80office办公软件基础知识

计算机爱好者协会一、word文档的基础知识运用二、电子表格的基本制作三、ppt演示文稿的简单制作1、首先我们打开软件，双击桌面Word图标，如果桌面没有Word图标，就在开始栏的程序找到Office软件里启用Word2003。2、打开软件后我们看一下word2003的工作界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文档编辑区、滚动条、任务窗格以及状态栏八个部分构成。先说标题栏，位于界面最上方的蓝色长条区域，分为两个部分。左边用来显示文件的名称和软件名称，右边是最小化/向下还原/退出三个按钮。第二就是菜单栏，是命令菜单的集合，用于显示和调用程序命令的。包含【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【格式】、【工具】、【表格】、【窗口】和【帮助】9项。第三就是工具栏，当启动word2003的工作界面时，会自动显示【常用】和【格式】两个工具栏。用户可以根据需要显示或隐藏某个工具栏。word2003提供了多个工具栏，通常在窗口中显示的只是常用的部分。执行菜单栏中的【视图】/【工具栏】命令，会弹出工具栏菜单。在该命令菜单中，可以看到一些命令前面都有“√”标记，则表明该命令按钮已在工具栏中显示。（1）在工具栏中，执行【绘图】命令，【绘图】窗口被打开。（2）执行菜单栏中的【工具】/【自定义】命令，将弹出【自定义】对话框。（3）在【自定义】对话框中的【工具栏】选项中，勾选所要显示的工具栏。设置完选项后，关闭对话框，便恢复了工具栏的显示。（4）常用工具栏，我知道你们大部分人一定都是很懂的，但是我也给大家说一下，在菜单栏下面那一排就是经常用工具。（5）格式工具栏。第四就是标尺栏，位于文本编辑区的上边和左边，分水平标尺和垂直标尺两种。（1）执行菜单栏中的【视图】命令，弹出下拉菜单。在【标尺】命令的左侧如有“√”符号，说明标尺已显示，如没有“√”符号，说明正处在隐藏状态。（2）执行【标尺】命令，标尺被显示或隐藏。第五就是文档编辑区，位于窗口中央，用来输入、编辑文本和绘制图形的地方。第六就是滚动条，位于文档编辑区的右端和下端，调整滚动条可以上下左右的查看文档内容。第六就是滚动条，位于文档编辑区的右端和下端，调整滚动条可以上下左右的查看文档内容。第七就是任务窗格，集中了边用边学word2003应用程序的常用命令。由于它的尺寸小，所以用户可以在使用这些命令的同时继续处理文件。第八就是状态栏，主要用来显示已打开的Word文档当前的状态，如当前文档页码、文档共有多少节、文档的总页码、当前光标的位置等信息。用户通过状态栏可以非常方便地了解当前文档的相关信息任务。3、新建文档（1）我们只要启动word2003程序后，系统就会自动建立一个命名为“文档1”的新文档。（2）我们如想再次创建新文档，单击工具栏中的【新建空白文档】按钮，新文档便创建完成，新文档的文件名会被自动定义。（3）我们在执行菜单栏中的【文件】与【新建】命令，会弹出任务窗格。单击【空白文档】命令选项，就会建立一个新文档。4.我们就来说一下输入文档内容。首先输入文档内容包括英文、中文和符号的输入。输入英文字母（1）进行英文输入时，可通过键盘可直接输入。敲击键盘，可直接输入小写字母。（2）敲击键盘中的CapsLock这个键，也就是输入英文的大写字母键。敲击键盘中的CapsLock这个键后，键盘右上方的第二个灯亮了，输入的英文字母就是大写的。（3）如果想继续输入小写字母，就再次敲击键盘中的CapsLock这个键，键盘右上方的第二个灯灭了，就可输入小写字母。说了英文输入当然要说一下中文输入（1）就是单击窗口右下角任务栏中的输入法按钮，弹输入法菜单。（2）在输入法菜单中选取自已会用的中文输入法选项。（3）运用键盘便可输入文字。（4）需要换行时，可敲击键盘中的Enter回车键。我想大家对标点符号的输入都应该懂的，所以我也不作说明了。