二级采购管理程序(计划采购部)

计计划划采采购购部部管管理理程程序序编号：文件状态：持有人：编制：审核：批准：2014年08月01日发布2014年月日实施贵阳南明老干妈风味食品有限责任公司、贵阳南明春梅酿造有限公司GuiyangNanmingLaoganmaSpecialFlavorFoodstuffsCo.,Ltd&GuiyangNanmingChun-MeibrewingcompanyCo.,Ltd文件修订记录修订日期版本章节修订内容修订审核批准2014/08/010全部新版发行注：根据公司发展需要和执行情况，每年修订一次。1.目的根据公司《采购管理程序》，进一步明确本部门各岗位的职责及工作内容，使部门各项工作有一个明确的指导方向，确保公司各类物资及项目采购工作有序进行。2.适用范围适用于集团公司各类原辅材料、机物料、燃料、机物料和设备、基础建设施工及维修等所有采购工作，包括供应商的开发和管理、供应商的合同洽谈、合同签订，合同执行、采购订单、物资调度等全过程控制。3.术语和定义3.1日常调度物资：指已确定一定的期间价格或是已签订期间采购合同的物资（具体见附件清单），日常调度物资采购实际上就是一个物资调度的过程，其余物资由相应的采购员根据公司生产用量及库存情况自行安排到货计划。3.2不锈钢订制品：指不锈钢定制加工产品，如不锈钢风管、不锈钢料斗、不锈钢拉料车、不锈钢桶等根据公司要求定制加工的不锈钢产品。4.职责4.1部门经理：负责部门全面工作。4.2部门副经理：协助部门经理负责部门全面工作；负责部门绩效考核。4.3采购主管：负责所管辖范围内的所有工作及采购员的管理工作。4.4原辅材料（含燃料）采购员：负责分管物资的全面采购工作，包括市场调研、供应商开发与管理、供应商评审、物资成本核算、合同洽谈与拟定、物资计划与调度、到货跟进、合同执行情况跟进、质量问题处理等。4.5机物料采购员：负责所有机物料的单据审核和订单录入；负责机物料的调价、询价、谈价、报批等采购工作；负责机物料到货跟进、卸货协调及后续工作的跟进；负责省外机物料的收货工作。4.6设备采购员：负责设备技术要求、参数等的审查与对接；负责供方与使用部门对接过程的协调工作；负责市场调研、调价、询价、谈价、供方选择、拟定合同和报批；负责款项支付、到货情况、合同执行情况跟进和验收协调的采购工作。4.7土建采购员：负责土建、基建设施等的新建及维修工作；负责工程量的测量及审核；负责工程造价及成本预算；负责供应商现场对接工作的协调；负责供方的选择、价格洽谈、合同签订、工程进度跟踪、工程验收协调等采购工作。4.8物资日常调度：负责物资日常物资的调度工作和供方送货通知、订单和收料录入等工作；负责日常调度物资因质量问题或其它特殊情况对生产造成影响的协调工作；负责日常调度物资的到货情况跟踪和协调。4.9合同订单管理员：日常合同和文件管理；负责土建、设备类审批流程的进度跟进和合同执行情况汇总；负责其他或采购行政性事务（如内部会议安排、值班安排、供应商会议召开等）等。5.文件及合同管理5.1文件、合同由合同订单管理员统一接收，文件接收后应认真审核文件的有效性（即审批流程是否完成），然后交由相应的采购人员进行处理，并作好文件接收时间和转交时间记录。所有的文件及合同处理完所有相关事项后，统一交由合同订单管理员整理归档保存。5.2各相应的采购人员接收到合同订单管理员传达的文件后，按流程进行报批、跟进和发放。并对报批时间、返回时间和发放时间等作好详细的时间记录，在流程的审批过程中，次日文件尚未返回的，应及时跟踪了解审批情况。5.3合同（及协议）编号统一由合同订单管理人员按规定进行编排和登记，以确保合同及编号的唯一性。5.4收到审批完毕的合同（公司已盖章），应立即转交相关的采购人员，由采购人员组织供方进行签字盖章，双方签字盖章完毕后于当日交行政综合部按公司流程进行发放和存档；收到已经双方签字盖章的合同（系统内）时，统一由合同订单管理员打印存档，并知晓相关采购人员，如合同需返供方一份的，由采购人员及时处理并作好相关的接收和确认记录。