【企业管理】管理的角色认识和技巧

管理的角色认识与管理技巧一、管理阶层及各阶层的主要功能管理的阶层管理的功能管理的角色认识与管理技巧管理的功能管理的功能大致分五大类：计划（PLANNING）组织（ORGANIZING）人事（STAFFING）领导（LEADING）控制（CONTROL）管理的角色认识与管理技巧1、计划（PLANNING）计划是预先思考，从而制订周祥的计划、策略、方案、程序及目标等，以期达到机构的目标。计划工作的内容包括：确定工作方针、拟定实施方案决定工作的方法改善工作的编排及方法其它管理的角色认识与管理技巧2、组织（ORGANIZING）组织是指管理人员建立适当系统，协调机构内部人力和物力的资源，促进工作效率，达到预定的目标。如：设定职责、建立组织、适当授权分配员工工作范围和任务资源的配置与利用与其它部门的合作等管理的角色认识与管理技巧3、人事（STAFFING）人事是指挑选员工、了解员工、与员工沟通、激励员工并与员工共同工作。如：挑选员工训练员工等管理的角色认识与管理技巧4、领导（LEADING）管理工作必须发挥领导下属的职能。管理是通过它人来完成任务。管理人不能单独处理所有事务，必须协助员工去完成工作。指挥和影响下属不仅是发号施令，还要训练及激励。带领员工为公司的利益工作评价员工表现维持纪律处理员工怨言管理的角色认识与管理技巧5、控制（CONTROLLING）控制是检查工作进度是否按照事先拟定的计划及指示去实行。如发现有偏差，应立即采取适当的修正措施，确保机构迈向目标。如：达成预定目标的监督控制成本向上司反映工作上的困难纠正错误，衡量工作成绩等管理的角色认识与管理技巧管理阶层管理阶层可以分为三类：高级管理、中级管理和低级管理（即督导人员）所有的管理层都需执行上述五项功能，而高层管理者和低级管理者的区别在于执行功能的方法和目的不同，同时各功能的比重亦有分别。高层管理者着重计划和控制，中层管理者着重计划、领导和控制。低层管理人员花最多时间于领导、激励及控制。管理的角色认识与管理技巧二、管理者的责任对上司的责任对下属的责任对其它部门的责任管理的角色认识与管理技巧1、对上司有责任忠诚合作服从命令执行任务控制成本及品质策划工作推行方法和程序随时可承担较重的责任训练下属使之能随时能做你做的工作准备工作报告及进度提出改善工作之意见帮助减轻上司之工作负担确实承担起自己的职责反映下属的问题管理的角色认识与管理技巧2、对下属的责任重视下属之感受代表下属对公司之交代或支持代表公司向下属解释公司的政策以身作责赏罚分明给下属尽展所长的机会公正培养其对人对事的信心鼓励下属提供意见给予责任，赋予权力给予适当及足够的指导给予完善工作环境及记分时间协助下属完成工作给予提升机会保持良好士气对其工作给予适当评价管理的角色认识与管理技巧3、对其它部门的责任忠诚合作交换意见尊重对方支持勿厚此薄彼重视对方，使其在下属面前有信心公正保持良好关系管理的角色认识与管理技巧三、管理者的管理对象管理者的工作有二：一是“工作”本身；二是协助他去完成某项工作的“人。管理的角色认识与管理技巧1、工作方面机构的组织机构的制度和政策工作的策划人力的分配成本的控制品质的管制生产的过程文件的处理各类报告安全措施办公设施、文具等的管制授权各与部门的关系管理的角色认识与管理技巧2、人的方面认识每一个直接下属关心每一个下属尽量发挥他们的长处了解他们的个性给予适当及适度的称赞使他们对公司有归属感下属说话时要听提高士气给予下属适当的指导和训练在可能的范围内，给下属解决困难要求下属的工作标准要一致使他们觉得工作有挑战性给予下属一份成就、存在和安全的感觉使他们对工作满意，从而敬业乐业管理的角色认识与管理技巧四、管理者的权力管理者的权力管理者的权力来源管理的角色认识与管理技巧1、管理者的权力管理者的权力主要有：奖励权、惩罚权、检查权、人事权、批评权、裁判权、管理权、财务支配权、考核权、评价权、指挥权等，权力的大小、种类、多少根据其职务的高低、责任的大小而定。