奇瑞汽车售后服务管理系统操作手册(DOC 31页)

第1页第2页《奇瑞汽车售后服务管理系统》服务站客户端安装使用说明为构筑网上实时信息交流平台，提高工作效率，更好地为全国奇瑞服务站服务，奇瑞汽车公司特委托卓越软件公司开发《奇瑞汽车售后服务管理系统》，进行服务信息实时交流，并与服务站现使用的《奇瑞汽车特约服务站管理系统》配合使用，实现数据共享。现就系统功能、下载安装、操作使用作一介绍。一、系统功能1、该系统的服务站端具有首保索赔单上传、备件订单上传、维修档案上传、备件库存上传、未解决问题上报、索赔结算情况查询、备件订单处理情况查询及到货验收处理、备件标准库(备件目录)查询、积压备件网上调剂、备品部备件库存查询、本地代码库更新、奇瑞公司通知公告查看、培训通知的回复处理、维修案例查询及上报、向奇瑞公司有关人员在线咨询、服务站考评查询、系统自动升级等功能。2、服务站内部业务管理还是使用卓越软件公司的《奇瑞汽车特约服务站管理系统》，凡是与奇瑞公司交流信息时使用《奇瑞汽车售后服务管理系统》。3、使用此系统的电脑必须能上网，且与服务站内部的局域网连通。二、系统下载上网→打开浏览器→输入卓越软件的网址回车→软件下载→找到“奇瑞汽车售后服务管理系统客户端安装程序”，双击→点击“保存”（一般选择保存在桌面即可）→开始下载。三、系统安装点击下载所得安装文件（SIS_SETUP.exe）即开始安装，凡提问处一般取默认值即可，直到安装完毕。安装完毕后，此安装文件（SIS_SETUP.exe）可以删除掉了。如果有多台电脑需要使用本系统，则应在每台电脑上都安装一次此安装程序。本系统只要求安装在局域网中任一台能上网的电脑上，不必要安装在服务器上。如果您的电脑安装有防火墙，应开通211端口。否则系统连不上奇瑞公司的服务器，不能正常启动运行。四、系统启动及设置1、安装成功后桌面上有“奇瑞汽车售后服务管理系统”图标，双击即启动系统，待与服务器连通后出现验证密码窗口，如下图：第3页图1在“服务站号”一栏输入您站的服务站号、选择操作员、输入操作员密码（初始密码为：55555）点击“确认”即进入系统。2、初次使用系统要求设置系统有关参数，出现如下图画面：图2《奇瑞汽车特约服务站管理系统》安装路径：通过右击桌面原“服务站管理系统”→属性→快捷方式→“起始位置”查得，如下图：第4页图3记下上图中“起始位置”框中的字母（D:\CAC），在图2“卓越汽车服务管理系统安装路径”中输入。点击“其他设置”，显示如下图：图4第5页选择有关设置即可。第6页五、操作说明①服务站概况输入点击主菜单中“站务管理”→“服务站及职员信息”，显示下图：图5双击“服务站”(或本站名称)，显示下图：图6核对一下服务站信息是否正确，如有误请改正。完毕后点击“保存”即可。若服务第7页站信息有更改，如电话号码、开户银行、帐号等，请及时更新。说明：按照规定，服务站名称变更需要经过奇瑞汽车批准，变更后名称也由奇瑞汽车公司输入。②服务站员工信息输入点击主菜单中“站务管理”→“服务站及职员信息”，显示图5。点击“新增”，出现输入员工信息画面：图7输入员工信息，再点击“保存”即可。③操作员设置点击主菜单中的“系统”→“操作员管理”，显示下图：第8页图8点击“新增”可以输入新操作员姓名、密码，双击右侧权限区，设置该操作员相应的权限，若所有权限全给予，在权限区右击→全选，输入完毕后再点击“保存”即可。④首保单、索赔单上传及查询：点击主菜单中的“上传单据”，系统自动将你在《奇瑞汽车特约服务站管理系统》中做好的索赔单、首保单导入进来，显示如下图：第9页图9点击“上传”即按照奇瑞公司的规定校验数据的正确性，正确者上传到奇瑞公司的服务器中，错误单据显示错误说明且不作上传，如下图：图10图11你可根据错误说明改正有关错误，改正后再次上传。若要确认一下是否确实上传成功，点击主菜单中的“业务管理”→“索赔单查询”，显示如下图窗口：第10页图12输入日期范围或申请单起止号码，点击“检索”，若能查得有关索赔单，说明确实已成功上传到奇瑞公司的服务器中。