社会责任程序文件005

编号：ZK-泉州市好姐妹女装有限公司社会责任管理体系程序文件汇编编制：人事行政部审核：批准：2016年7月1日发布2016年7月1日实施序号文件名称编号1员工代表选举程序-0012沟通管理程序-0023相关法规管理程序-0034社会责任系统培训程序-0045招聘管理程序-0056生产设备管理程序-0067消防管理程序-0078健康与安全管理程序-0089事故调查与处理管理程序-00910处理紧急医疗事故程序-01011访客健康安全程序-01112工作时间控制程序-01213工资福利管理程序-01314化学品管理程序-01415内部审核程序-01516文件及记录控制程序-016员工代表选举程序1．目的为了更好地促进公司与员工就工作或生活上存在问题和改善建议进行沟通与交流，维护员工合法，合理又合情的权益，特制定本制度。2．范围公司管理与实务，以及可能对供应商/承包商的要求。3．职责3．1行政部协助选举产生员工代表。3．2员工代表职责3．2．1广泛收集所有员工的意见及建议，做好公司与员工之间的桥梁和纽带作用。3．2．2向员工传达及宣传公司政策方针、规章制度、福利及公司文化等，协助公司为了发展而指定的变革措施获得员工的支持。3．2．3协调员工内部关系，解决员工之间矛盾。3．2．4每月组织会议一次，并定期与管理层沟通。3．2．5参与并支持公司福利、文化活动等方面的工作。3．2．6与总经理一起开启意见箱，参与员工意见的回复。4．程序4．1工厂透过员工代表选举形式选出员工代表，以反映员工的意见。4．2选举办法4．2．1行政部协助组织安排员工代表的选项活动4．2．2各车间/部门员工推举本部门的员工代表侯选人，要求候选人需具备以下条件a不担任任何管理性职务b连续工作时间相对较长c工作勤奋，尊规守纪。d关心集体，有团队精神，热心员工福利，文化活动，愿意为之花费自己的时间及精力.e有较好的语言表达能力4．2．3一般每个车间或部门选举一名员工代表，由员工自荐或公司及员工推荐出若干代表候选人，由部门全体员工进行无记名投票选举，选出员工总代表。4．2．4由各车间选出的员工代表进行无记名投票选举，选出员工总代表。4．2．5行政部在全厂范围内公布员工代表名单。4．3员工代表任期4．3．1除以下情况，员工代表不应因其他任何理由被终止员工代表资格。a员工代表向车间/部门主管提了合适的理由辞去员工代表资格。b员工代表被调动或提升至其他部门，自动失去员工代表资格。c员工代表与工厂解除劳动关系。d超过本车间的1/3员工要求重新选举车间员工代表e员工代表违反厂纪厂规并受到书面警告以上处分，社会责任管理代表可建议其所在部门重新选举产生员工代表。员工代表每半年举行一次员工代表大会，集中讨论工厂的社会责任表现，如工作时间，工资待遇、歧视等。4．4员工代表是员工与外界沟通的重要途径，工厂不得干涉阻挠员工代表同当地劳动管理部门接洽。4．5员工代表大会的会议记录或员工代表的申诉材料是工厂的社会责任表现年度管理评审的重要参考资料。4．6在晋升、工资待遇、培训等方面不因员工代表的身份而存在歧视。5．附则5．1本制度由公司行政部门负责解释。5．2本制度自公司批准之日起生效执行。沟通管理程序1．目的为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于公司所有对内和对外有关BSCI行为准则/SA8000社会责任的信息沟通的活动。3.职责3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通。3.2采购部负责与供应商和分包商的信息沟通。3.3市场部负责与客户的信息沟通。3.4管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。3.5其他各部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。4.工作程序4.1总则4.1.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。4.1.2对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。4.1.3一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应忙核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。4.1.4应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出反应。重大问题应报高层经理批准。4.1.5一旦发现在违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。4.1.6信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。4.1.7若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。4.2对内信息沟通4.2.1公司社会责任政策、管理体系运行情况，由人事部负责及时传达到公司各部门及员工。4.2.2社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到人员，并记录其内容和处理结果。4.2.3员工的咨询、质疑和投诉，由工人代表或人事部收集，并负责答复。4.3对外信息沟通与供应商和分包商的信息沟通由采购部负责，与客户（买方）的信息沟通由销售部负责，与当地政府，工会和其他外部利益相关者的信息沟通由人事部负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。4.3.2公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其他信息资料，应转交上述责任部门，由他们根据情况处理。4.3.3当地政府、工会或其他外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求，由人事部接待，并报管理者代表协助。4.3.4外总利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实情况，妥善处理，及时回复，并报管理者代表备案。