合同管理全过程刘长群（PDF55页）

项目合同管理基础刘长群前言项目合同管理是项目实施的主线，公司是在签约与履约的过程中发展，管理者是在整个合同管理中体现自己能力的。管理好合同全过程，让公司发展的同时，应该让自我得到成长。当公司的所有管理者都能有较强的核心竞争力时，这家公司的人才资本将在国际市场上形成更强的核心竞争力。一、合同意向任何经济行为都是在合同项下完成的，要达到自己的行为目的，就要准备签订好相关合同。合同意向就是要达到某一目的而签订合同的主观想法。1、目的明确想要做什么事：事项决定合同种类通过什么方式：达到目的采取的方法要达到什么结果：最佳、一般、可接受2、对合同主要条款的准备达到行为目的的各项条件标的、数量价款、付款方式自己的和要求对方的行为（双方权利义务）履约的方式违约问题的处理及弥补问题的可能3、签订合同要做的准备法律及条例的查明该项合同条件的环境影响因素合同相对方的情况查明履约时的有利和不利因素人员准备其他二、合同谈判为达到自己的行为目的，合同各方进行的全面交流、沟通及合同条件与每项条款的落实。是合同利益合理分配的过程。谈判的原则要是：达到合同目的保障自己的利益各方能够履行，方便履行公平、公正、保证信誉，排除不公正条款1、谈判准备内容准备：合同目的与要求的结果明确形式准备：采取的谈判方式、地点等时间准备：计划谈判时间与签约时间人员准备：谈判专家、专业人员、翻译人员设备准备：需要的相应设备资料准备：为争取条款准备的支持材料2、谈判人员的选定谈判专家：能够运用谈判技巧达到目的的人专业人员：专项技术或知识具备合同履行时需要的相关技术或知识计划合同履行的执行人员：了解在合同谈判时各条款的签订理由，便于合同履行可自选，也可外聘3、谈判技巧争取与让步多轮谈判的使用时机的把握支持材料的运用势与时的把握4、合同内容基本落实合同条款的逐项明确争议点的解决或搁置合同条款多方案的选择附加条件的明确：优惠条件的前提三、合同撰写合同谈判前就应起草初步合同，作为谈判的准备。合同谈判完成后，应当有一方或双方撰写出具体的合同条款，供决策人员确定签约决策。1、选择合同版本与格式行业通用格式的选用规范的选用双方拟定的格式2、谈判记录以谈判记录，将达成一致的条款合同化对不一致的，或背景材料收集，作为履行合同的基础材料除不能达成一致的谈判，在合同谈判结束后，主要条款在记录中应明确。是合同最终撰写的依据3、注意的事项专业术语的国际解释合同语言与双方语言对合同内容的翻译有无实质性不同的翻译对常见纠纷的处置约定，是否可行有无履约障碍，能否解决是否有隐含条款的存在四、合同签订前的审查由于参与谈判人员有限，也受专业与各项能力的限制，对一些问题角度与高度不同，对条款的认识与意见也不同，对合同应在签订前进行细致的审查。重要合同一定要组织相应专家及有关履约人员进行评审。1、谈判人员审查对撰写成稿的合同，按照谈判达成的结果对照审查是否是真实意思的反应。对全部条款审查，看有无遗漏或不利。2、专业技术人员的审查涉及的所有技术问题，均应有相关专业人员在技术层面分析把握对涉及的技术可行分析是否涉及技术专利等知识产权问题3、法律人员的审查合法性审查完整性审查形式审查内容审查4、拟主持履约人员审查条款的完备性可操作性履约成本的合理性双方履约的现实条件与合同条件有无不符5、决策层领导的审查合同全部目的是否达到是否达到合同履行的高度在所能调配的全部资源满足的情况下，能否优化具体条款。最终的争取与让步五、合同的签订谨慎1、形式完备合同的正副本数量完备签字的形式完备印章加盖完备2、内容完善身份证明清晰授权委托完善六、合同编号数码是当今的管理要求1、统一编号在统一编号的前提下，是合同身份明确可在编号中体现类别在编号中计入全部信息2、履行中的合同文件可归一在合同履行过程中产生的任何文件，其作为子项，在主项下可完整归属合同可完整全面管理的满足3、全面数字化管理的需要软件的使用查找的方便综合分析程序化的前提现代化管理提高的基础七、合同执行备忘合同的履行是需要对主要自己的权利明确，对自己的义务更要清晰。