合同管理工作流程（DOC35页）

2-C-1第三章合同管理工作流程一、合同管理的目的《商品房买卖合同》及其一系列附件是客户与公司法律责任的载体，是保障双方利益的前提，所以《合同》合法、规范地签署是至关重要的，合同管理就是要按相关的规定，监控及执行《合同》的制订、签署、移交、存档等一系列的工作。二、该项工作的联系部门：法务部、项目部、财务部、银行、物业服务中心。行政室内部衔接板块：价格板块、按揭板块、收楼板块、办证板块。三、工作流程及时间安排（一）前期准备工作流程1、流程图2、项目工作联系人上报，相关法律文件、流程、合同、合同附件及合同的填写范本应有法务部，以及项目部的签名确认。（1）新项目必须至少提前4个月确定该项目与项目开发部（或同职能部门）的工作联系人、负责银行按揭及负责合同工作的人员名单并提交至销售管理部，由销售管理部将名单转送项目部、法务部，如有人员变更，要及时上报销售管理部（与项目开发部（或同职能部门）（或同职能部门）部和法务部沟通的人员可确定管理层1名、行政办1名）。清晰合同销售及抵押备案的流程，及银行移交的流程售前工作准备相关合同文件版本的准备及确认合同条款的解释及合同签署的培训完成销售中心合同公示栏栏合同签署时所需的资料及物品的申购、2-C-2（2）开售前四个月下发通启至法务部、项目开发部（或同职能部门）、管理公司，通知楼盘开售的时间，及要求项目开发部（或同职能部门）在规定时间内制定《前期业务咨询》、商品房买卖合同及附件附录的调查表》、当地政府版本的《商品房买卖合同》。销售中心须收集齐备以上开发部提供的所有资料及由销售中心填写，营销负责人签名确认《项目实体问题调查表》后方可发业务联系单至提供至法务部，以便法务部制定相关法律文件（部门负责人签名确定）。开售前一个月左右，法务部必须提供已确定的各项法律文件（合同的附件、补充协议、质量保证书和其它应付款项明细备注、委托办理权属登记协议书等），以便落单（提供电子文档及打印版）印制合同附件及《前期服务协议》、《临时管理规约》。注：《前期物业服务协议》和《临时管理规约》的版本主要是由管理公司提供，版本必须有该楼盘管理公司负责人及律师负责人签名确认。（3）新项目在开始进行项目筹备工作时就要开始收集当地的法律法规（如工商、物价、国土、项目开发部（或同职能部门）（或同职能部门）等行政部门的政策要求）并至少在开售前3.5个月提交销售管理部。各新项目在项目筹备或销售过程中要提高对地方行政法规的敏感度，密切关注、收集政策变化信息，及时上报或提交相关部门制定应对措施。（4）新项目必须于开盘前四个月详细了解项目当地其他开发商关于公共基础配套设施（包括但不限于供水、供电、供暖气、供燃气设施）的惯常操作情况,以供本项目确定基础配套设施的交付标准等事宜提供参考。书面咨询市政配套部、项目开发部（或同职能部门）等相关横向部门我司关于新项目公共基础配套设施的规划及交付状况（例如：交付时供燃气设施是铺设燃气管道还是安装燃气瓶接头等），要求相关部门给予书面答复。此外，联系法务部拟定合同版本时，须将上述资料一并提供给法务部。（5）应详阅与银行签定的银企协议，并清晰合同与各银行之间的放贷关系及移交流程。（6）落通启要求项目开发部（或同职能部门）在规定时间内完成合同的填写范本、质量保证书、使用说明书、其它付收款项明细的版本（部门负责人签名确定），开售前一个月左右必须有上述所有资料确定版本，并准备妥当（需要印刷的落单印制）。（7）申购合同所需物品（如合同柜、文件夹等），确定合同资料的摆放位置。（8）销售中心章、合同章的准备（合同章可下通启至相关部门协助刻制，说明需要刻制的印章及完成时间）。合同章需准备相关资料（包括：营业执照原件、营业执照复印件2份、法定代表人身份证复印件1份、开户许可证复印件1份，具体资料以当地项目要求为准）到当地公安局的自安股部门进行备案登记，由该部门负责落单雕刻，章雕刻好以后缴交相关费用就可领取。