档案管理1―4课

档案管理（2011年12月10日第一堂课）第一章档案概述什么是档案？大家肯定都有不同的认识和了解，但是你们知道我们国家关于档案工作有一部法律吗？1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过了《中华人民共和国档案法》，经过9年的执行，1996年第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议修正。大家想想，虽然档案和我们的工作、生活息息相关，一个大国，建国38年之后才制订了第一部有关档案的法律。我感到这和我们发展中国家的国情是有关的，国家正在走法制不断的道路，也是漫长而曲折，总是在工作、生产、经济发展中出现了这样或那样的问题，没有一个相对完整、公正的法则来佐证、判断时，相应的法律就应运而生了。而我国有档案记载的历史却可以追溯到4000多年前的殷商时期，那时他们就已经懂得档案的使用和管理了。20世纪30年代，河南安阳小屯出土了殷墟甲骨，甲骨上所刻的文字记载了殷商时代的生活片段，包括当年的雨水旱涝、星辰迁移、战争祭祀、打猎成果，奴隶战俘的使用，都可以辨识出来，这是目前所发现的，中国最早的文书档案。幸好有了这些甲骨，商代不曾被后人遗忘，一段记忆跨越四千年之久犹可传承。后来，青铜器一度繁盛，他们又在不同器皿上记载了文字，不过我们一直不认同它为档案，因为青铜器多是寺庙祭祀时使用。例如我国现存最大青铜器《司母戊方鼎》就是商王文丁为其母而作。说了这么多，那么档案究竟是什么？与我的工作、生活、公司有什么样的重要关系呢？这就是接下来要和大家交流学习的主要内容。第一节档案定义与特点一、档案的定义：简单地说，档案是历史记录。根据《中华人民共和国档案法》第二条之规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这个定义揭示了档案的本质属性，也对档案的形成、档案的形式和范围作了表述。从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人。我国最早有称做“档案”是十八世纪七十年代的清康熙年间（例：用木牌子来回传递信息）国家机构：（1）国家行政管理性质的各种机构。档案的产生和积累，始终围绕档案形成者的职能活动。如一个机关的档案，是这个机关在行使其职责的活动中按照一定的内容逐渐形成的，处理一项工作、召开一次会议、办理一个案件……都必然会产生许多相互联系的文件材料，陆续将这些文件材料作为档案条理地积累起来，就能系统完整地反映出这个机关的面貌。我们知道，国家政治、军事、经济等各类活动分工于不同的部门，这些部门在日常工作中势必产生大量的文件和档案，比如我们国家的人民代表大会、政治协商大会，一年一次，虽然会议的内容不同、侧重面不同，但是它都代表作为中华人民共和国公民大家行使民主权利的一种形式，会议从代表的选举、确定、会议的议程、议题、表决的选票、代表发言的记录汇总，无一不是通过文字、音像、表格等形式记载和记录下来。最直观的是中央电视台每天都要在固定时间进行直播或专访，我们老百姓只是当天看看而已。实际上，这些影像中央电视台有专业人员进行拷贝、复制，编号、保存。这就是档案，因为它真实的记录我们国家的大事。大家可能都有印象，每次回顾建国史，总有毛泽东主席1949年10月1日宣布中华人民共和国成立的镜头，这个镜头就生动、真实的反映了当时的历史，记录片、电视片都采用，这段珍贵的历史资料出自哪里？我国有一个专门档案馆《中国电影档案馆》，它就保存了不同年代、不同种类的电影的胶片。保存为了什么？是为了更好的利用！也留住了不同历史时期的记忆。比如，宗教活动会有什么档案？我们都感到宗教活动不外乎去寺庙祈愿、宗教人士颂经，哪有什么档案？其实不然，要烧香磕头，就要有固定的场所，场所就是寺庙，寺庙的房产、土地证书，就是它的产权产籍档案。寺庙怎么建起来？