5、保存文档我们在编辑文档的过程中，一切工作都是在计算机内存中进行的，如果突然断电或系统出现错误，所编辑的文档就会丢失，因此就要经常保存文档。保存未命名的文档（1）执行菜单栏中的【文件】栏点击开后看见有【保存】栏点击保存或者在单击工具栏中点击【保存】按钮，会弹出【另存为】对话框。（2）单击【保存位置】选项框右侧的按钮，弹出列表框，根据自己的需要选择文档要存放的路径及文件夹。（3）在【文件名】选项右侧的文本框处，输入保存的文档名称。（通常默认的文件名是文档中的第一句。）（4）在【保存类型】选项处单击右侧的按钮，选择保存文档的文件格式。（5）设置完成后，单击对话框中的确定按钮，即可完成保存操作。（6）也可以敲击键盘中的Ctrl+S这个组合键，对文件进行保存。开始讲了保存没有命名的文档，下面讲一下保存已有的文档保存已有的文档有两种形式：第一种，是将文稿依然保存到原文稿中。第二种，是另建文件名进行保存。（1）如果将以前保存过的文档打开修改后，想要保存修改，直接敲击键盘中的Ctrl+S组合键或者单击工具栏中的【保存】按钮即可。（2）如果不想破坏原文档，但是修改后的文档还需要进行保存，可以直接执行菜单栏中的【文件】栏里点击【另存为】命令，在弹出的【另存为】对话框中，为文档另外命名然后保存即可。自动保存文档word2003提供了自动保存的功能，即隔一段时间系统自动保存文档，需要用户来设置文档保存选项。（1）执行菜单栏中的【工具】/【选项…】命令，在弹出的【选项】对话框中，单击【保存】选项卡。（2）在【选项】对话框中，将【自动保存时间间隔】选项前面的复选框勾选，然后单击右侧框中的按钮，设置两次自动保存之间的间隔时间。（3）设置完成后，单击对话框中的确定按钮，退出对话框即可。6、选取文本选取文本的目的，就是能够更方便的执行文本的移动、删除、复制等编辑工作。第一就是运用鼠标选取文本（1）将光标置于要选取的文字前，按下鼠标向后拖曳，可将文字选取。（2）在一个词内或文字上双击鼠标，可将整个词和文字选取。（3）在一段文本内三次单击鼠标，可将整个段落选取，（4）将光标置于句首，将光标变为形状时，单击鼠标，可将整行文字选取。（5）将光标置于句首，将光标变为形状时，双击鼠标，可将整段文字选取。第二就是运用键盘选取文本（1）将光标置于被选文本的前（后）面，按住键盘中Shift键的同时，敲击键盘中的→或←方向键，可向后或向前选定文本。（2）如果要实现文本的竖向选择，按住键盘中Shift键的同时，敲击键盘中的↑或↓方向键。（3）敲击键盘中的Ctrl+A键，可将整篇文档选取。（4）执行菜单栏中的【编辑】/【全选】命令，也可将整篇文档选取。7、删除、复制和粘贴文本删除文本（1）光标在错误文字的后面闪烁时，敲击键盘中的Backspace退格键，可以将前面的错误文字删除。（2）将光标置于错误文字的前面，敲击键盘中的Delete键，也可删除错误的文字。（3）如果整行的文字需要修改，将文本选取，敲击键盘中的Delete键将其删除，然后输入正确的文字。复制和粘贴文本（1）选取要复制的文本。（2）执行菜单栏中的【编辑】/【复制】命令（也可敲击键盘中的Ctrl+C键），可将选取的文本复制。（3）将光标置于需要粘贴的位置。（4）执行菜单栏中的【编辑】/【粘贴】命令（也可敲击键盘中的Ctrl+V键），此时刚刚复制的内容粘贴到目标位置。（5）将光标置于选定的文本上，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中单击【复制】命令，可将选取的文本复制。将光标置于目标位置，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中执行【粘贴】命令。（6）单击工具栏中的按钮。将光标置于目标位置，单击工具栏中的按钮即可完成操作。撤消和恢复操作（1）运用光标选取文档内容。（2）敲击键盘中的Delete键，选取的文档被删除。（3）单击工具栏中的按钮（或者敲击键盘中的Ctrl+Z键），撤消前一次删除文档的操作。