新版小秘书使用说明

热力集团办公小秘书操作说明1.小秘书下载安装及登录1.1小秘书下载安装(1)在IE页面地址栏输入172.16.3.3后回车，进入小秘书下载页面如图：(2)点击链接下载新版小秘书安装程序到本地。(3)双击下载后的安装文件“热力集团办公小秘书”，一直点“下一步”即可完成安装。1.2登陆小秘书(1)双击桌面”热力集团办公小秘书”快捷方式,打开登陆框.如图:(2)在第一次运行的时候，请在用户名处，填写您的登录名或者ID号，在密码处填写对应用户名的密码，点击登录（例如我的登录名是zwb，密码是123456）如下图：如果登录失败，请与管理员联系，确认您的用户名与密码是否正确。成功登录后如图：2.小秘书常用联系人和分组的添加2.1常用联系人的添加当您第一次登录进客户端后，我的联系人是空的，所以我们需要手动添加您的常用联系人，在查找添加联系人的时候，我们可以通过查找联系人或者从组织结构树中来进行。(1)通过查找联系人方式添加：点击窗体右上方的图标如图①或者鼠标右键点击主界面上的“常用联系人”，选择“添加我的联系人”，如图②：图①图②打开查找添加页面后，默认按照在线人员进行查找。如图：点击“查找”，会将现在所有在线人员以列表形式体现出来，如图①；点选“精确查找”然后在下面“人员姓名”和“人员ID”两个查找条件中任意输入需要查找的联系人（注：人员姓名中输入的是中文姓名，人员ID中输入的是用户的数字登陆ID号；两个查找条件可以同时输入，系统会找出所有符合其中任意一个条件的联系人）如图②；图①图②然后选择您需要添加的联系人，点击“添加”，人员会自动在右边显示出来，选择好后，点击右下角的“保存”，然后点“关闭”。添加成功后此人会进入“常用联系人”内，如图：（2）通过组织结构添加：您也可以通过在组织结构中寻找其他的联系人添加到您的常用联系人列表中，请在“添加联系人”窗体选择上边的组织结构，如图：然后在下面选择需要您添加的人员，在人员名字的前面打勾，点击“确定”后保存并关闭。注意：1.您添加的联系人如果不在线或离线，这个人则默认不会显示在您的常用联系人列表中，只有上线才会显示。2.常用联系人列表中，红色图标代表女性，蓝色图标则代表男性2.2自定义分组的添加当您的联系人比较多的时候，可能会想将这些联系人放到不同的分组中，以便查找。建立自定义分组和向其中添加联系人的方法如下：（1）鼠标右键点“常用联系人”，在弹出的菜单中选择“添加下级分组”如图：（2）输入名称后分组即建立完成。（分组内可以再建立子分组，方法是在分组上右键选择“增加下级分组”然后输入组名）（3）鼠标左键选中要放到分组的联系人，将其拖到分组名字上，松开左键后此联系人即被放到相应分组中。注意：1.在删除一个分组之前，请将这个分组下的人员以及子分组删除，才可以进行上级分组的删除操作。3.小秘书对话操作鼠标双击您常用联系人列表中需要对话的人员，打开对话框，我们可以进行文字交流。如图：也可以通过对话框，进行文件传输（可以点对话框上方的“文件传输”选择要发送的文件，也可以直接将文件拖到对话框中发送）与点对点视音频对话。如图：4.热力集团办公小秘书客户端群发文件小秘书在线状态下，我们可以通过鼠标右键点击某个文件，在弹出菜单中选择“使用办公小秘书发送”，如图：点击进入后，选择需要发送的用户，点击确定，然后点击发送，即可将此文件同时发给多个用户，进行文件群发，如图：注意：文件群发的目标用户只针对在线的常用联系人。5.个人设置5.1更改显示图片新版小秘书可以像QQ和msn一样随意定制自己的显示图片，操作步骤如下：（1）鼠标左键点击窗体上自己的用户名打开设置窗体，如图：（2）点“更改图片”，系统默认有10张图片，如果想用自己的就再点“自定义图片”然后找到相应的图片点“打开”，之后确定，会提示“修改头像成功”，如图：（3）点击“确定”后图片修改完成。5.2系统设置系统设置里需要设置的主要是“常规”，鼠标左键点击自己的姓名（如上图）进入系统设置窗口，在左面选择“常规”，右方是可以设置的选项如图：（1）消息提示方式：有四项可供选择，默认是强制弹出对话框，和旧版小秘书一样。（2）第三方消息提示方式：即系统消息提示的方式，默认也是自动弹出。（3）系统启动方式：默认随Windows自动登陆。（4）记录保存设置：这两个选项是选择是否自动保存个人和群组聊天的记录，默认都是选中的。（5）显示设置：常用联系人中默认只显示在线人员，如果去掉“√”则会显示所有联系人。6.其它操作6.1从小秘书进入OA办公网系统：有三种方式可以从小秘书进入办公网系统：（1）点击窗体下方的热力动态广告上登陆，如图：（2）点击对话框上方的“办公网”图标如图：（3）在程序窗体上点，右方会出现办公网图标，点击进入OA如图：6.2窗体其它功能使用窗体上方还有其它一些功能选项如下图所示，其功能分别为：（1）“点击设置个人留言”：这里设置的是对话时对方能够在对话框上方看到您的状态提示。（2）打开文件保存目录（）：小秘书安装后会在桌面自动建立一个叫“小秘书接收文件”的文件夹，用来保存收到的文件。点击会打开此文件夹。（4）注销（）：点击后小秘书注销当前用户，进入登陆界面。（5）消息管理器（）：点击后进入历史消息管理器，您可以查看或删除以前的聊天记录。（注：聊天记录只存在本地，更换电脑登陆后无法查看）（6）快速查找（）：在这里输入要查找的中文姓名，找到后回车可以打开对话框与其对话。