在合同履行期间，对每个时段做什么和这么做。依据合同条款的约定，要做到清晰，有计划性。合同执行流程的梳理1、基本条款的履行权利的明确与主张方式义务的全面履行时间节点的注意重点、焦点的指出难点的分析与措施2、特殊情况的提醒合同中不完备的地方，需在合同履行过程中通过相应的弥补程序，使得履行成为可能。在谈判及签约过程中于己不利的条款在履行时应注意的提醒。对难以执行或不能执行的条款，提出意见。索赔点的提醒。3、违约的预防合同中对方的权利与义务条款中，哪些权利如果不适当主张、哪些义务不认真及全面履行，将会对我方造成违约。我方在履行合同过程中，对一些条款履行不到位，亦产生违约，并将产生什么样的违约责任。4、全面履约中各管理者的分工合同履行是团队行为，在履行时要对各条款内容按照分工对应的责权，明确各自要做的相应工作，让每项事情都落实到人。层级安排、职责分工、协助履行八、合同讲解也就是合同交底。完整打造好合同履行的全部流程1、讲解的对象项目的全部管理人员涉及项目履行的指导或服务机构的相关人员紧密合作关系单位的履约负责人员2、讲解内容合同签订的目的合同谈判与签订的环境与背景执行备忘的内容违约的预防措施对履行中应为的行为及行为的目的进行说明常见问题的说明风险评估与风险处置措施3、合同讲解的方式合同签订后要以培训的方式集中讲解对某一项内容，与履行义务人针对性地讲解对合同履行流程进行指导性地讲解九、合同的履行全面履行原则实际履行原则合同履行是项目管理的主旨（略讲）十、合同的补充与修改因合同签订与实际履行在时间上与空间上有变化；在理论与实践上有变化；社会环境上有变化；人的认识水平和角度有变化；履约条件的变化；履约的法律环境有变化等，合同的条款内容有相应的变化时正常的，并且是必要的。1、补充与修改的内容遗留的问题新发现的问题新发生的问题履行过程中不能履行的条款不便履行或履行成本过高的问题不利于合同共同目的的问题2、补充或修改的程序双方合同履约人的协商专题谈判咨询方的仲裁意见的认可一方意见获得另一方的认可3、补充或修改的形式重新签订合同补充协议会议纪要双方签署的执行备忘一方文件获取另一方认可的文件资料被接受的书面指令十一、合同履行记录做你所写的写你所做的1、完整记录对履约过程中的行为经过如实记录重大事项的处置过程记录和分析记录2、记录的类别谈判与签约记录合同交底记录履行进度记录变更记录纠纷情况及处理记录违约事项及措施记录重要节点事项记录等等3、记录的形式单项记录文函来往总结分析专项记载合同管理人员的履约记录册或表格十二、合同总结没有完整细致的合同总结，是合同利益的最大放弃1、合同总结的种类合同的全面总结合同履行过程中一类问题处置的总结合同中某一专项问题的总结履行过程中特殊事项的总结2、总结的内容合同履行过程的整体总结合同特点及采取的履约方式重大问题及应对措施风险及处置经验与教训3、总结的形式专项报告专题论文十三、合同归档建立完整的合同档案是合同履行过程中一项工作内容，也是管理的要求。1、档案内容涉及合同与履约的全部文件资料合同文件的全部，包括补充与修改履约的问题研究与解决方案及处置结果依据档案法与管理要求必须的内容2、总结文件的入档过程中总结文件合同履行情况全面总结管理人员的专项总结十四、遗留问题的提示项目质量方面遗留问题结算问题：质保金、保留金、专项资金等项目跟踪提示时间未决争议提示项目责任人员意见结束语明确合同管理的内容，建立完善的管理流程，在提高合同管理水平的同时，让公司与管理人员同时提高核心竞争力。