（4）单击工具栏中的按钮（或者敲击键盘中的Ctrl+Y键），又被返回到被删除文档后的效果。我们平时一般很少用查找和替换文档、文档定位内容这一栏知识所以我也就不讲了。8、插入符号插入菜单中的符号（1）执行菜单栏中的【插入】/【符号】命令，弹出【符号】对话框。（2）选取要插入的符号，然后单击对话框中的按钮，即可将该符号插入到文档中。（3）在对话框的【近期使用过的符号】选项下，显示了用户最近用过的一些符号。插入键盘中的特殊字符（1）将输入法切换到“五笔型”输入状态或“标准”汉语拼音输入状态，会出现中文浮动条。（2）在中文浮动条右侧的按钮上单击鼠标右键，弹出键盘列表。（3）勾选任一特殊键盘，窗中口会出现相应的键盘。如勾选“标点符号”，窗口中将出现键盘。（4）单击键盘上要插入的符号，则选取的符号将被插入到当前光标所在处。（5）应用完毕，再次单击中文浮动条上的按钮，即可退出特殊符号编辑状。9、下面给大家简单说一下视图。执行菜单栏中的【视图】命令，在弹出的子菜单中，可以选择普通、Web版式、页面、阅读版式、大纲视图这5种视图方式。执行菜单栏中的【文件】命令，在弹出的子菜单中，可以选择网页预览和打印预览2种视图方式。同样还可以在文档窗口中单击左下角的5个视图切换按钮：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式进入相应的视图。普通视图执行菜单栏中的【视图】/【普通】命令，文档编辑区变为普通视图显示状态。这种视图方式对输入、输出及滚动命令的响应速度较其他几种视图要快，并且能够显示大部分的字符和段落格式。该视图最适合于普通的文字输入和编辑工作。普通视图能连续显示文档，栏是按实际宽度单栏显示，而不是并排显示。在普通视图中，不显示页边距、页眉页脚等信息。Web版式视图执行菜单栏中的【视图】/【Web版式】命令，文档编辑区变为Web版式视图显示状态。该视图将显示文档在IE浏览器中的外观，包括背景、包装的文字和图形，即在屏幕上显示的效果就是在浏览器中的效果，便于阅读。Web版式视图不显示分页、页眉页脚等信息。页面视图执行菜单栏中的【视图】/【页面】命令，文档编辑区变为页面视图显示状态。该视图所显示出来的效果同打印出来的样式是一致的。分页符被形象的页边界所代替，以纸张页面的形式显示，精确地显示文本、图形及其他元素在最终的打印文档中的情形，在页面视图中，可以看见整张纸的形态，对页边距、页眉页脚都有清楚的显示。页面视图适合在文档编辑的中期阶段使用，可以对文本、格式、版面、文档的外观、页眉页脚等进行操作。阅读版式视图执行菜单栏中的【视图】/【阅读版式】命令，文档编辑区变为阅读版式视图显示状态。这是边用边学word2003提供的一个新的视图版式，有了阅读版式视图，可以在屏幕上阅读以前需要打印的文档。这种视图不更改文档本身，只更改页面版式并改善字体的显示，以便文本更易于阅读。当进入阅读版式视图时，会弹出【阅读版式】工具栏。大纲视图执行菜单栏中的【视图】/【大纲】命令，文档编辑区变为大纲视图显示状态。该视图提供了一个处理提纲的视图界面，能分级显示文档的各级标题、层次分明。切换到大纲视图后，系统会自动弹出【大纲】工具栏，工具栏提供了在大纲视图下操作的全部功能。打印预览执行菜单栏中的【文件】/【打印预览】命令，文档编辑区变为打印预览视图显示状态。打印预览窗口会显示出文档打印后的外观效果，在默认的情况下，该视图会显示出完整的页面。在文稿内单击，可以选中整个页面的前半部分或后半部分，还可以放大视图进行预览。10、我讲一下设置页面格式和内容执行菜单栏中的【文件】/【页面设置】命令，弹出【页面设置】对话框。在该对话框中包含了页边距、纸张大小、页面方向等设置，它们都是为整个页面排版布局而服务的。页边距（1）执行菜单栏中的【文件】/【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框。（2）在【页边距】命令中，设置或调整【上】、【下】、【左】、【右】选项框中的数值，可设置文字与页面边缘的距离。（3）在【页边