癫痫项目资料收集和数据录入概要

农村癫痫防治管理项目资料收集和数据录入山东省癫痫项目办公室2015年4月问卷调查填写的质量控制一、省、县、乡编码的问题：各省的编码已经有统一的规定，在每个调查问卷表头均已注明。如1=黑龙江2=河南3=江苏4=宁夏5=山西6=湖南7=山东8=甘肃9=陕西10=四川11=安徽12=云南13=吉林14=河北15=青海16.=广西17=贵州18=湖北。每个省参加项目所有县的编号，应由各省癫痫项目办统一规定。每个项目县所有乡、镇的编号由各县癫痫项目办统一规定，并上报省项目办。问卷调查填写的质量控制二、调查问卷内容的质量问题由经过培训的乡镇医务人员及神经科医师完成筛查、复核及随访工作以及纸质调查问卷的填写。在询问、填写过程中必须认真，必填项目不能出现缺项或漏项。乡镇卫生院项目负责医生应及时对每天完成的调查问卷或随访表进行核查，如果出现信息填写不完整，及时补充完整，以免时间太长不能回忆。在进行初筛问卷调查过程中，一定要注意癫痫患者筛查复查表必须要仔细询问和记录近一年来的发作次数；随访表中除了苯巴比妥外还在服用其他哪种药物，并要记录其他药物的名称和剂量。另外，随访过程中对于一直在发作的患者苯巴比妥的用药剂量应该根据培训手册有所调整。乡镇医务人员每个月要对苯巴比妥、丙戊酸钠入组和随访以及退组和死亡的患者进行汇总统计。要求每个季度向县项目办上报一次。对死亡和退组的病例，要尽最大努力及时问明死亡或退组原因。要求县项目办有专人每个季度定期去现场对调查工作进行质量监督，不定期地抽查问卷质量，及时解决存在的问题。数据录入过程中的质量控制一、乡镇卫生院参加项目人员的职责：A.若乡镇卫生院参与输机工作，则需注意：数据录入前一定先核查纸质问卷。对问卷信息不完整的，首先补充完整后才能录入。输机前一定要参加必要的培训（二级培训），掌握基本的数据库应用技术。苯巴比妥筛查、复查表的录入对象是经神经科医师确诊入组的已有病例编号的患者。那些经神经科医生复查后不符合入组标准的患者，筛查和复查表不需要输机。保证每个月进行一次输机工作。数据录入时，必须保证在EpiData的QES.、CHK.和REC.三个文件完整的情况下进行录入，尤其不能擅自删除数据库文件中的CHK文件。输机时一定要认真、仔细，录入时必须注意需要重点核查字段，避免错误录入或缺项。每个季度上交县项目办的输机数据是累计数据，首先要保证所上交苯巴比妥和丙戊酸钠入组、随访表以及退组和死亡数据库人数与每个季度（3个月）统计汇总的人数一致。数据库上报时要注意剔除重复数据。B.若乡镇卫生院不参与输机工作，则需：每3个月向县项目办上交核查后填写完整的纸质问卷。二、县级癫痫项目办职责：A.若县项目办参与输机工作，则需注意：每3个月收集核查乡镇卫生院上交的纸质问卷。每3个月进行一次输机工作，注意事项同前。收集调查问卷后及时输机，尽快将调查问卷返回乡镇卫生院。每半年向省项目办上交累计输机数据。B.若县项目办不参与输机工作，则需注意：县级癫痫项目办每3个月收集一次各乡镇的输机数据，并进行质控核查要核对乡镇医务人员每个季度上报的苯巴比妥和丙戊酸钠入组和随访人数以及退组和死亡人数是否和上交数据库人数一致。如果不一致，请乡镇医务人员及时核实补充。对上交的数据库进行录入质量核查。如：将EpiData数据导出为Excel电子表，然后按打开excel界面，在“数据”下拉菜单中选择“排序”以需要核查的目的选择字段进行排序。核查时必须保证这些字段录入符合操作手册要求，保证必要的信息完整，该填的项目没有缺项，也没有重复记录的录入。上交省项目办时要剔除重复数据，每次上交的是累计输机数据。各级参与项目部门的职责概括乡镇卫生院1.乡镇医务人员及神经科医师完成筛查、复查及随访和问卷填写工作2.每1个月进行一次输机或每3个月向县项目办上交填写完整的调查问卷3.每1个月统计汇总入组和随访以及退组和死亡的患者县级癫痫项目办1.定期对现场调查工作进行质量监督，不定期地抽查问卷质量2.每3个月收集一次各乡镇的累计输机和统计汇总数据并进行质控核查或者收集各乡镇的调查问卷进行输机。