图13若要查询有关索赔单的审核情况，双击打开即可。⑤备件订单上传：在《奇瑞汽车服务站管理系统》中做好的订单，请通过《奇瑞汽车售后服务管理系统》上传到奇瑞公司。在《奇瑞汽车售后服务管理系统》中的订单上传功能操作如下：点击主菜单中的“备件管理”→“订单处理”，出现“订单处理”窗口：第11页图14点击“上传订单”显示如下图：图15再点击“导入”，出现选择您在《奇瑞汽车特约服务站管理系统》中做好的备件订单文件的窗口：第12页图16选中您的订单文件，再点击“打开”，系统自动按奇瑞公司的备件标准库核对您订单中的备件，并检查你的帐务余额：图17若正确无误，点击“上传”即将此订单上传到奇瑞公司备件部或你对应的备件中心库。如果需要在线订货，则点“编辑”，可以直接输入材料各项信息，然后再上传。说明：若有一种备件编码错误，则该订单不作上传，应自行改正错误备件号后再上传。若仅显示“中心库没有该材料”，此订单还是能上传的。如果需要跨区订货，先将有关订单上传，然后在主菜单中→“备件业务”→“跨第13页区订货申请”，显示如下图：图18点“新单”，如下图:第14页图19输入“订单号”、“目的中心库”、“申请原因”，然后点“上传”即可。若要查询某份订单的处理状态，在图18窗口中选择订货日期，点击“检索”，则可显示出有关订单的处理状态：图20若该订单“已备料”，双击打开该订单，可查看有关备件的供货情况：图21等备件到货后进行验收处理，点击“验收”，系统默认是“验收数”与“供货数”相等，若发现确有个别备件发生缺少，在“验收数”处输入实际收到数，再点击“保存”系统自动生成一个供货文件，该文件用于在《服务站管理系统》中备件入库时“从订单入库”。若要查询奇瑞汽车的备件目录或备件库存，在图18中点击“查标准库”或“查库第15页存”，输入备件号或备件名称即可，如下图：图22⑥质量信息反馈报告、多发故障反馈报告、用户抱怨质量问题报告等：此类报告操作过程基本上大同小异，在此以“质量信息反馈报告”为例作一介绍。点击主菜单中的“质量管理”→“质量信息反馈报告”，显示如下图：图23若要新建一份报告，点击“新单”，显示下图：第16页图24输入有关内容，如果该报告需要附上照片，点击“显示/隐藏图片”，显示下图：图25在左上角第一块框中右击，显示一菜单如下：图26第17页再点击“选择图片”，选中您的图片即可，如有多张图片，在第二个框中进行同样操作即可。最多可以带3张图片。全部内容输入完毕，图片附上后，点击“上传”即可将此报告单上传到奇瑞公司的服务器中。如果上传时因网络原因上传不了，或因故离开而报告单未输入完毕，则可点击图21上的“暂存”按钮，将此单暂存在本地文件中。事后再来编辑需要重新拷入暂存在本地文件中的报告单，点击图21中的“载入”即可。若您要查看奇瑞公司对有关报告单的批复情况，在图20中选择报告上报的日期，再点击“检索”，找到您已上传的报告，双击打开报告即可查看批复内容。⑦保养、索赔结算处理新系统正式使用后有关保养、索赔费用结算流程将作如下改进：一、服务部审核结算后，服务站可通过新系统查询结算情况；二、服务站通过新系统中的“结算处理”打印有关结算清单，开具增值税发票，将发票号码、开票人、开票日期输入新系统中，将结算清单、发票一起寄至奇瑞公司；三、奇瑞公司收到后，进行相应的确认、转款处理；四、服务站可自行查询有关转款情况。结算处理操作如下：一、点击主菜单中的“结算处理”，显示近几次结算情况，如下图：图27二、点击“检索”可查出某段时间的结算记录情况；三、点击“打开”，显示该次结算的具体情况，如下图：第18页图28四、输入发票号码、开票人、开票日期，再点击“保存”上传到奇瑞公司；五、再点击“打印”，可打印出有关索赔支付清单、结算清单；六、将有关清单加盖财务专用章后与发票一起寄到奇瑞公司售后服务部。