4.3.5管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。4.3.6如果有合同要求，管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求。如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排矣渠道。5.0相关文件（略）6.0记录（略）相关法规管理程序1．目的保证相关法规和要求的完整性、适时性和有效性，且便于查阅，确保公司实务遵循相关法规要求。2．范围涉及公司管理系统的所有法规和要求。3．程序3．1行政部负责相关法规和要求事项。3．1．1行政总监、管理代表负责收集国家、地方政府的法律、规章、行业的规定与实务、与主管机关间之协议。3．1．2公司其他员工都有责任将所获得的相关资讯通告社行政部。3．1．3取得相关法规和要求的渠道需由行政部统一登录、建立并维持3．2获取最新法律法规或标准的途径3．2．1上网3．2．2剪报3．2．3与当地政府的沟通3．2．4订购报刊或书籍3．3获取最新法律法规或标准的办法3．3．1行政部指定专人按照附件《网址一览表》，每星期一次网查找相关法律法规或标准，并做好记录。3．3．2每日浏览报纸，将最新的法律法规或标准及相关信息剪下，并做好记录。3．3．3行政部指定专人不定期与当地政府有关部门进行沟通，咨询法律法规或标准的最新信息3．3．4有关人员将收集的信息及时交给行政部，由行政部分发给相关领导和部门，作为制定公司政策或程序的依据，同时提供一份给文控中心存档。3．4行政部经理对收集到的相关法规和要求进行鉴别与评估。所有收集到的有关文件资料的完整性和合法性，由管理代表负责组织委员会进行鉴别与评估。3．4．1适用法律、法规、规章及其规范性文件遵循下列原则：a法律的效力高于行政法规与地方性法规；行业法规与地方性法规效力高于部门规章和地方政府规章；部门规章和地方性政府规章效力高于其他规范性文件。b在使用同一效力层次的文件时，新法律优于旧法律；新法规优于旧法规；新规章优于旧规章；新规范性文件优于旧规范性文件。c当相关要求不一致时，取最严格者。3．5根据鉴别与评估结果，将相关（适用）文件进行登录和转化。3．5．1建立并维持同意的相关法规和要求登录和转化。3．5．2过期失效的或已被更改的文件资料要被检出或做明显的标识，以免被误用。3．5．3行政部经理须及时将新的或经修订的法规和要求通告有关人员，并按新的要求对本管理或实务规范。3．6行政部经理须对相关法规和要求进行定期评估，以确保其完整性、适时性和有效性。3．6．1每年做一次例行评估。3．6．2内部稽核时及在外部审核前做一次评估。3．6．3当发布新的或进行修订法规和要求时，及时进行评估。3．7行政部负责本程序的制订、审查和修订。4．支持文件社会责任系统培训程序1．目的设立系统训练程序，以致公司内每一个成员都能接受社会责任系统知识训练，使公司员工明了系统之要求，亦从而增大公司之透明度2．范围适用于所有员工之系统训练。3．权责3．1行政人事部负责制订培训计划并组织培训。3．2各相关部门按培训计划执行。4．程序4．1新进厂员工之训练4．1．1新员工进厂时，由管理部实施之基本要求训练，主要内容包括：●公司简介●作息时间●社会责任政策●员工手册●工资计算方法●环境健康安全●机器岗位安全●消防应急计划及火灾逃生●防护用品●化学品及MSDS4．2系统知识训练4．2．1管理部每年制订年度培训计划，内容包括：●社会责任管理手册●社会责任程序性文件●社会责任政策●员工手册●工资计算方法●环境健康安全●机器岗位安全●消防应急计划及火灾逃生●防护用品●化学品及MSDS4．2．2年度培训计划中要体现：●规定哪些人员要受训●规定每一个培训项目之导师●计划培训日期4．3公司要保证所有员工都接受定期和有记录的健康与安全训练，当有新进的和调职员工时，必须重新为这些员工进行培训，新进员工培训内容参照4。3。2，调职员工培训内容主要是针对调职后的岗位的环境、健康与安全。4．4社会责任培训记录，由行政人事部统一存档，保存期为员工公司内服务期。5．相关记录5．1年度培训计划5．2培训记录表招聘管理程序1．目的为了使招聘程序更清晰化、制度化，保证人力资源的充分性、及时性、适用性，特拟定本办法。2．适用范围本公司所有新入职的员工。3．职责3.1行政部3.1.1搜集公司的用工需求及发布招聘信息；3.1.2应聘人员资格初步筛选；3.1.3录用人员入职手续办理；3.1.4入职前厂规厂纪、行为规范培训。4．定义新进人员：本规定是指经过履行招聘手续但未履行入职手续的均为新进人员。5．程序内容5.1招聘政策5.1.1行政部根据公司的用工需求以公开的方式向社会发布招聘信息，招聘有道德、有文化、有理想、守纪律的高素质人员，并采取公平、公正、公开，择优录取的原则，招聘德才兼备且称职的人员。5.2所有新进人员必须满足以下条件，必须是通过公开、透明的渠道入职5.2.1年龄必须16周岁以上；5.2.2新进人员不能是囚犯；5.2.3全部招来的员工是双方自愿的，签订合同无任何的强迫性；5.2.4所有的招聘不带有歧视，即不可基于种族、社会阶级、国籍、宗教、残疾、性别、年龄、工会会员资格或政党等等而遭受歧视。5.3招聘途径5.3.1由需要增补人员的部门提供一份注明入职要求的书面报告，依分层负责的原则，经过相关权责单位批准后统一由行政部进行招聘；5.3.2负责招聘的人员绝对不能走后门，收贿赂，若经发现，则追究法律上的责任；5.3.3行政部在招聘时应向求职者真实地解释清楚公司提供的工作条件、福利、职务要求，让应征者没有任何误解；5.3.4招聘时，行政部要审核应聘者的身份证、各种学历及专业资格证；5.3.5行政部通知经初步挑选符合资格的人员其进厂复试，复试前新进人员要填写《入职登记表》，行政部协同有用人需求的部门主管进行相关技术技能考核；5.3.6部门主管将适合入职条件的应聘者的考核结果回报行政部，行政部呈报总经理批准，由总经理定出职位级别及薪酬。5.4《入职登记表》上要求新进员工贴照片及附身份证复印件，以核实应聘者真实身份之用。6记录表单6.1《入职登记表》生产设备管理程序1．目的制定并保持文件化程序，对于生产设备进行控制，以确保生产中所用的设备处于受控状态，使产品质量符合要求。2