管理的角色认识与管理技巧2、管理者的权力来源权力可分为正式或非正式两类，正式的权力来自职位或上司授予，非正式的权力是靠个人的知识、修养等经长期累积而获得。从其来源上分为5类：奖励权：正式权力，指管理人员可以影响员工的报酬，例如加薪幅度、晋升机会、归属感等，员工明白管理人员可以给予以上报酬，所以基于利害关系，认同管理人员为领导者。惩罚权：正式权力，指管理人员有权力惩罚下属，如给予恶劣的绩效评估、分配困难的工作等，这种压迫力量很多时候比报酬力量更强大。管理的角色认识与管理技巧法定权：正式权力，来自个人在组织中担任职务所拥有的权威，亦即是该职位所赋予的权力，任何人当上主管以后都可以行驶主管的权力。认同权：非正式权力，员工会观察管理人员的表现，假如员工认为其上司能胜任工作，处理公正等，便会接受这个管理人员为典范，甚至模仿他。这时候，管理人员便拥有认同权。专长权：非正式权力，假如管理人员对日常操作纯熟，又很有知识，则员工会非常尊重这种知识，愿意接受管理人员在职务上的指引。管理的角色认识与管理技巧奖励权惩罚权专长权法定权认同权管理者管理人员的权力来源管理的角色认识与管理技巧五、管理人员应学之技术总的来说，管理人才应具有下列四种技术，以便顺利完成其任务。作业技术管理技术理念技术人际技术管理的角色认识与管理技巧作业技术是指对某一特定项目工作的了解、操作及熟练程度。管理技术管理人员应精通管理功能：计划、组织、人事、领导、控制。人际技术人际技术革新是指人际关系。人际关系是个人最大的成功资源。一个高明的管理者，他不光会运用部属，更懂得运用同僚及其上司。管理的角色认识与管理技巧理念技术高中层管理人员的理念能力比较重要，他们需要利用理念能力将外来因素应用到企业内。低层管理人员也需要有理念能力，以便将自己的部门融入到企业的大方向之中。企业的经营理念是企业文化的基本内容。企业文化是企业在长期生产经营过程中形成的价值观、经营思想、群体意识和行为规范的综合，说通俗一点企业文化就是“我们这儿办事的方式”。没有文化的企业是绝无竞争力的。如麦当劳的经营理念：走遍世界，味道相同。低层中层高层理念技术人际技术管理技术作业技术技术重要度阶层：很重要：重要：不重要各层管理人员所需各类技术的比重管理的角色认识与管理技巧六、管理技巧时间管理的技巧会议管理技巧报告的技巧领导方式的选择权力运用技巧沟通技巧激励技巧绩效考核技巧管理的角色认识与管理技巧1、时间的管理技巧导致时间浪费的因素：外在因素：电话干扰会议访客解决问题有资料不齐全过多文件往来沟通欠佳缺乏政策及处理事务的能力欠缺能干的干部太多繁文缛节突发事件管理的角色认识与管理技巧内在因素：拖延事事亲力亲为目标不明确权责不清楚授权不当未有订立事情的优先次序缺乏危险处理方法，扮演救火队员仓促不周详的决策欠妥的进度缺乏自律在同一时间想太多缺乏有关技能部属培训不足不敢说“不”完美主义管理的角色认识与管理技巧缺乏组织用人不当缺乏控制虚耗时间缺乏计划时间失控时间失控原因图解管理的角色认识与管理技巧善用时间的要决：工作事先有计划养成记录的习惯确定优先处理的次序适当授权，减轻自己工作量多用电话，少用书面通知简化工作程序减少不必要的会议避免电话干扰合理处理访客拜访学会婉拒-----学会说“不”的技巧改变拖延的习惯管理的角色认识与管理技巧2、会议管理技巧会议要素：开会时间开会地点与会人员会议议题会议议程会议决议会前通知：明确会议目的拟订会议议题须事先呈报的项目，预先与上司商量有准备的发言，最好事先交换意见，对发言内容的倾向最好有所了解确定参加会议人员、时间、地点确定主持人与记录人确定会议议程必要的资料的制作、分发会场布置管理的角色认识与管理技巧会议通知：根据会前准备拟定会议通知会议通知包括：会议名称议题时间地点参加人需带资料会议主持：宣布会议开始，要明确、准时主持人提出议题与会者发现问题主持人下结论记录人对结论性发言做重点记录。