委托代理人专用章：在开售前，出一份关于销售中心需刻制委托代理人专用章的通启至总经2-C-3办，由总经办落单至设计室对印章进行设计，设计完成后由总经办落单到厂家进行刻制。（9）合同签署时所需的资料：各户型产品的合同平面图（须有设计院负责人审核并签名确认）、装修标准（须有相关的装修、土建、机电公司、绿化等部门的负责人审核并签名确认）、销售中心制作正式合同使用装标时需要按指引进行的审核，应付款项明细、各类补充协议。（10）与相关部门了解并清晰合同的鉴证流程与办证的手续，并对各人员进行解释及培训。（11）领取新合同、准备合同及合同附件的填写范本，并对各人员解释合同条款及培训填写的规范，避免合同填写错误，以及让销售人员向客人正确输出合同的条款。（12）确定新项目物业服务费收取标准的工作流程：一、操作流程二、注意事项项目总经理区域总裁审批物业总办陈总审批营销中心杨总审批谢总审批Y营销经理及营销总监物业分公司发起项目物业服务收费定价申请物业公司区域总监（如有）NY区域营销总经理商业部（如涉及商业物业）产品定价组人工决策（物管总公司垂直管理物业项目）2-C-41、各物业分公司应结合项目开发的宏观计划节点，合理安排各项目物业服务收费定价的申报节点计划，至少在项目开售前80天提出定价申请。2、对于同一项目分期开发的，考虑到物价、人力资源成本、销售推广等市场因素的影响，各期项目的物业服务收费定价应分期申报。3、为提高文件审批的效率，现要求各物业分公司发起项目物业服务收费定价申请时需提交项目市场调研分析、物业服务标准及预算方案三个主要依据文件，请各物业分公司、各营销中心遵照执行。（二）《商品房买卖合同》及其附件版本审定的流程为规范《商品房买卖合同》及其附件的使用，现明确其版本的审定流程：1、对于《商品房买卖合同》及其附件的草拟或修改，销售中心必须以通启的形式向销售法务部提出需求。2、不管是制定新的《商品房买卖合同》及其附件，还是修改现有的《商品房买卖合同》及其附件，均必须经过销售法务部、项目部和销售管理部三个部门审核、签名确认方可使用，缺一不可。3、经三个部门签名确认后的《商品房买卖合同》及其附件，由销售管理部下发至相关销售中心使用。（三）新开盘项目《商品房买卖合同》使用为确保销售中心使用的合同版本与我部下发的版本一致，请销售中心做好如下两项工作：1、销售中心在收到我部与法务部联合签发的《商品房买卖合同》版本后，应立即核对电子版本与签发版本有无差异，如有，应联系销售管理部.法律文书管理组处理；2、采用网签系统的项目，销售中心应在网签系统开放后第一时间将我司合同版本录入系统并逐字核对，如有任何错漏或系统无法完全显示条款的情况，销售中心应汇总上报销售管理部.法律文书管理组处理。（四）合同的签署流程流程图2-C-5行政人员全程监签网签签约前签约签约后打印正式合同确定认购书信息、按揭申请审批情况（按揭客户）重开认购书销售顾问与客户确认签约事宜如有修改准备签约资料交纳首期楼款、打印正式合同（网签）签署合同终审合同合同备案数据统计分析客户签署合同及附件行政人员当初快速审核合同，并签收整套合同行政负责人终审合同合同备案顾问打印合同草稿，准备好合同附件顾问准备好正式合同及附件更正草稿更正合同行政室初审合同客户前来签约顾问解释合同条款，客户审阅合同(或草稿)及附件顾问指引客户交纳首期楼款客户、顾问、行政人员前往定点监签台签约网签并能打印草稿非网签或不能打印草稿初审合同签约数据统计分析2-C-61、准备签约资料●销售顾问在合同签约日前按“《商品房买卖合同》签领登记表”所列内容进行登记，行政室派发前期物业服务协议、临时管理规约、合同补充协议等（具体资料按所属地方政府规定执行）；●销售顾问与客人联系，确认认购书上的客人资料、付款方式和按揭成数是否正确；与银行联系，确认客人申请的按揭成数是否获批；若有修改，销售顾问进入明源修改资料，重新打印认购书；●根据最终版认购书填写前期物业服务协议、临时管理规约、合同补充协议等文件上可填的信息，例如客户通信地址、客户购买单位路址、单位信息等；●确认资料无误后，销售顾问进入网上备案系统，输入资料，打印合同草稿（非网签项目，则直接在明源系统－【销售后台】－[签约管理]，打印合同，连同其余固定页（如有）装订成一本完整合同）；2、初审合同●行政办初审合同（或草稿），对除客户签名外的所有其他内容进行初审，并在《商品房买卖合同审核流程表》上填写初审结果。