如何开好会――简要学习罗伯特议事规则

——和大家一起简要学习《罗伯特议事规则》袁志晖2015·3前言——关于“议事规则”议事：商讨官方事务;商议公事。学古入官（从政、做官），议事以制，政乃不迷。—《书·周官》言当先学古训，然后入官治政。凡制事必以古义议度终始，政乃不迷错。—《孔传》规则：制定出来供大家共同遵守的制度或章程。“议事规则”一词译自英文“RulesofOrder”，亦即《罗伯特议事规则》一书的英文名。前言——关于“议事规则”亨利·马丁·罗伯特（HenryMartynRobert，1837年5月2日－1923年5月11日）是一位美国陆军准将，曾参与猪战和南北战争，也是《罗伯特议事规则》的作者。他撰写的《罗伯特议事规则》广为美国各级组织采用为议事程序，确立美国组织的议事规则。罗伯特议事规则的内容非常详细，包罗万象，有专门讲主持会议的主席的规则，有针对会议秘书的规则，当然大量是有关普通与会者的规则，有针对不同意见的提出和表达的规则，有关辩论的规则，还有非常重要的、不同情况下的表决规则。《罗伯特议事规则》是不断发展和完善的，目前已经修订到第10版。离开了规则，每个人都自由行事，结果就是每个人都得不到真正的自由。……在一个人民做主的国家里，很少有一门知识能像议事规则这样，只需稍加学习即可如此显著地提高效率。——亨利·罗伯特前言——关于“议事规则”只有有了规则，组织的决定才能够协调一致、前后统一，不会随着领导的反复无常而反复无常，也不会被某些人的强词夺理所操纵左右。对于一个严肃的组织来说，必须时刻维护自己的秩序、尊严和规范。——托马斯·杰斐逊夫议事之学，西人童而习之，至中学程度则已成为第二之天性矣，所以西人合群团体之力常超吾人之上也。”——孙中山《建国方略之三：民权初步(社会建设)》前言—会议容易出现的通病1，议题杂乱。较短时间安排大量议题，议题“发散”，议题迅速偏离到其他议题，或“离散”出无数议题，最终没有哪个议题能获得充分讨论，与会者也未能深入理性交流。2，进程专横。“多数方专横”：多数方漠视少数方权利，以各种手段阻止其发言；“少数方专横”：在发言和表决权得到尊重，会议已按“多数表决”原则和民主程序做出有效决定情况下，少数方仍拒绝接受会议决定，不达目的、势不罢休，以至会议陷入僵局。“主持人专横”：利用主持会议权力，将自己意志强加于人。3，论争粗鲁。平静开始，大声争吵，指名道姓，人身攻击，人格和道德怀疑。甚者，“肢体冲突”。不仅未解决问题，反而增加了仇恨。4，决定草率。许多与会者尚未获得发言机会，要信息会议上未披露，辩论尚未充分、表决时机并未成熟，就强行将议题付诸表决。5，会议拖延。期待“皆大欢喜”局面，担心表决结果造成与会人员“分裂”，不愿或拒绝表决。6，流于形式。为确保决议顺利通过。采取“突然袭击”、“限制发言”、“缩短会期”、“虚构或隐瞒信息”等方法操控会议进程。前言—针对会议容易出现的通病设置预防措施1，预防议题分散，罗伯特议事规则要求:同一时间只能审议一个问题，发言不得超出既定议题。2，预防主持人利用其身份操纵会议，罗伯特议事规则要求：意见相左双方应轮流得到发言权：辩论时有人请求发言，主席应该先问他持哪一方观点，如果其观点与上一位发言人相反，他有优先权。3，预防会议争吵无序，罗伯特议事规则要求：任一时刻只能有一人发言，任何人必须要征得主持人同意，取得发言权后才能发言；4，预防相互人身攻击，罗伯特议事规则要求：所有发言必须以主持人为发言对象等等。一、罗伯特议事规则的根本原则1，平衡：保护各种人和人群权利，包括意见占多数的人，也包括意见占少数的人，甚至是每一个人，即使那些没有出席会议的人，从而最终做到保护所有这些人组成的整体的权利。正是几百年来，人们对这种平衡不懈追求，才换来了议事规则今天的发展。2，对领袖权力制约：集体全体成员按照自己意愿选出领袖，并将一部分权力交给领袖，但是同时，集体必须保留一部分权力，使自己仍旧能够直接控制自己的事务，避免领袖权力过大，避免领袖将自己意志强加在集体头上。一、罗伯特议事规则的根本原则3，多数原则：多数人意志将成为总体意志。4，辩论原则：所有决定必须是在经过了充分而且自由的辩论协商之后才能做出。每个人都有权利通过辩论说服其他人接受自己的意志，甚至一直到这个意志变成总体的意志。5，集体的意志自由：在最大程度上保护集体自身，在最大程度上保护和平衡集体成员的权利，然后，依照自己的意愿自由行事。二、罗伯特议事规则的具体原则1，同时只能有一个议题：一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。2，意见相左的双方应轮流得到发言权：辩论的时候有人请求发言，主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言人相反，那么他有优先权（比如有若干人同时要求发言）。3，必须请反方表决：必须进行正、反两方分别的表决，缺一不可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为没有必要再请反对方表决。二、罗伯特议事规则的具体原则4，反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。5，辩论必须围绕当前待决议题：发言人言论显得与议题无关，其他成员已表现出反感，发言应该制止。