5.5收到外来文件时，由采购人员作好接收时间记录，并按流程及时处理相关事项；如收件人不是不是相关事务负责人员，应立即告知相关事务负责人员并转交文件。5.6公司所有文件（合同、采购订单及《供应商质量改进对策表》等正常传递除外）需对外传递和发放时，一律须经部门负责人审批同意；原辅材料验收标准发放还须作好发放登记表，以便跟踪和追溯，验收标准发放原则上仅针对有强烈合作意向的供应商进行发放，或作合同附件时用，一般情况下口头进行交流。5.7收到公司内部管理文件时，应作好相应的记录和归档，及时更新过时无效的文件，以确保文件的有效性和唯一性。5.8合同订单管理员每周一须对各采购员（指设备、土建项目类）处理的报告文件处理进度和合同执行情况（预付款项支付情况、货物交期等）进行汇总并报部门负责人和分管领导，以及业务归口部门及其分管负责人。原辅材料、包装材料、燃料等采购合同须适时跟进合同期限，合同到期前一个月务必提醒相关采购员。原辅材料、包装材料、燃料等采购合同执行情况由各采购员时时进行统计，每半月汇报一次。5.9所有的文件和合同存档应建立档案清单，规整、有序，以便于查询。部门内部存档的文件及合同必须确保唯一性，其他任何人员不得私自留存和复印。所有文件及合同查阅由合同订单管理员调取，如因其他用途须进行复印的，且使用完毕后返回本部门的，须交由合同文件管理员处理。部分原材料合同因需时刻下系统订单使用频繁的，可暂由采购人员履行保存职责并负保管责任，但仍需按正常的合同及文件管理入档登记，同时合同文件管理人员须作好记录。合同履行完毕或终止后立即将合同交由合同文件管理员归档。6.采购管理工作6.1原辅材料采购、包装材料及燃料采购6.1.1首批试样6.1.1.1产品原辅材料及燃料首次采购（或供货）须要求供应商提供有效的相关资质证明（鲜活类物资还须对加工现场进行考察和评定），经审核符合公司《供应商管理机制》相关规定后，根据公司质量标准要求通知供应商送样。收到供应商样品后，填制《原辅材料首批送样申请表》经部门负责人同意后一并交质量技术部（科）组织试样，试样合格后方能进行批量采购。根据试用结果，必要时可多次试用进一步论证（原则上不超过三次）。6.1.1.2包装材料采购。根据公司实际需求情况，确实需要整合和变更供应商的，要求供应商提供有效的资质证明，通过审核符合公司《供应商管理机制》相关规定后报部门负责人。经部门负责人同意后，可先提供公司样品要求供应商参考报价进行对比。如价格与公司现行价格相比存在一定优势的，汇报总经理同意并签订样版保密协议后方能发放公司样板文稿给供应商进行打样（书面通知质量技术部提供）。打样完毕，样品经质量技术部（科）检验达到要求后进行小批量试用，试用合格方能进行批量采购并签订合同。6.1.1.3各类物资的试样数量与质量技术部（科）进行沟通后根据实际情况进行决定。如涉及财务结算的，须按流程对价格进行审批同意后方能安排送样。样品价格原则上不得高于当时同类物资的执行价格。6.1.2供应商管理6.1.2.1合格供方管理公司稳定的合格供方，每半年需对供应商的资质资料进行一次梳理和更新，以确保供应商资质的有效性。同时根据公司《供应商管理机制》按月进行评审（包括送货及时度、质量情况、合同执行情况、售后服务等），同时每季度进行一次综合评审（公司质量部们和生产部门参与），按规定对供应商进行评价、优化和淘汰，并保留相关的评审记录资料。6.1.2.2新供应商管理新供应商（老供应商供应新物料亦视为新供应商）首批送样试用合格后，根据公司计划需求安排批量供货，并对其供货情况及质量进行跟踪，批量送货达三次后，须根据《供应商管理机制》进行一次综合评定（公司质量部们和生产部门参与），评定是否纳入合格供方，并保留相关的评审记录。6.1.2.3潜在供应商管理在接收到潜在供应商的资质资料时，应根据公司供应商的准入标准进行筛选，对符合公司要求的供应商进行建档保存，并不定期进行回访和跟进。