公文写作

公文写作部分第一节公文写作基础知识1.1公文概说知识要点一、公文的含义与特点（一）公文的含义公文是党和国家机关、人民团体、企事业单位和其他法定的社会组织行使职权，处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是治理国家、管理社会的重要工具。（二）文书、公文、文件三者辨析文书是公文、书信、契约的统称，外延最大；公文是公务文书的统称，外延较文书小；文件是具有特定版头的公文，外延小于公文。三者关系如右图。（三）公文的特点1．作者的法定性2．效力的权威性3．功用的现实性4．体式的规范性5．制发的程序性也可概括为：法定性：作者的法定性，公文内容具有法定权威和法定效力有效性：是制发机关的法定地位所赋予的特定现实效用规范性：公文文体、格式的统一标准和要求程序性：收文和发文必须严格遵循处理程序二、公文的作用与分类（一）公文的作用1．领导和指导作用公文的领导作用体现为：上级机关通过制发公文，传达党的路线方针政策，颁布国家的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格执行或予以贯彻。公文的指导作用体现为：上级机关通过制发公文，对本行业、本系统的业务工作提出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况，创造性地贯彻执行。2．规范和约束作用党政机关制定的条例、规定、办法以及根据党的路线、方针和政策制定的法律法规，具有明显的规范和约束作用。3．宣传和教育作用党政机关通过制发公文对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。如带有奖励或批评性的通报、决定等。4．联系和沟通作用党政机关、企事业单位、人民团体等组织通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验。如部分函、报告等。5．依据和凭证作用公文作为处理公务的专门文书，反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收文机关作出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。如决定、通知、指示、批复、报告、意见、文书公文文件2请示和部分函等。（二）公文的分类根据公文分类方法的不同，可将公文分成多种类别，以下介绍两种常见的分类法：1．根据公文的作用分类（1）领导指导性公文：命令（令）、意见、决定、通知、通报、批复、会议纪要（2）呈报性公文：议案、报告、请示、意见（3）商洽性公文：函（4）公布性公文：公告、通告2．根据公文的行文方向分类上行文，是指下级机关向具有领导或指导关系的上级机关报送的公文。下行文，是指上级机关向所属下级机关发送的公文。平行文，是指同级或不相隶属机关为协商或通知有关事项而制发的公文。1.2公文的体式知识要点一、公文的文体（一）公文的表达方式公文的表达方式，就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。在文章的五种基本表达方式（叙述、描写、抒情、议论和说明）中，公文常用的有三种，即叙述、议论和说明。1．叙述叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式，是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。除法规性、指示性公文外，通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。公文中的叙述以叙事为主，采用概叙、顺叙的手段，开门见山地陈述事件的全貌，也可以根据实际需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙、补叙等多种方法。2．议论议论就是议事论理，对客观事物或问题进行分析评述，作出判断或评议，表明观点和态度的一种表达方式。公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据，不是贯通全文的主要方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。无须旁征博引，常用简单的结论性、论断性的语言，论述较客观、冷静，不带或少带感情色彩，常结合叙述、说明使用。议论具有论点、论据和论证三要素。3．说明说明就是用简明扼要的文字，对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物，以治理国家和管理社会为主要目的，说明比较抽象、概括和简要。上述三种表达方式中，以反映情况为主的公文侧重叙述；以阐明道理为主的公文侧重议论；以提高要求为主的公文侧重说明。（二）公文的语体特征1．公文的主题、材料和结构（1）公文的主题确定公文的主题要做到：一是主题正确；二是主题鲜明；三是主题集中；四是主题新颖。3（2）公文的材料公文的材料主要是用来表现主题的事实情况和精神依据。可以是通过深入基层调研得来的直接材料，也可以是查阅文件得来的间接材料。选用材料要注意:一是选用与主题密切相关的材料；二是选用真实的材料；三是选用具有普遍意义、能揭示事物本质的典型材料；四是选用新颖的材料。（3）公文的结构结构也叫谋篇布局，公文的结构由开头、结尾、层次、段落、过渡和照应构成。公文的结构安排总体要求是：一是注意完整性，开头、主体和结尾齐全；二是注意连贯性；三是注意严密性。2．公文的语言特点撰写公文，必须十分注意语言的运用，努力做到准确、简明、庄重、得体和规范。（1）准确准确是公文语言的主要特征和基本要求，行政公文的内容必须用准确的语言来表达。即必须精心选择和反复推敲字、词、句。善于辨析词语，区别词的感情色彩，注意分清褒义词、中性词和贬义词，防止误用或产生歧义。句子必须合乎语法和逻辑。（2）简练简练就是简要、精练，辞约而意丰。（3）庄重庄重就是严肃、郑重，这是由公文的严肃性、法定强制力和行政约束力决定的。（4）得体得体是指公文的语言运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，使收文对象产生与行文目的相一致的心理效应。上行文做到恭而不卑、平行文谦而有度、下行文严而不酷。（三）行政公文的语言运用1．使用规范的书面词语在公文实践中形成的一些概念限定、表意明确的规范性词语。如悉、拟、应、凡、经、希、奉等。用于正文开头表行文目的、缘由和依据的开端词语：为、为了、关于、由于、依照、遵照、兹因、兹由等；用于承接上下文的承启词：为此、据此、因此、现报告如下、现批复如下等。2．遵守语法和修辞规则语法就是用语、造句的方式。