需要一定的费用，费用那里来的，可能政府拨一部分，寺庙自筹一部分。自筹的一部分很多都是虔诚的信徒和善男信女自愿捐赠的，他们捐了多少，盖庙花了多少，是不是该有真实、准确的记载？那就该产生一些建设费用情况的档案。不知道大家注意过没有，你去寺庙有功德录，某某人某年某月捐了多少钱，我去过南门陕西大寺，院子里贴了一张红榜，某某捐了一只羊、一袋面、几桶清油。这些钱物给寺庙了，你用在哪里了？怎么用了？也该有个说法。要用真实的记录来反映，那就是记录钱物出处的档案！所以，近两年来，由于新疆特殊的地理位置，“三股势力”的干扰，利用宗教来进行分裂祖国，宗教档案规范了，在一定意义上对很多事情就公开化、透明化了，一定意义上遏制了别有用心的人利用宗教来蒙骗教民，做出不利于社会稳定的事情。社会组织：（2）国家行政系统以外的政治、经济和科学文化等各种社会团体和一般社会组织。其中包括政党和各种群众组织。企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。接下来，让我们看看西方先进国家企业档案的产生与发展，给大家一些关于企业档案的信息。企业档案馆最早出现在20世纪初的德国。1905年，德国克虏伯公司成立档案馆，这是我们知晓的世界上第一个企业档案馆。1907年，德国西门子公司也成立了档案馆。除此之外，德国还出现了区域性的经济档案馆，用于保存该区域内各企业的档案收藏品。1906年，莱茵——威斯特伐利亚经济档案馆、萨尔经济档案馆相继出现；1908年，汉堡世界经济档案馆成立。企业档案馆出现在20世纪初并非偶然，它是世界经济发展到一定历史阶段的产物。企业档案馆产生的根本动力来源于企业经济发展的需要。“现代经济档案事业的开端追溯到经济的考虑，人们认识19世纪工业革命的原始来源不在行政的档案之内，而是首先耍在经济企业的收藏品里去找”。从19世纪下半叶到20世纪初，世界已处在第二次产业革命时期，自由竞争的资本主义正向垄断的资本主义即帝国主义转变。德国和美国的经济发展相继超过英国、法国等老牌资本主义国家，成为这一时期垄断资本主义的代表。以德国为例，生产的发展形成集中，由集中又形成垄断，德国许多工业行业都形成了卡特尔、辛迪加等垄断组织。钢铁业中有代表性的巨头是克虏伯、曼斯曼、蒂森几个家族，德国生产的铁在1866年只占世界产铁总量的1／27，到19世纪末已占到1／6，1914年前居然占到1／4；1893年出现的莱茵——威斯特伐利亚煤业辛迪加，产煤量约占全鲁尔区的90％，超过全德国产煤量的1／2以上；电器工业被西门子公司和电气总公司垄断，1913年德国在电器制造方面处于世界领先地位，产品占世界总额的35％。垄断组织的产生形成了具有现代意义的大型企业，在第一次世界大战前夕，西门子公司雇有工人82000名，电气总公司雇用工人69000名。由此可见，当时德国一些垄断企业规模很大。这些企业在生产、销售等经营管理活动中必然产生大量的档案文件。企业规模和档案数量是企业档案馆产生和形成的重要条件之一，这些规模巨大的企业和数量庞大的档案为企业档案馆的产生奠定了坚实的基础。从企业的组织形式来看，一些垄断企业采用了股份公司的形式。“随着各种类型的股份公司占有重要地位，康采恩和利益共同体得以建立，大多由个别企业家(克虏伯、蒂森、施廷内斯)任命的经理和同事们组成的董事会就起着越来越大的作用。”。股份公司是具有现代企业特征的企业组织形式，它使企业决策机构、执行机构和监督机构相互区分又相互联系，企业内部机构设置日趋合理，内部管理日臻完善。由此可见，这些企业已摆脱小生产的方式，采用了现代化大生产管理方式和明确的分工。股份公司是具有现代企业特征的企业组织形式，它使企业决策机构、执行机构和监督机构相互区分又相互联系，企业内部机构设置日趋合理，内部管理日臻完善。由此可见，这些企业已摆脱小生产的方式，采用了现代化大生产管理方式和明确的分工。大机器工业化生产和社会分工协作，改变了过去那种生产技艺的传播、交流依靠口传身授，不形成文件和图样的小生产方式，要求建立相应的档案机构，对档案实行集中统一管理。