公司制度文件格式的规定

北京中农可信生化科技发展有限公司行政人力资源部管理文件：KX-XR-001第1页共6页公司标准行文规定一、目的为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。二、范围本规定适用于公司对内、对外公文的管理。三、职责1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。四、发文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；北京中农可信生化科技发展有限公司行政人力资源部管理文件：KX-XR-001第2页共6页11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；五、发文格式1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；4、文本中所有的符号、数字、英文均选用TimesNewRoman体；5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“北京中农可信生化科技发展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“北京中农可信生化科技发展有限公司”；页脚同对内行文；6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；六、行文要素要求1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级；普通指在工作当中随时让员工可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：可信[20XX]XX号（字体：宋体；字号：5号，其他符号：用TimesNewRoman体，5号）各部门频布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；北京中农可信生化科技发展有限公司行政人力资源部管理文件：KX-XR-001第3页共6页2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。七、发文管理1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。↓保管2、文件编制、审核、批准流程：制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人力资源部发布；通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人力资源部发放；会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人力资源部存。3、公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人力资源部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁；八、其他注意事项1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；2、公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。附1部门文件格式：1、销售管理文件：KX-XS-0012、客服管理文件：KX-KF-0013、技术管理文件：KX-JS-0014、物流管理文件：KX-WL-0015、财务管理文件：KX-CW-0016、行政人力资源管理文件：KX-XR-0017、电子商务管理文件：KX-DS-001附2行文流转表格：1、发文登记表2、收文登记表3、文件签阅表北京中农可信生化科技发展有限公司行政人力资源部管理文件：KX-XR-001第4页共6页4、文件销毁审批表5、文件格式发文登记表序号发文日期文件名称文件编号份数签收部门签收人签收日期备注收文登记表序号收文日期发文部门/号文件名称份数接收人备注文件签阅表文件名称文件类型文件份数来文部门来文时间收文时间传阅签名时间意见传阅签名时间意见传阅签名时间意见文件销毁审批表序号文件编号文件名称销毁时间销毁原因/份数批准人销毁人备注文件格式：关于××××的请示/报告正文妥否，请批示。年月日主送：抄送：北京中农可信生化科技发展有限公司行政人力资源部管理文件：KX-XR-001第5页共6页北京中农可信公司文件****字【２０**】**号密级：签发：关于*****的通知/决定正文公司年月日主题词：抄送：会议纪要会议时间：年月日会议地点：会议主持：会议记录：与会人员：会议主题：内容简要：会议主持人签字：北京中农可信生化科技发展有限公司行政人力资源部管理文件：KX-XR-001第6页共6页北京中农可信生化科技有限公司****字【２０**】**号密级：签发：制度标题正文公司年月日主题词：主送部门：抄送部门：发文部门：校对：印发份数：