境外项目管理工作经验与教训小结

境外项目管理工作经验与教训小结我国经历了改革开放30多年的经济高速增长，特别是2010年超越日本成为全球第二大经济体后，国内经济呈现疲态，中国经济步入由高速增长转为中高速增长的新常态。在国内传统行业市场逐步萎缩的形势下，有条件的企业为寻求持续发展，大多选择采用“走出去”的战略，利用自身优势，在广阔的国际市场上与世界知名公司同台竞技，苦练内功，不断提升质量与服务水平，逐步扩大海外市场阵地，提高产品覆盖面和品牌认知度。近年来，北方重工以“重大装备、高端成套”为主攻方向，以科学发展观为指导，结合国内外经济形势，积极向工程服务商的市场身份转型。北方重工的成套工程项目管理工作从无到有，在前进中不断摸索，已建立了较为完善的管理制度和运作流程。但仍存在技术力量配备不齐全（如没有土建、公用、预算和强电等专业人才）、缺乏系统管理经验、执行过程管理不到位而造成项目拖期及成本增加等问题。现分三个阶段（投/议标阶段、执行阶段、收尾阶段）对已完成项目管理工作的经验和教训简要小结如下：1、投/议标阶段：投/议标阶段对合同生效后的执行有决定性影响。此阶段决不可忽视，必须高效响应，稳妥决断，否则将给整个项目管理带来不可估量的隐患。首先要完成技术标，分析业主要求的标准及性能指标。通常我们会选择熟悉的中国标准，其他标准对我们来说不易把握，且投标准备阶段时间紧迫，一般只有10天左右的时间，技术部门很难在这段时间里熟悉一种新的标准，同时我们的大部分国内分包商也很难配合。此时不应闭门造车，应积极协调专业的设计院协助完成技术标工作。编制成本预算及商务报价。总包项目商务报价比较繁杂，涉及上百种设备、技术服务、工程施工、运输、保险、税务等。询价工作量大。同时要考虑一笔不可预见费用，用于弥补报价中未考虑的因素。成本预算中一定不能缺少前期投入资金利息的部分。进度计划的编制。往往在此阶段编制的计划较粗略，但在执行中，业主监督的重点就是进度。因此进度计划一定详尽准确，考略多种因素影响，如雨季、冻土期、节假日等。在完成以上工作的同时，对招标文件的合同条款进行合同评审。通常来说此阶段时间很紧张，各部门应高效配合，对于合同中的不利因素及潜在风险进行评估，做出抉择。在以往的项目管理执行中，项目管理工作均是在合同生效后才开始开展，此时已经晚了。项目管理团队在项目进入投/议标阶段就应该介入，这样签订的合同才便于执行，避免生效后双方就合同内容发生纠纷。由于缺乏相关经验，以往签订的总包合同主要存在如下问题：1）合同中部分条款没有经过仔细推敲研究，造成了执行过程中与业主争执不断。一般总包合同都是由甲方或甲方咨询公司提出，留给乙方查阅的时间很短。而且在合同谈判时，焦点通常集中在价格、范围、工期这三个问题上，往往忽视了合同其他条款。双方对于这些合同条款没有进行深入研究了解，使得双方在项目执行过程中产生了很多分歧。2）合同中没有对汇率的相关约定，影响项目收益。总包合同一般都会锁定价格，即合同总价不因市场价格因素变化而变化。但境外总包合同一般会以欧元或美元签订，此时汇率的变化对收益的影响就不得不考虑，否则会对项目造成不小的损失。3）合同范围中出现的问题，造成成本增加。对于合同范围一般会以一段概括性的文字描述，有时会与合同中其他内容矛盾。这就要求我们有足够的时间查阅合同。由于时间仓促，又缺乏相应的工作经验，没能明确界定合同执行范围，如接地、电缆支架、给排水管道等材料标准等，造成了项目成本的增加。4）对合同中约定工期的风险认识不够。工期是业主签订合同的主要考量因素之一。因此整体的进度表应准确，但业主往往预期的工期都难于完成。此时需认真评估工期风险，以免因拖期原因受到经济惩罚。2、执行阶段在合同签订后即建立项目经理负责下的项目管理部，配齐各专业人员，明确职责，理清工作流程，避免内部界面间风险的产生。在整个执行阶段重点围绕控制质量、进度、回款三个方面开展项目管理工作：1）国内支持部分在合同生效后立即组织开展设计，在方案确定阶段与设计院一起进一步明确业主的相关技术要求，并督促业主如期完成设计的确认工作，避免因设计返工而延误整个项目进程现象的发生。招标采购设备、材料、施工分包商，坚持质优价廉的原则，尤其应关注分包商行业声誉。按计划阶段性付款，依据资金使用计划贷款，付款应及时。分包商质量监造，一般业主会要求在分包商厂家监造，应合理控制监造时间，以免影响集港发货。集港发货时应预先与货代交流，避免出现禁运物资。发货后及时到银行交单，确保信用证回款。2）现场管理方面在合同生效后，项目部部分人员就应进入现场，充分了解当地政策、法规、习俗，避免发生因文化差异引起的冲突。根据预先编制的进度计划，组织协调施工单位开展建设工作，并按照实际进度随时修订进度计划安排，切实做好各环节进度管理。在做好现场安全管理工作的同时，做好设备及材料的接收、清点、保存工作。特别需要注意的是：在开工前应与业主约定现场签证及验收工作流程，以免在验收时误工。从以往项目执行情况来看，执行阶段主要存在以下问题：（1）组织机构问题组织机构不健全，工作职责划分不清晰，投入的人力不足，缺乏的相应的管理经验及专业知识，只能边学边干，导致没能正确使用项目管理方法进行资金、进度、质量管理。（2）资金使用问题我们对业主支付资金状况不理想的情况没有充分估计预判，没能及时制定和修订专门的回款和付款计划，没有对资金充分合理运用。（3）设计问题图纸确认周期较长。双方的技术理念差异，沟通的不顺畅，业主政府的硬性要求等导致了图纸确认的延期，直接造成了工程的拖期。（4）设备监造问题业主对于设备的监造很严格，设备检查过程缓慢，第一批主机设备检查时，业主雇佣了多家检验公司来中国检查，部分设备报废返工。我们的项目管理设备监造水平能力也亟待提高。（5）集港发货问题集港涉及到分包商设备产成情况、货代、船务信息、报关单据等多方面内容。对于我们是一个全新的领域，经验的不足制约了发货进度。（6）设备保管问题设备运至现场保管不力，存在锈蚀和损坏现象。设备保管问题在任何现场都会存在，只有合理安排发货时间，减少保管时间，及时修复或补发损坏部件，才能不影响后期安装调试。3、收尾阶段在收尾阶段，双方会产生很多分歧，主要矛盾包括：因政策法规引起的纠纷，如法律、税务、保险方面；业主对于设计、采购、施工等方面遗漏的罚款要求；业主对于工期延误的罚款要求以及我方认为业主方延误的索赔；双方在缺陷整改费用方面的分歧等等。项目收尾阶段比较艰苦漫长，整个执行阶段存在的所有问题都会在此阶段由业主提出，并提出罚款要求。同时业主出于自身利益的考虑，我方不容易在业主方取得最终验收，且业主会提出很多缺陷问题阻碍我公司人员离场。履约保函很难得到释放。这些都增加了项目的成本，影响了项目的最终收益。从以上分析不难看出，过去的6年时间里，我们尽管在项目执行方面取得了一些成绩，但存在的问题也绝对不容小觑，这些问题的存在导致了项目的拖期、成本增加，影响了项目的盈利能力。