误餐费:[基本工资]![误餐费]*(1-[病事假汇总查询]![天数]/30)教护:[基本工资]![教护]*(1-[病事假汇总查询]![天数]/30)应发工资:[基本工资]+[浮动工资]+[特教贴]+[岗贴]+[保津贴]+[误餐费]+[教护]+[奖金数]实发工资:[应发工资]-[公积金]-[房租]-[水费]-[电费]-[医疗]-[会费]-[子保]-[煤气]-[网视]-[税收]-[违纪扣款]单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入查询名称为“工资条查询”。单击【确定】按钮，完成该查询的创建。4．3．3“按单位汇总查询”的设计“按单位汇总查询”是根据“单位”字段对“工资条查询”进行汇总而成，以满足用户单位的统计和会计工作上的需要。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【查询】组中的【查询设计】按钮，在弹出的【显示表】窗口中选择该查询的数据源，即“职工表”和“工资条查询”。单击【添加】按钮，把它们添加到查询设计视图中。关闭【显示表】窗口，单击【查询工具-设计】选项卡的【显示/隐藏】组中的【汇总】按钮，并如下图所示设计该汇总查询。这里，以“单位”和“日期”字段分组，其余字段都选择“合计”。单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入查询名称为“按单位汇总查询”。单击【确定】按钮，完成该查询的创建。4．4窗体设计本系统中设计了两类窗体，即数据录入类窗体和查询类窗体。数据录入类窗体使用户能在窗体中增加、删除、修改表中的数据；查询类窗体使用户能方便地浏览查询结果。4．4．1数据录入窗体的设计1．“基本数据”窗体“基本数据”窗体用来向“基本工资”表录入数据。创建该窗体的步骤如下：在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【窗体】组中的【窗体向导】按钮，弹出【窗体向导】对话框，如下图所示。在【表/查询】下拉列表框中选择该窗体的数据源“基本工资”表，将【可用字段】列表中的所有字段添加到右边的【选定字段】列表中。单击【下一步】按钮，选择窗体布局为【表格】。单击【下一步】按钮，指定窗体标题为“基本数据”。单击【完成】按钮，Access根据上述设置自动创建一个名为“基本数据”的表格式窗体，如图所示。自动创建的窗体中可能存在某些字段宽度不合理的问题，比如上图中“职工代号”和“日期”字段文本框宽度过小导致实际内容无法正常显示，因此有必要进行调整。调整方法如下：①切换至窗体的设计视图或布局视图：可以单击【开始】选项卡的【视图】组中的【视图】按钮，在弹出的子菜单中选择【设计视图】或【布局视图】，如后图所示。②在设计视图或布局视图中，将各字段调整到合适宽度后保存窗体。切换到窗体视图，显示“基本数据”窗体的运行结果如下图所示。“工资扣款”窗体“病事假”窗体“奖金”窗体4．4．2查询窗体的设计查询窗体是指用于展示查询结果的窗体。在本章的例子中，查询类窗体有2个，即“按单位汇总”窗体和“工资条”窗体。1．“按单位汇总”窗体“按单位汇总”窗体的数据源是“按单位汇总查询”。创建该窗体的方法与4.4.1节介绍的创建“基本数据”窗体的方法相同。2．“工资条”窗体设计在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【窗体】组中的【窗体向导】按钮，弹出【窗体向导】对话框。在该对话框的【表/查询】下拉列表框中选择该窗体的数据源“工资条查询”，将【可用字段】列表中的所有字段添加到右边的【选定字段】列表中；单击【下一步】按钮，选择窗体布局为【表格】；单击【下一步】按钮，指定窗体标题为“工资条”；单击【完成】按钮，Access根据上述设置自动创建一个名为“工资条”的表格式窗体。切换到窗体的设计视图，如下图1所示。由于工资条用于通知每个职工当月的工资情况，每一条数据上方都应有字段说明，因此需要在窗体的设计视图中，将所有字段的标题标签从【窗体页眉】节移动到【主体】节中，如下图2所示。保存该窗体。4．5报表设计“工资管理信息系统”提供对两种报表的打印输出功能，即“工资报表”和“按