语法要求即公文中句子成分齐全、句子成分和词语搭配得当。公文的修辞要求在符合语言规则和公文特点的前提下，选择能产生最佳表达效果的句型，且以实用为目的，一般不用夸张、比拟、含蓄等积极修辞手段，可适当地使用引用、比喻、对偶、排比、借代等积极修辞格。3．正确运用特殊表达方式（1）时空表达应完整。（2）数字表达应准确。二、公文的构成要素及格式（一）公文的构成要素根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般有份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期”18个部分组成。4（二）公文的格式公文分为文头、主文和文尾三个部分。（详见公文格式图）文头包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。1．份号份号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文份号用阿拉伯数码（6～7位）顶格标识于左上角第一行。2.秘密等级秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。《中华人民共和国保密法》将秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。行政机关公文的秘密等级标注于版头右上角第一行，两字之间空1字，并标明保密期限。党的机关公文的秘密等级标注于版头左上角第一行。秘密标志为★，无密不标。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。3．紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急程度一般写在公文首页密级之下。紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急公文很少用红头文件发送，而以电报形式发送居多。4．发文机关标识（版头）发文机关标识有两种形式，一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，如“××省人民政府文件”、“××市商业局文件”。二是发文机关全称或规范化简称后加“文种”组成，如“××省人民政府（批复）”。0000001（3黑）机密★3个月（3黑）特急□□□文件（初宋红）□××××〔2000〕××号（3仿宋）（3宋）签发人：（3楷）李×□×××关于××××工作的报告（小2宋）××××（3仿宋）：××××××××××××××××××××。（3仿宋）□□附件：1．××××（×份）（3仿宋）×××××××二○○○年×月×日□□□□□□（附注：××××××）（3仿宋）主题词（3黑）：××××××××××（小3宋）□抄送：××××××，××××，××××××。（3仿宋）□×××××（3仿宋）2000年×月×日印发（共印×份）（公文格式图）文头部分主文部分文尾部分55．发文字号发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于文件名称下，间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。三个部分的书写顺序不能颠倒，发文年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号扩入，如〔2005〕，序号不编虚位（如001）。例：国发〔2005〕23号，表示国务院在2005年度内发的第23号文。普发性公文，一般在发文机关代字与发文年份之间加上“发”字；非普发性公文，一般在机关代字之后加上“报”、“函”、“字”（内部文件）等标明文件类型或特征的词。6．签发人“签发人”是指批准发出公文的机关领导人。签发人姓名的位置在发文字号同一行，靠右端空一字位置处：写上“签发人：×××”。只有上行文才需注明签发人，签发人只标姓名不标职务。主文是位于红色反线（不含）之下，主题词（不含）之上的各个要素的统称，包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注等。1．标题公文的标题即公文的名称，它由发文机关名称、事由、种类三部分组成。发文机关名称、事由间通常用“关于”，有时也可以用“对”连接。文种是必不可少的，其它两项有时可省略。发文机关名称应当使用全称或规范化简称。标题中除法律、法规和规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。公文标题的四种写法：①完整式公文标题，如“中共中央关于加强和改进思想政治工作的若干意见”。②省略发文机关，如“关于实施《上海市住宅物业管理规定》的若干意见”。③省略事由，如“上海市人民政府令”。④省略发文机关名称和事由，如“通告”、“公告”、“通知”。排列公文标题时要注意以下两点：一是移行排列不要将结构紧密的词语分开排列，二是保持标题的适中、对称和醒目。2．主送机关主送机关，又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。主送机关写在正文之前，标题之下，顶格写，尾加冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号（类间逗号）断开。普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“局直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、报告的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。3．正文正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。正文内容较多时，可以分段写，也可以加分层序码表示各层之间的关系，分层序码的规范顺序依次是“一”、“（一）”、“1”、“（1）”、①。4．附件附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件，视需要而定。6附件必须写所附内容的标题或名称，如果件数较多，应注明顺序和名称。“附件”写在正文之后，发文机关的左前方，空两格，并加冒号。有的公文，附件只发给主送机关或部分抄报、抄送机关，若碰上此类情况，则应在附件后注明。有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的，被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作