A01公文管理标准

公文管理标准编号：SXKXR-GW-03-01-20141.目的规范公司内部公文和外来文件的管理，提高公文和外来文件办理水平。2.适用范围本标准适用于本公司内部公文及外来文件的管理。3.职责3.1对口管理部门负责公司相关行政性公文的起草、填写《发文卡》、提请审核及审批。3.2办公室负责行政性公文的印制、发放、保存和外来文件的传递、归档。3.3各部门负责本部门工作便函的编制、发放和保存。4.流程图4.1公司行政性公文管理流程图（见附件1）。4.2公司安委会文件管理流程图（见附件2）。4.3部门便函管理流程图（见附件3）。4.4外来文件管理流程图（见附件4）。5.要求5.1公文分类5.1.1内部公文分为行政性公文、安委会文件、各部门便函。5.1.2外来文件分为政府部门来文、各股东单位来文、重要信函及传真等。5.2行政性公文管理5.2.1编制、发放、存档5.2.1.1对口管理部门负责公文编制，并对公文内容进行认真审核，确保公文格式正确、语法无误、无错别字。5.2.1.2对口管理部门编制完成后，按《发文卡》要求填写标题，经本单位负责人审核签字,分管副总审核签字,相关副总审核会签,该部门根据审核意见修改后，总经理签发，审批必须严格按照《发文卡》要求程序进行，不能缺项审批。5.2.1.3办公室文秘员根据《发文卡》要求填写主题词、主送机关、抄报机关、抄送机关、印制份数，有附件的填写附件名称，填写秘密等级和期限，文秘科员负责按GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》(见附件5)要求编写文号。5.2.1.4文秘员根据总经理审批后的文稿、《发文卡》要求及GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》要求格式（见附件5）进行排版、印刷、装订后交文秘科员加盖公章。5.2.1.5文秘员把发放文件的相关信息登记入《内部发文登记簿》及《文件发放登记表》后按要求发放给相关部门负责人。接收部门负责人应在《文件发放登记表》上签字，接收部门负责人不在时，由其职务代理人代签。5.2.1.6行政性公文原件由文秘员留存一份至档案室保存。5.3安委会文件管理5.3.1编制、发放、存档5.3.1.1安委会文件由安委会办公室负责编制，并对文件内容进行认真审核，确保文件格式正确、语法无误、无错别字。5.3.1.2文件初稿编制完成后，安委会办公室文件管理人员按《发文卡》要求填写标题，经安委会负责人核稿签字、副总签发，审批必须严格按照《发文卡》要求程序进行，不能缺项审批。5.3.1.3安委会办公室文件管理人员根据《发文卡》要求填写主题词、主送部门、抄报部门、抄送部门，登记印制份数，有附件的填写附件名称，填写秘密等级和期限，安委会办公室负责核对，安委会办公室文件管理人员按GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》(见附件5)要求编写文号。5.3.1.4文秘员根据安委会负责人审批后的文稿、《发文卡》和GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》要求格式（见附件5）进行排版、印刷、装订后交由安委会办公室文件管理人员加盖公章。5.3.1.5安委会办公室把需发放文件相关信息登记入《内部发文登记簿》及《文件发放登记表》后按要求发放给相关部门负责人。5.3.1.6接收部门负责人应在《文件发放登记表》上签字，接收部门负责人不在时，由其职务代理人代签。5.3.1.7安委会文件由安委会办公室文件管理人员传递至办公室由文秘员留存一份至档案室。5.4部室便函管理5.4.1编制、发放、存档5.4.1.1部门便函由本部门人员负责起草，并对文件内容进行认真审核，确保文件格式正确、语法无误、无错别字。5.4.1.2文件初稿编制完成后，起草部门文件管理人员按《发文卡》要求填写标题，依次经本部门负责人核稿签字、副总签字，审批必须严格按照《发文卡》要求程序进行，不能缺项审批。5.4.1.3部门文件管理人员根据《发文卡》要求填写印刷份数，有附件的填写附件名称，本部门文件管理人员负责核对和编写文号。5.4.1.4文秘室负责根据部门主管领导审批后的文稿进行印刷、排版、装订后，交由该部室文件管理人员加盖本部室印章。5.4.1.5部门便函发放由本部室文件管理人员登记填写《内部发文登记簿》及《文件发放登记表》后按要求发放给相关部门负责人。5.4.1.6接收部门负责人在《文件发放登记表》上签字，接收部门负责人不在时，由其职务代理人代签。5.4.1.7部门便函原件由部室文件管理人员传递至本部门和办公室，由文秘员留存一份档案室。5.5外来文件管理5.5.1办公室文秘员在接到外来文件、重要信函和传真时，须在《外部来文登记簿》上进行登记，并认真填写《阅文卡》，由办公室主任签署批分意见，总经理或相关副总阅批后，由办公室文秘员交相关部门办理，所有程序须在8小时内办理完毕，办公室文秘员应在总经理批示时间范围内及时向总经理或有关领导汇报落实情况，《阅文卡》随文件一并由文秘员归档。5.5.2办公室文秘员接收的其他一般性外来文件应在当天准确递交给相关部门或个人。5.6工作联络单管理5.6.1适用范围5.6.1.1公司内各部门在日常工作遇到需其他单位协调配合或需要请示相关领导解决事项时使用工作联络单。5.6.2填写要求5.6.2.1提出部门应在《工作联络单》上填写的内容有：提出部门、传递日期、内容提要、附件（内容较多时，可作为附件附在《工作联络单》后，注明附件数量）、提出单位负责人签字、需要回复截止时间（即需要领导批示的最终截止时间）责任部门负责人、传递人、接收人签字。5.6.2.2《工作联络单》在传递时，由提出部门填写《工作联络单使用登记簿》（公司统一格式，每个部门一份），工作落实后，提出部门将审批原件存档，并注明存档时间，复印件交责任单位和相关领导。经总经理审批的《工作联络单》，由办公室文秘员填写《工作联络单使用登记簿》，审批原件由文秘员存档，注明存档时间，相关单位存复印件。5.6.3流动程序5.6.3.1部门之间传递信息时，属于同一领导分管的，经分管领导批示后，直接送达责任部门落实；不属于同一领导分管的，分别由各自分管领导批示后，送达责任部门落实。5.6.3.2如本部门有关系到公司生产、经营、管理等重大事项，需要向领导请示后在全公司部署实施的，必须经分管领导和总经理批示后，由相关责任部门负责落实。5.7凡涉及跨部门工作检查、奖惩兑现的文件，不得以便函形式下发，必须下发行政性公文。检查及处罚结果，检查部门必须通过0A、公告等形式及时在全公司通报。6.相关文件6.1GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》7.