3.每半年上交省项目办累计输机数据省级癫痫项目办1.定期对现场调查工作进行质量监督，不定期地抽查问卷质量2.每半年收集一次各县项目办的累计输机和统计汇总数据并进行质控核查3.每一年上交国家项目办累计输机数据国家癫痫项目办1.定期对现场调查工作进行质量监督，不定期地抽查问卷质量2.每一年收集一次各省的累计输机数据和统计汇总数据并进行质控核查EpiData在数据管理方面的最大优点规则简单录入界面友好直观具有多种常用数据库的输出接口操作容易掌握，适合基层的数据录入工作EpiData使用方法介绍打开数据录入界面录入时注意事项查看与删除记录输入记录保存追加数据记录数据导出录入数据浏览数据核查数据录入采用EpiData软件，三种基本的文件类型：QES(questionnaire)文件:数据库结构文件REC(records)文件:数据文件CHK(checks)文件:核对文件EpiData数据管理的六个阶段:建立数据库结构(QES)生成数据文件(REC)添加质量控制文件(CHK)录入数据建立备忘录文件(NOT)数据导出需要录入的调查表苯巴比妥组：苯巴比妥组筛查复查表苯巴比妥组随访表丙戊酸钠组：丙戊酸钠入组表丙戊酸钠随访表退组表死亡表进入数据录入界面Ⅰ进入数据录入界面Ⅱ进入数据录入界面Ⅲ录入时注意事项Ⅰ数据录入时请不要使用鼠标来移动光标，用“enter”键、数字键盘上的“上、下”键或“tab”键移动光标，以免使核对程序中编制的跳转规定发生矛盾，使录入的数据无效。日期的输入均按年/月/日的格式录入，如1985/06/09.若出生日期中“日”的记录不清楚，则用“01”代替录入，如1985/06/01。录入时注意事项Ⅱ数据表的大部分字段都设置了合法值，如果录入错误值，界面将会出现错误提示。设置的必须录入值，如果相应的字段没有录入，则无法继续下一步录入，界面也会出现警告。部分字段的跳转，文字内容有提示，录入时请仔细核对后准确录入。所有字段的相应值必须录入，不得空项查看与删除记录Ⅰ查看数据记录，录入界面左下角。在数据库文件中，若有录入错误的记录在选择删除时，单击红色的“x”，系统在该记录的下方显示“DEL”字样，这时删除记录是可恢复的。查看与删除记录Ⅱ若要彻底删除录入数据，则必须对REC文件进行清理。在EpiData开始界面，选择菜单“工具-清理REC文件”，选择需要清理的文件，点击OK，会弹出“标记为删除的记录将永久删除的字样”的对话框，点击OK，记录将永久删除，生成一个新的REC文件，原REC文件将以old.rec文件形式存在。输入记录保存每个调查表最后一个字段录入完毕后,按“enter”键出现点击，即可保存所输数据，进入下一条记录。追加数据记录Ⅰ若同时多人录入数据,每个录入数据者需在空白数据库中各自录入，以免录入数据重复。最终录入结束时可合并多人录入结果。追加数据记录Ⅱ追加数据记录Ⅲ追加数据记录Ⅳ追加程序执行完毕后，程序会显示新建的这个合并数据库的简要情况，这些内容同时会被添加到新建的合并数据库的数据录入备忘录文件数据导出Ⅰ数据导出Ⅱ数据导出Ⅲ录入数据浏览Ⅰ录入数据浏览Ⅱ录入数据浏览Ⅲ数据核查Ⅰ数据核查Ⅱ数据核查Ⅲ数据核查EXCEL核查ⅠEXCEL核查Ⅱ数据核查Ⅳ上交数据存在的问题普遍存在的问题上报的苯巴比妥和丙戊酸钠入组例数与上交的数据库例数不吻合。筛查、复查表中存在同一人不同病历编号，或同一人多次重复录入的记录。随访记录表重复记录很多，出现同一人同一随访有多次录入的情况，并且同一人随访记录不连续，没有随访日期。上交数据存在的问题调查表中药物剂量有录入错误（最大剂量和最小剂量与操作手册规定不符），并且随访过程中很多仍然有发作的患者用药剂量从开始到结束都没有调整。苯巴比妥随访表中没有除了苯巴比妥外服用其他药物名称和剂量记录。退组表和死亡表很多没有填写退组原因和死亡原因，是苯巴比妥组还是丙戊酸钠治疗组退组或死亡，录入不明确。调查表中很多县、乡及个人编号不全以及错误录入的情况很多。造成上述问题的可能原因纸质调查问卷填写不符合手册培训要求，填写不完整。输机过程中存在手误。