第7章 报表制作(1)

1Access2003数据库技术与应用广东商学院信息学院2第7章报表制作报表是Access的对象之一，是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。因为用户控制了报表上每个控件的大小和外观，所以可以按照需要的方式显示信息以便查看信息，而数据表不经加工成报表，很难做到这一点。在报表设计中，还可以实现一些计算，比如分组、数据计算、汇总等，这使得报表在数据库系统应用中非常实用。37.1报表的基础知识报表是按指定格式输出数据的对象，数据源是表、查询或SQL语句。报表主要于数据库中数据的打印，没有输入数据的功能。报表是容器对象，包含数据源和其他对象，在报表中的对象称为报表控件。Access系统设计的报表对象可以直接提供各种类型的报表，用户只要掌握创建各类报表的方法，添加相关控件，利用报表的结构以及使用一些计算函数，便可设计出实用、理想的报表。47.1.1报表的类型报表有4种类型，分别是：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。1.纵栏式报表纵栏式报表也称为窗体报表，以垂直方式显示记录，在报表的主体节区内显示数据表的字段名与字段内容。57.1.1报表的类型2.表格式报表表格式报表的格式类似于数据表的格式，以行、列形式显示记录，一页可以显示多条记录。字段名（列标题）不在主体节区域，而是在页面页眉节中。分组字段在表格式报表中设置。67.1.1报表的类型3.图表报表图表报表用图表方式显示数据，直观地显示数据之间的关系。4.标签报表标签报表是特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中可以显示许多标签。77.1.2报表的结构一个完整的报表对象包含7个节：报表页眉节、页面页眉节、组页眉节、主体节、组页脚节、页面页脚节、报表页脚节。默认情况下，设计视图窗口中只显示页面页眉节、主体节、页面页脚节。在“视图”菜单的“排序与分组”中设置，可以显示组页眉节和组页脚节。87.1.2报表的结构默认设置报表结构增加报表页眉/页脚报表完整结构97.1.2报表的结构1.报表页眉节在报表的顶部，仅输出在报表的第一页上，一般用来设计报表的标题。2.页面页眉节内容输出在报表的每一页的顶部，一般用来设计数据表中的列标题，即字段名。3.主体节是输出数据的主要区域，一般用来设计每行输出数据表的字段内容。107.1.2报表的结构4.组页眉节是输出分组的有关信息，一般用来设计分组的标题或提示信息。5.组页脚节也是输出分组的有关信息，一般常用来设计每组需要输出的信息，如分组的一些小计、平均值等。117.1.2报表的结构6.页面页脚节用来输出报表的每一页信息，如页号、按页的计算等。7.报表页脚节在报表的底部，仅输出在报表的最后一页上。常用来设计报表的生成时间、累积运算等内容。127.1.3报表的视图方式报表有3种视图方式：设计视图、打印预览与版面预览，其中后两种视图方式只能二选一，没有区别。选择视图方式的操作有以下几种：（1）在“报表”对象下，使用鼠标指向某个报表名右击，从快捷菜单中选择。（2）编辑一个报表时，使用Access“视图”菜单下的命令实现。（3）使用数据库的工具栏。137.2创建与维护报表前面介绍了关于报表的基础知识，本节介绍如何创建各类报表，创建报表的方法包括：1.使用“自动创建报表”创建报表；2.使用各类向导创建报表；3.在设计视图中自行创建报表。147.2.1使用“自动创建报表”创建报表使用“自动创建报表”可以选择记录源和纵栏式版面或表格式版面，“自动创建报表”将使用记录源中的所有字段，并应用最近使用“自动创建报表”时所使用的格式。但是，使用“自动创建报表”方法创建的报表，格式并不太理想，这时就可以使用“报表向导”或使用“设计视图”创建报表的方式来解决。157.2.2使用各类向导创建报表1.使用“报表向导”创建报表例7.3：使用“报表向导”创建学生信息表的报表。167.2.2使用各类向导创建报表2.使用“图表向导”创建报表例7.4：使用“图表向导”创建学生信息表的班级与政治面貌的图表报表。177.2.2使用各类向导创建报表3.使用“标签向导”创建报表例7.5：使用“标签向导”创建以学生信息表为数据源的姓名与班级的标签式报表。187.2.3在设计视图中自行创建报表例7.6：使用“设计视图”创建以学生信息表为数据源的学生基本信息报表。主要操作步骤：（1）选择数据源表并进入设计视图；（2）使用鼠标指向“字段列表”中需要选择的字段，拖到设计视图的主体节；（3）将字段标签和字段内容进行分离，并重新安排位置，将字段标签“剪贴”并“粘贴”到页面页眉节。（4）调整布局。197.2.3在设计视图中自行创建报表2021