6.1.3市场调研每周必须对原辅材料及燃煤进行一次市场调研和浅析，并以书面形式报部门负责人及分管领导。并建立市场调研档案，每三个月对每种原料作一次市场走势分析并绘制趋势图表。纸箱、玻瓶、商标等包装材料已签订全年期间采购合同的物资平时可不作具体市场调研，但也应该不定期关注，发生重大变化时应及时上报。6.1.4采购流程6.1.4.1物资使用部门填写并录入《采购申请单》经物流部（科）核库签字后，报计划采购部进行采购。按《原辅材料、包装材料、燃料安全库存管理目录》中的采购周期提前申购，提前申购时间原则上不得低于采购周期。6.1.4.2签收受理《采购申请单》后，首先应对采购数量级时间的进行审核和调研，并结合即时市场情况，可对申购数量进行一定的调整。但如果数量突破公司最高库存限量的，应经部门负责人和分管领导同意并报内控部审核后报总经理审批，最终审批同意后执行。6.1.4.3采购前须对该物资的市场情况进一步摸底和了解，并结合前期的市场调研所分析的预期情况进行对比和论证，同时应充分考虑市场情况、公司的生产计划、日用量、库存情况（含库存能力）等，以及交期内市场的预期变动情况，进行科学合理的分析，作出充分合理的采购计划和决策。并根据公司成本核算模板进行核算价格，以作定价依据。成本核算时应综合考虑其他成本指标的现时情况、质量情况和其他客观存在的影响（如季节性或是需求的紧急情况等），并进行说明，以确保采购价格的合理性。6.1.4.4菜油、大豆、味精、干辣椒、马口铁、大豆、花生、白糖、燃煤、鸡腿等采购量较大且易受市场影响的大宗物资采购时，通过充分的即时市场调研后，还应提取近3个月至半年的市场走势记录进行分析，综合参考往年同期市场情况和同期采购价格以及同时期之后的市场走势情况。6.1.4.5通过市场调研分析、询价和选择供应商（原则上从合格供方考虑，新供应商需进行资质审核和试样）后，根据成本核算单价与供应商进行充分议价并确定最终采购价格，并采取适合的采购方式。如与供应商在洽谈后，对方未能在要求时间内到货的，应及时反馈给物资申请部门和物流部（科）。注：1、菜油、大豆、味精、干辣椒、马口铁、商标、大头菜、大豆、花生、白糖、燃煤、香辣菜包装袋、鸡腿、雪里蕻等用量大、日用量较为稳定，公司具备足够的库存能力和足够安全库存的物资无需使用部门或物流部（科）申报需求计划，根据生产计划和市场情况直接进行采购。采购申请单和订单按已审批的合同或订购单录制后报内控部审核。2、每次合同签订或定价时，各相关的采购人员应作好的市场即时价格、采购价格纪录表，以供下次签订合同时对比和参考，充分把握和了解价格差异的原因。6.1.4.5.1非合同采购6.1.4.5.1.1确定供应商、价格及数量等后，编制采购单（含供应商、订购数量、单价、付款方式、票据类型、到货时间等）经部门领导或分管负责人审批后报内控部按公司《采购管理程序》进行审批。最终审批同意后，将单据按约定的联系方式传递给供方确认，并要求供应商按约定及时组织送货。特殊情况与供应商达成一致协议后，可先行录制《采购订单》，注明届时以入库单进行签价，通知供应商按要求先行送货。但原则上采购价格不得高于同一种物资当时执行价格。6.1.4.5.1.2收到经审批的采购单后，及时录制相应的系统《采购订单》报内控部审核，并在纸质单按上注明相应的系统订单编号及录单日期，以确保单据的唯一性，避免重复录单。已录系统的《采购订单》统一由合同订单管理员保管。6.1.4.5.1.3将经内控部审核的《采购订单》转化成《收料通知/请检单》并审核，并将相关的系统订单编号和收料单号知晓供应商，以便对方填写《货物销售清单》相关信息。6.1.4.5.1.4通知供应商及时按要求组织发货并跟催，在计划到货时间期限前2日内，必须再行一次跟催，以确保物资按时到货。6.1.4.5.2合同采购6.1.4.5.2.1确定供应商、价格和数量等后，根据双方的洽谈的事项及约定，拟定采购合同并填写《经济合同评审记录表》。合同经部门经理和分管领导同意后，报内