6，拆分议题：一个待决议题可被分成若干小议题，而且与会成员倾向于就其中小的问题分别讨论，可提议将议题拆分。二、罗伯特议事规则的具体原则7，改变一个既成决议比通过一个新决议需要更大努力：这是为了避免由于类似出席人数变化因素所可能导致组织决策不稳定。8，一届会议期间，一旦会议对某一议题做出了决定，同一个议题，或者本质上同一个议题，不能再次讨论，除非发生特殊情况。9，对某议题做了暂时性处理，并未形成最终决定，那么不可以引入任何一旦通过就会干扰到会议再对原议题讨论时的立场的提议，无论新提议对原提议有正面还是负面影响。三、通用议事规则谨慎、仔细地平衡组织和会议中的个人和群体权利1、意见占多数者，即“多数方”的权利；2、意见占少数者，即“少数方”的权利，特别是对于占总人数少于1/2但大于1/3的所谓“强少数方”的权利；3、“缺席者”的权利；4、所有上述人群作为一个整体的权利。组织成员通过会议协商表达总体意愿，按意愿选出领导人，将部分权力交给领导人，同时，必须明确保留指定权力，使组织仍然能够直接控制自身的事务，避免领导人权力过大、将自己意志强加给组织。——代议制民主、分权、让渡。尊重会议组织的决定：改变会议做出的决定，比通过一个新决定难度更大。——民主集中制四、协商会议协商会议的定义：泛指采用“通用议事规则”来运作的会议组织。我们日常工作中召开的用于议定事项的会议都可以归为协商会议的范畴。协商会议的特征：1、它是一个由人组成的集体；有权通过自由充分的讨论、以整个会议组织名义、自主地决定一致行动。2、会议要在共同场所进行，即所有人都拥有同样条件和机会、实时参与相互口头交流。3、会议规模一般十人以上，人越多，议事程序越严谨。4、它的成员——指有权参与会议事务的人——在会议中可以自由表达自己意愿。5、任何决定，每个成员都拥有相同权重表决权；如果意见获得通过，该成员为此决定承担直接的个人责任。6、即使成员表达意见与会议组织决定不同，也并不意味着该成员希望退出会议组织，会议组织也无权以此为理由要求该成员退出。7、成员缺席，出席成员可代表全体成员做决定，但须满足“法定人数”。四、协商会议形成决定的基本原则：■一个提议必须得到“过半数表决”。即“出席人数一半以上成员须通过投票明确表示赞成，并对此行为负责；同时，出席人数须达到法定人数，决议才有效力”。■有一些情况（法律规定、会议特别规定、过半数表决有可能导致“少数方”、缺席者或成员中某一群体）下，形成决议需要更高的表决额度（2/3或更大）。参考资料：《协商会议法定人数规则》■一些情况下，要求“事先告知”。上次会议或会议通知中注明事宜并发送资料。协商会议的类型：■公众集会——最简单。发起人确定主题及立场。■固定组织的基层会议——泛指局部会议。■代表大会——多级分支机构代表都参加。■立法机构会议——国会或州议会。强制出席。■董事会——泛指具备某种行政、管理权力的会议。成员可以选举产生，也可上级指派。五、协商会议的议事程序一、最小构成（一）法定人数：须达到。（二）基本官员：最少两名会议官员。主持人（主持会议、秉持规则）和秘书（会议书面记录，形成会议纪要）。■主持人与成员须互相看到。位置居中。■主持人：主持会议、维持秩序，使会议按议事规则公平高效运行。权利仅限“主持权”，与实际事务决定权无关。相反，为维护公正，决定具体事务，往往需回避自己意见。■秘书：应与主持人靠近，便于交换文件。参考资料：《会议官员与会议纪要》五、协商会议的议事程序二、礼节规范（一）成员礼节——1，主持人有行政头衔的，可称行政头衔。如：“主任、局长”。2，无固定头衔，称“主持人”。3，禁止直呼主席姓名，避免人身攻击。4，对主持人说话提及主持人本人，可用行政头衔和“主持人”共用。如：“总裁/主持人，我是不是可以把主持人的陈述理解为……?”5，成员只能对主持人发言。“主持人先生，我希望刚刚发言的那位先生能考虑到可能的后果……”6，更严格的场合，发言须起立，并取得发言权。（二）主持人礼节——1，称呼自己用第三人称。如：“主持人认定/裁定……”2，主持人以行政头衔身份做报告，可用行政头衔称呼自己。如：“总裁现在很荣幸为大家做报告……”五、协商会议的议事程序三、宣布开会与会议程序（一）“宣布会议开始”使会议开幕，不是“会议程序”一部分。（二）一般程序1，宣读并批准会议议程2，听取报告3，特别议程（事先指定、需优先处理的事务）4，（前次会议）未完事务和普通议程5，新事务。参考资料：《控制会议进程规则》四、将事务提交会议考虑——提议（一）任何一件事务，任何一名成员均可以“提议”形式“提交会议考虑”。提议可以是某主题，也可以在附属报告或资料中提出问题或想法。（二）“提议”是正式建议与主张，会议必须给予响应。参考资料：提议的处理参考资料：提议六步之“附议”五、取得和分配发言权（一）任何成员，“提议”、“辩论”前必须取得发言权。前提条件：没有其他成员正在发言或拥有发言权。（二）几个人同时起立，最先起立并称呼主席的人取得发言权。另一发言人发言权未交之前，发言无效。（三）顺序——提议人优先、尚未发言的优先、相反意见的优先。（四）主持人分配发言权错误，成员可提出“秩序问题”。五、协商会议的议事程序（六）表决和临时动议——关于表决：赞成、反对和弃权。——使用表决器时“未按”的处理。属于“不赞成意见的表达，但要与“弃权”区分。——临时动议指会议中临时提出﹑事先未列入议程的议题。亦指在一般场合临时提出的建议。延伸阅读：对会议表决系统出现“未按”现象的思考（中国人大网）结束