暂时不做结论也是结论之一在所有议题讨论完毕后，或主持人认为必要时，宣布会议结束管理的角色认识与管理技巧与会者的责任积极提出自己意见，不做一声不吭的“听众”发言资料应事先准备、与议题有关、直截了当控制时间一次发言不超过5分钟，提出总问题也要能得出做法，发言内容应尽可能有数据佐证,发言时不可攻击或批评他人。联系别人的意见假如赞成某提议，可以利用数据或例子支持。如果反对某建议，则应该避免直接批评，宜采用温和的方式反对，提出其他要考虑的因素管理的角色认识与管理技巧会议主持人须知应提前到会场清楚会议的目的、议题议程及参加会议的人员引导与会者围绕会议议题热烈讨论保持良好的会风注意聆听并观察发言者的表情、神态、手势和声调等，判断说话者真正含义在整体讨论未达到结论时，主持人不要提出最终看法，对他人的提问，可用转问法对于必须表决的问题，可以付之表决，但避免凡事用表决，尤其在企业内处理不当，易造成人际隔阂不要争论不休，凡主持人判断会上不能得出结果时，要及时做出会后再议的结论及时制止扰乱会议的任何情况对每项议题充分讨论后，要做出决定，并付诸实施，不要把会议变成座谈会会议结束前，应复述会议目的，作出总结适时宣布散会管理的角色认识与管理技巧协助主持人完成议程尊重主持人的主持地位，并接受裁量。协助主持人完成议程。例如减少其他人的无理争论，尽快达成结论。注意会场纪律会议中不可随意走动；会议中有急事需离会场，须征得主持人同意；会议场所不准吸烟；严守时间。管理的角色认识与管理技巧会议纪要由记录人整理会议纪要会议纪要只记决议，不记讨论过程，个别重要语句可记入会议决议一定要有执行人和完成时间会议纪要整理后要由会议主持人签发如果是连续性会议，会议上要总结上次会议决议的执行情况，并记入会议纪要管理的角色认识与管理技巧报告的技巧报告首先从结论开始报告对象最想知道的是结论或结果，所以首先要说的是结论，然后再叙述经过或理由以事实为依据，抓住要领，简明扼要前言过长，语言分散，不知所云，对方一定会感到心里烦躁，所以一定要理清条理。尽可能只报告客观事实，加入自己的意见和推测时，注意要先说明“我的意见是……”，然后再进行叙述，灵活应用5W2H会取得很好效果。管理的角色认识与管理技巧口头报告的注意点根据报告的内容、情况，预先考虑要进行几分钟的报告确认报告对象当时是否方便如就报告内容被提问，听完问题后应进行回答书面报告的注意点注意报告发出的时间（举例如,日报：隔日9：00前发出；周报：次周一早发出；月报：次月3日发出）注意报告的书写格式注意用词简练注意用数据，图表来表示须注明报告分发的部门管理的角色认识与管理技巧下级对上级：可以越级申诉但不能越级上告！申诉在以下情况下被认为是合法的：上级有贪污盗窃、违法乱纪的行为上级有重大出卖和危害企业的行为上级有滥用职权，对申诉者有重大不公正行为管理的角色认识与管理技巧上级对下级：可以越级检查不能越级指挥！下列情况除外：紧急情况下，上级领导没有找到他的直接下级，不能眼看损失发生，即可以越级指挥直接下属用种种理由不贯彻执行上级的指示，任何领导都有权越级直接指挥。这种情况发生后，直接下级应该表示自己错了或辞职下级无力完成上级安排的任务必要的情况下，进行整体指挥管理的角色认识与管理技巧4、领导方式的选择根据下属的成熟程度和工作的客观条件选择领导方式。下属的成熟程度由以下五点决定：工作技巧：下属是否已掌握所需的工作技巧，令你放心的让他处理有关工作？足够经验：他是否积累足够经验或处理同类事情，有能力应付危机完成工作？独立行事：他是否有能力作出适当决定，主动把份内工作在限期内有系统