初审发现有错误，通知销售顾问进入明源修改资料，重开认购书及重打合同或草稿，再交行政办审核，行政办在《商品房买卖合同审核流程表》上填写二次初审结果；●行政办在商品房买卖合同初审后及时对销售系统内的客户资料进行锁定。2-C-73、签约工作流程3.1交纳首期楼款、打印正式合同（网签）●销售顾问向客人解释合同条款，并把初审完毕的合同（或草稿）及附件给客人审阅。（网签：客人审阅无误后，请其在草稿封面签名，销售顾问打印正式合同）；若客人提出修改，销售顾问进入明源修改资料，重开认购书及重打合同（或草稿），再交行政办审核，行政办在《商品房买卖合同审核流程表》上填写二次初审结果；●销售顾问指引客户交纳首期楼款；客户需于签约当天交齐首期楼款，网上签约及非网上签约操作指引如下：（1）网上签约且可打印合同草稿的楼盘：先打印出合同草稿给客户确认→指引客户交纳首期楼款→行政人员监签时，需先查核交款单据，确认客户已交齐首期款→网上确认，签署正式合同；（2）非网上签约或不可打印合同草稿的网上签约楼盘：先给业主确认基本资料以及解释合同相关条款后，利用打印合同以及准备相关资料的时间段，指引客户先交纳首期楼款→行政人员监签时，需先查核交款单据，确认客户已交齐首期款→然后进行签约；（3）注意：a.如客户要求在《认购书》约定的“应签约日期”之前签约，或获批延期签约的“应签约日期”之前签约，均须重开《认购书》，将首期楼款应交付日期调整为客户实际签约日期。b.如为获批延期签约的“应签约日期”之前签约,其它各期楼款应付款时间可以实际签约当天日期为基准作相应调整或不作提前调整；销售顾问应主动通知行政人员进行定点监签，并填写《按揭合同审核流程表》（格式后附）及《商品房买卖合同审核流程表》（格式后附）表格的内容。2-C-8《商品房买卖合同》及附件审核流程表合同编号：路址：苑街座号付款方式：按揭银行（中/工/建/农/民/信……）监签结果：监签人：监签日期：销售顾问自审（请打√或打×）资料名称份数定金发票复印件（2）首期楼款发票（2）印花税发票（2）身份证复印件（5）认购书黄绿联（1）《商品房买卖合同》（3）《商品房买卖合同》复印件前期物业服务协议书（2）临时管理规约（2）公证书（3）其它补充协议……其它费用及资料注：以上资料及份数可根据各项目需要自行添加。销售顾问签名及日期：行政室初审结果：扣罚情况通知销售顾问补交资料日期：年月日销售顾问补齐资料日期：年月日初审人签名及日期：经理终审结果：扣罚情况终审人签名及日期：2-C-93.2销售顾问通知行政人员前往签约台监签。①在签约区设置签约台，合同及其附件的签署必须在签约台完成。待正式签约时销售顾问通知行政人员来到签约台监签，行政人员核对客户身份，确认签约费用交齐后，示意销售顾问可指引客户开始签约，务必做到签约过程的全程监签，一名行政人员可同时对不多于两台的客人进行监签；②客人签约完毕后，行政人员当场快速初审合同及其附件（主要审核客人签名处是否齐全和正确，以及本盘出现较多的需要客人过来重签的错误地方），快速初审过程中发现错误的当场要求销售顾问更正并请客人重新签名，行政人员需把快速初审时间控制在5-15分钟内；③行政人员快速初审合同后，签收整套合同及其附件；④行政室负责人根据签约量安排适当数量的行政人员前往签约台监签。因应大规模集中式推售的需要，遇签约高峰期，行政人员人手不足，销售经理可以授权经过培训的督导、销售主管协助行政人员前往签约台监签；如监签人手仍未能满足实际需要，可请客人轮侯签约（应尽量把客人的等候时间控制在20分钟以内），以保证签约过程的完整有序性；⑤各行政室根据各自楼盘合同版本的填写规