第19页第20页图29图30图31第21页⑧通知公告的浏览：点击主菜单中的“通知公告”，即可看到近期奇瑞公司发到您站的有关通知公告清单：图32双击即可下载通知文件正文。一般是WORD或Excel文档，也可能是一个压缩文件包，自行解压阅读即可。⑨向奇瑞汽车公司有关人员发消息：若您有事需要与奇瑞汽车公司有关人员联系，点击主菜单中的“发送消息”，显示如下图：第22页图33点击“新建”，出现新建消息的画面：第23页图34选择“接收部门”、“接收人”，输入您的内容，再点击“发送”即可将消息发送到有关人员，对方电脑上即显示出您的消息。待其回复后您可打开此消息查看回复内容。⑩培训通知的回复处理：点击主菜单中的“培训管理”→“培训通知”，显示如下图：第24页图35如果奇瑞公司通知您站参加有关培训，则显示如上图，点击“打开”显示如下图：第25页图36点击“下载”可以下载此通知附带的附件，一般附件文档中的更详细的说明。右击“回执函”下的姓名一栏，显示一个小菜单：图37点击“增加”，显示下图：第26页图38双击将参加培训的员工选中即可。如有多人参加此培训，再进行“增加”处理。全部处理完毕后点击“上传”将回执信息传到奇瑞公司。服务站员工受训后的成绩也可通过本系统查得。⑾故障案例查询及上报：若要查询奇瑞公司公布的车辆维修案例，点击“质量管理”→“故障案例查询”，如图：第27页图39系统即显示出现有的维修案例，双击可查看有关案例的详细内容。若您有新的案例要上报，即击“新单”，出现案例输入画面，输入有关内容，再点击“上传”即可。待奇瑞汽车公司审核后，您的案例便予公布，其他服务站的人员也可查阅了。⑿积压备件网上调剂：若您站有部分过时备件消化不掉，或需要一种老型号的备件而备件部订货订不到，可考虑在奇瑞汽车服务站间进行网上调剂。具体操作如下：1、点击“备件业务”→“积压备件调剂”，显示如下图：第28页图40您可以输入备件号或备件名称查询您需要的备件，找到后查看右边的联系人、联系电话即可与有关服务站联系。2、若有积压件上传，点击“上传备件”，显示如下图：图41输入“积压天数”，点击“导入”，即将您的“呆滞备件”导入进来，对于某些不想上传第29页的备件，您可以按“Del”键删除。再点击“上传”即将这些备件上传到服务器，其他服务站人员便可查阅。说明：按奇瑞公司规定，每家服务站最多可上传40种备件，第二次上传时原备件予以清除。⒀系统升级本系统具有自动升级功能，在登录到系统后，系统会自动检测是否有新版本，如果有，则会弹出如下图提示：图42点击“是”即开始下载更新文件，此时您应退出系统，等下载完毕，重新进入系统即升级完毕。⒁更新本地代码随着奇瑞公司新代码的更新，服务站应相应地更新本地的代码库，以与奇瑞公司保持一致。操作如下：主菜单--系统—更新代码库，显示如下图：图43若有全部更新，则所有选项都选中，点击“确认”即可。六、咨询电话奇瑞公司服务部：0553-5840796奇瑞公司备件部：0553-5846578卓越软件公司：0575-8064518806429880635198323628卓越软件网址：卓越软件邮箱：[e-mail]第30页功能清单一、服务站基础信息1、服务站基本情况2、服务站员工信息二、索赔及质量管理1、索赔、首保数据上传2、外出救援报告3、用户抱怨质量问题报告4、召回车辆/服务活动车辆处理5、脱保车辆上报，《保养手册》补发申请6、投诉处理情况上报7、未解决问题上报(危机客户报告)8、索赔结算情况查询、索赔首保结算单打印三、备件管理1、备件订单上传，支持在线订货，缺货补发2、订货信息（供货情况、发运情况）查询，到货验收3、备件跨区订货申请4、备件标准库（备件目录）信息查询5、备件部（中心库）库存查询6、备件退货7、积压备件网上调剂（服务站之间）8、帐务查询（帐面余额、往来帐）9、服务站备件库存上传四、通知公告查阅1、奇瑞公司通过本系统下发通知、公告2、服务站通过本系统查阅有关通知、公告3、有新通知公告时系统自动有提示五、培训通知回执处理第31页