相关记录7.1发文卡7.2内部发文登记簿7.3文件发放登记表7.4外部来文登记簿7.5阅文卡7.6工作联络单7.7工作联络单使用登记簿附件1公司行政性公文管理流程权责单位作业流程相关记录对口管理部门对口管理部门办公室对口部门主管总经理办公室文秘办公室办公室档案室各部门发文卡发文卡内部发文登记簿文件发放登记表文件制作文件发放填写发文卡编制审批归档附件2公司安委会文件管理流程权责单位作业流程相关记录安委会办公室安委会办公室安委会主管办公室安委会办公室档案室办公室发文卡发文卡内部发文登记簿文件发放登记表文件发放文件制作填写发文卡编制审批归档附件3部门便函管理流程权责单位作业流程相关记录承办部门承办部门承办部门主管主管领导总经理文秘室承办部门各部门档案室发文卡发文卡发文卡发文卡内部发文登记簿文件发放登记表填写发文卡编制审核归档会签文件制作审批文件发放附件4外来文件管理流程权责单位作业流程相关记录办公室文秘员办公室文秘员办公室文秘员办公室负责人总经理相关责任单位相关责任人办公室文秘员办公室文秘员外部来文登记簿阅文卡阅文卡阅文卡阅文卡外部来文登记簿批示批分登记文件接收填写阅文卡办理填写办理结果结果表明归档附件5GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》国家标准国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布了GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》国家标准（简称99新国标），并于2000年1月1日开始实施。新标准将公文要素分为眉首、主体、版记三部分。眉首置于公文首页红色反线以上的各要素，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、公文机关标识、发文字号、签发人等。1、发文机关标识应当写全称或者规范化简称；后加“文件”组成。联合行文，主办机关应当排列在前，如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。2、发文字号，包括机关代字、年份、序号，一般在发文机关名称下方居中标明，其中：a)联合行文，只标明主办机关发文字号。b)公司机关发文字号由公司办公室确定，其他部门不得擅自更改。c）发文字号用3号仿宋体；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”标入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。3、上报的公文使用上行文格式，下发的公文使用下行文格式。应注意：a)平行文或下行文，发文机关标识应自上页边起留出天头62mm距离。上行文发文机关标识距上页边天头为117mm。b)发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识以高22mm×宽15mm为高限。c）上报的公文（上行文）需标识签发人姓名，平行排列发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。主体置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。含公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等要素。1公文标题应当：a)准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文事由和公文种类。b)特制的公文专用纸的版头上已印有发文机关名称，公文标题可省略发文机关。c）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。d）转发的公文标题过长时，在概括公文原意突出主题的前提下，可适当缩减原标题字数。e）标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列，回行时做到词意完整排列对称，间距恰当。2主送机关一项是指公文的主要受理机关，应当：a)使用全称或者规范化简称、统称。b)主送机关一般应标注在公文标题之后、正文之前。c）上行文，一般只标注一个主送机关，如需同时报其他上级机关，应当用抄送形式。d）下行文不受一个主送机关的限制，可以根据需要标注多个主送机关。左侧顶格用3号仿宋字体标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。e）如主送机关名称过多而不能显示正文时，可将主送机关名称移至版记中抄送处标识。3公文如有附件，应当：a)在正文之后下空1行、成文时间之前左空2字用3号仿宋体注明附件顺序好名称。“附件”，后标全角冒号和名称，如有序号用阿拉伯数字（如“附件”：1、×××），附件名称不加标点符号。b)附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标序号。如附件不能随文分发时，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。c）如遇正文和成文时间不能同处一页时的情况，要调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的标注方法解决。转发、印发、发布的文件，应当视作附件处理。4印章是公文生效的标志。加盖印章应注意：a)公文除“会议纪要”外，都应当加盖印章。印章的图案和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。b)联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开。左右各空7字，主办机关印章在前，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当加盖3个以上印章时，为防止出现空白章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖顺序排列相应位置，每排最多排3个，两端不超出版心，最后一排余一个或两个印章时，要居中排布，在最后一个印章之下右空2字标识成文日期。c）用印位置应当上不压正文、下压成文时间。5公文成文时间：a)以机关领导人签发的日期为准；b)联合行文，以最后一个签发机关领导人的签发日期为准；c）印发时间，以文件印制的日期为准。6、公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。版记之间空1字。版记置于主题词以下的各要素统称版记，主要含主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、版记中的反线、版记的位置等