72归档文件整理规则

归档文件整理规则•归档文件整理:是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。•以件为单位整理：按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。其基本保管单位是“件”。整理原则•遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系；•正确区别文件的不同价值（保证档案质量的重要因素）；•便于保管和利用（文件整理工作的基本出发点和最终目的）质量要求•修裱:对破损文件•复制:对字迹模糊或易退变的文件•折叠:对超大纸张•去除易锈蚀的金属物归档文件整理工作的方针和步骤•基本方针：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用•步骤（9个）：收集→（件的确定）→装订→分类→排列→编号→编目→装盒→排架一、收集•收集时间：1、平时收集，随办随归（推荐此方法）2、定期收集（1个月或1个季度收集）3、年终集中收集4、补充收集一、收集•收集要求：齐全完整•收集范围：1、立足本单位（做好办公室日常文书处理环节的同时，重视做好本单位业务职能部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；帐外文件的收集）2、注意做好本地区、本单位重大活动、重大事件以及其他机关与本单位主管业务有密切联系的文件材料的收集二、“件”的确定•件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，即单份文件。•确定“件”是归档文件整理工作的基础和关键。•“件”的确定要把握尺度二、件的确定•1、文件的正本与定稿为一件•2、正文与附件为一件•3、收文与文件阅办单为一件•4、原件与复制件为一件•5、转发文与被转发文为一件•6、来文与复文为一件二、件的确定•7、报表、名册、图册按其原来的装订方式，各为一件•8、活页纸会议记录一次会议为一件,订本式的会议记录可以为一件•9、整本的介绍信存根为一件成套的会议材料不能成为一件，分别以件归档三、装订•装订的材料：不锈钢书钉•装订的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；文件阅办单在前，正文在后四、分类两种分类方法：1、年度——机构（问题）——保管期限（适用于年度文件数量较多的单位）2、年度——保管期限（适用于年度文件数量不多的单位）1、按年度分类•“形成年度”而非“针对年度”（按签发日期或者落款日期）•跨年度文件，统一在办结年度归档。•“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。2、按机构（问题）分类•机构分类法与问题分类法不可同时采用。•几个机构共同处理、设置的临时机构两种情况•采用问题分类，主观性较强•要有规律，保持连续性。3、按保管期限分类•划分保管期限应注意的问题：1、注意文件之间的联系；2、考察文件的实际内容；3、研究文件的各种作用；4、考虑文件的长久需要。五、排列•归档文件的排列就是将同一年度、同一类别、同一保管期限内的文件材料按照成文日期先后顺序进行排列。•“事由”原则。事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。•由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限的最后，并在备考表中加以说明。六、编号•归档章一般采用红色印泥加盖1、A4大幅阅办单2、32k小幅阅办单•归档章填写示意（4号铅字盖红色印记，或者黑色的水笔填写）归档章.doc编号:在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数全宗号年度室编件号机构或保管馆编总页数问题期限件号•1、全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。•2、年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○九年表示为“2009”，不能简化为“09”。•3、室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从１开始逐件编号，不同类目不能混合编号。•4、保管期限：归档文件保管期限统一为“永久”、“30年”、“10年标识。•5、机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的，用中文填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的问题可以填写原大类代号。•6、馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。•7、总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。七、编目•编目即编制归档文件目录归档文件目录常见错误.doc•件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注•泰政发［2011］0001号•题名情况.doc归档文件目录封面归档文件目录全宗名称:泰州市教育局年度：2011保管期限：永久机构：办公室八、装盒•不同年度形成的归档文件不得放入同一档案盒（请示与批复、跨年度召开的会议等文件除外）•不同保管期限的归档文件•不同机构（问题）的归档文件•根据文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，最好使用同一尺寸•备考表卷内备考表.doc全宗号C23年度2011保管期限永久机构（问题）办公室（党群类）起止件号室21---33馆-------------盒号九、排架•归档文件整理完毕装盒以后，上架排列方法要与本单位归档文件分类方案保持一致。•年度----机构----保管期限•年度----问题----保管期限•年度----保管期限•谢谢大家！