企业档案馆的出现，是近代科技生产和社会分工协作的产物。在大工业生产条件下，“科技、生产的个体劳动方式，已经为集体劳动、合作研究的方式所取代，组织管理的专业分工与协作明显地发展起来。这必然要大量地形成科技文件，又要求积累这些科技成果．留给日后生产和科研等工作查考，满足人们相互借鉴和研究的需要。过去那种靠口传身授传播、交流生产技艺的小生产方式，已经不能适应社会发展的需要，科技档案的管理便逐渐从科技、生产者个人或部门的分散管理，走向科技档案工作者和科技档案部门的集中统一管理。这是科技、生产发展和社会分工协作的产物，适应了现代化科技生产方式的需要。”从企业的竞争来看，为获取超额利润，国内各垄断组织之间的竞争、本国垄断组织与国外垄断组织之间的竞争日趋加剧。这迫使各大垄断企业必须对自己形成的档案进行科学管理，能够为本企业更好地服务。严守生产、经营和科技秘密，不能让档案文件随意外散。因此，各垄断企业必须建立相应档案机构，收集并妥善保管自己的档案文件。企业家们也逐步意识到提高本人及企业知名度的重要性。他们雇佣史学家和经济学家，利用档案为其编写企业史、地区经济发展史、工商名人传记等宣传企业经济和企业文化，宣传企业家自身。这种需求也促使企业必须保存自己的档案，建立档案馆，并把档案馆作为保存企业发展史的宝库。如科隆经济档案馆第一任馆长斯万教授，根据甘普豪森公司的档案全宗写成《莱茵河工业史》；西门子公司档案馆15名工作人员中，就有2人专门担任西门子家族史的编写工作。企业自身经济发展和各项工作对档案文件的需求是企业档案馆形成的根本动力。企业一方面在生产、销售等经营管理活动中产生大量的文件档案，另一方面这些活动又必须依据和利用文件档案。企业规模越大，各项工作对档案的利用需求就越多，不建立相应规模的档案机构是无法满足这些利用需求的。本质上说，企业档案存在的价值就是企业档案管理存在的价值，它决定了企业档案管理的本质所在。从上述德国企业档案馆形成原因的分析，我们可以看到，由于档案对现代意义的企业具有重要的多重价值，因此企业建立相应的机构来管理这些档案成为企业生存和发展的内在需求和动力，而不是来自企业外部的某种力量的影响。由于长期受计划经济的制约和影响，我国企业档案管理模式存在着大一统的现象。我们经常会看到这样的现象，不管是工业企业、商业企业或者金融企业，其档案管理模式和形式几乎是千篇一律，看不出太大的差别。这种情况在西方发达国家企业档案管理中是少见的。西方许多企业往往会根据本企业的特点来确立企业档案管理模式和机构设置。以美国为例，一些企业的档案管理机构设置是不尽相同的，美国电信公司档案馆设在公共关系部，摩托罗拉公司档案馆隶属于人力资源部，IBM公司档案馆则附属于秘书室。因此，有必要加强对不同类型企业的档案管理工作的分类研究，探讨和建构不同行业或专业的企业档案管理模式。从以上这段资料可以看出，企业档案的发展应该与企业的发展息息相关。当一个企业发展的部门越来越多、员工越来越多、分工越来越细、业务越来越多时，你的计划、决策就不能只凭借某些个别人的记忆来实施了，就需要有相关的依据、数据、资料来佐证、查考，这时，一直藏在幕后的档案就显示了它重要的作用，档案就自然而然的产生了，它与企业的关系密不可分了。我们再来看看我国企业档案的发展。大家知道，1992年，党的十四大提出建立社会主义市场经济体制的目标；1993年，党的十四届三中全会提出建立现代企业制度的目标。此后，国营企业纷纷进行以建立现代企业制度为目标的改制。现代企业制度是指产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代公司制度。现代企业制度的建立从根本上改变了企业与政府的关系，政府不再直接干预企业，企业真正成为自主经营、自负盈亏、自由竞争的市场主体，追求利润最大化成为企业的根本目标。企业档案及其管理工作是提升企业核