ERP环境下的企业内部控制问题研究

ERP环境下的企业内部控制问题研究作者：yangleiming【摘要】：本文通过阐述ERP系统和企业内部控制的共同点，在此基础上进一步研究ERP系统环境下实施内部控制的优势及劣势，对如何将两者有机的融合，保证ERP系统的健康运行及内部控制的健全有效进行了初步的研究，进而提出了在ERP系统环境下提升内部控制有效性的对策和建议，促进ERP环境下企业内部控制体系的实施构建。【关键词】：ERP环境、企业内部控制、对策【正文】：在信息化浪潮席卷全球的背景下，企业的生产经营活动发生了巨大变化。越来越多的企业开始重视内部控制，希望通过优化内部控制来提高企业抗风险的能力，与此同时，越来越多的企业开始关注并使用ERP（即EnterpriseResourcePlanning，译为企业资源计划）系统，希望通过它来提升企业的管理效率。因此，在一个企业如何使ERP系统与企业内部控制有机的融合，使其相辅相成，发挥更大的效用，可能是很多企业所面临的问题。ERP环境下的企业内部控制也成为了很多企业所研究的课题。一、ERP环境下的企业内部控制概述（一）ERP系统与企业内部控制的基本概念1．ERP系统的基本概念及特点ERP系统最初由美国GartnerGroup公司在20世纪90年代初期提出（注1）。ERP采用计算机信息管理技术、网络技术实现企业一种全新的管理模式。它能将客户、供应商、采购、生产、销售、库存、财务紧密的联系起来，实现对企业的动态控制和各种资源的集成、优化，降低企业运营成本，提升管理水平，追求企业资源的高效利用。ERP以计算机信息技术和网络基础为技术基础，以合理企业资源计划管理为核心，以信息高度集成化、管理扁平化为特色，为降低成本，提高企业效益为宗旨，在企业管理中发挥着日益重要的作用。1、系统运行集成化。ERP系统重要管理思想是实现企业物流、资金流、信息流的高度集成化。ERP系统的应用涉及到企业各部门、各生产和业务流程，能有效实现数据的共享和业务流程的集成化。2、业务流程科学化。在ERP系统实施以前，大部分企业业务流程体系基本是围绕某一业务功能或职能部门进行。ERP则系统实现了从根据市场销售定单到安排生产计划，实现以销定产；从采购到付款循环、从销售到收款循环；从车间作业管理到产品研发管理、设备管理、质量管理、人力资源管理；从企业内部管理到与企业有直接联系的供应商、客户等诸多方面实现跨职能部门的业务处理，实现企业资源的统一管理和共享。3、绩效监控动态化。ERP系统的应用为企业提供了大量管理数据，企业可根据自身管理需求，利用ERP软件功能设计一套动态的绩效监控体系，通过这套管理体系，可以及时获得反馈报表信息，及时处理管理中出现的问题。4、管理改善持续化。随着ERP系统的实施应用和企业业务流程的科学化，为了进一步持续提升企业管理水平，通过有效评价ERP系统实施和运行情况，可以从中找出存在的问题从而进行管理上的持续改善。2．企业内部控制及其内涵企业内部控制是指由企业董事会、管理者和全体员工共同实施的,为保证财务报告的可靠性、经营的效率效果以及现行法规的遵循等目的而提供合理保证的过程,主要包括5个要素,即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通及监控。近两年来,财政部、国资委、证监会等部门颁布了一系列内部控制规范、内部控制制度等，强化内部控制制度建设已成为我国企业管理活动的重中之重。企业内部控制制度,是为适应生产经营管理的需要而产生的,是现代企业内部管理制度的一个重要组成部分。（二）ERP系统与企业内部控制的共同点1．目标一致ERP系统与内部控制的最终目标都是为了提高企业营运的效率效果、提升企业可持续发展能力，实现企业价值的最大化。同样作为管理工具，二者产生的效益并不能立竿见影，都需要长期有效的运行，在不断的深化中向管理要效益。二者在具体的程序方法上虽有所不同，但殊途同归，共同的目标决定了二者间相互协调的关系。2．系统、全面性ERP系统将关系企业的各项资源进行集成优化，是一个一体化的系统工程,是对企业经营全过程的管理，任何单方面的应用都将不能发挥其最佳功效；内部控制也涉及企业各个部门、经营的各个环节，不全面的内部控制将导致控制漏洞，产生风险隐患，同时内部控制各部分内容应当相互协调，相互配合，形成有机系统，如果内部控制内部存在矛盾，会使执行者无所适从。系统全面的共同点，使二者在内容上相互渗透。3．强调流程设计众多ERP实施案例证明流程的设计是项目成败的关键，可以说实施ERP是对企业原有流程进行优化的过程，从效率性、合理性的角度对各流程进行审视、规范和调整，流程中的控制监督环节将保证ERP运行后，各项业务处于有效的控制中。内部控制制度的设计也同样强调前期的调研与梳理工作，一个完善有效的内部控制制度必定建立在对企业内部结构和外部环境深入细致分析的基础上，运用系统理论和方法划分内部结构，确定系统运行过程中的关键环节与风险控制点，同时制定有效的方法和操作规范。4．关注信息与沟通科学的组织、协调、控制ERP的运行，必须与各有关方面进行信息沟通，沟通的影响往往是潜移默化的，在成功的案例中可能对沟通重要性的感受并不深刻，然而通过对失败案例的反思，最能看出沟通不畅的严重后果，常常听到的典型案例是斥资上千万的ERP却最终弃之不用，这样尴尬的结果根本原因就是沟通的失败。同样，信息与沟通作为五大基本要素之一，在内部控制中也发挥着重要的作用，高质量的信息是企业确认、评估、应对风险的基础，有效的沟通保证了信息在不同环节顺畅及时的传递。注重信息与沟通的共同特点，要求二者间在实施运行中相互兼顾。二、ERP系统对企业内部控制的影响（一）ERP环境下实施企业内部控制的优势1．ERP系统是企业内部控制有效运行的强有力支撑ERP系统使企业的组织结构在一定程度上趋于扁平化，信息的共享与传递在企业内部形成动态的工作流，创造了良好的内部控制环境；通过信息实时、同步的传递，有利于及时发现存在的问题，进行风险评估，对内部控制进行相应的调整，实现实时的监督与控制；ERP系统通过清晰的业务操作流程，明确的岗位职责以及恰当的授权机制，使管理的层次、职责、流程，被标准化和固定化，在企业运营的各个环节，篡改或违背都相对困难，即使被篡改或违背，也会留下操作线索，极大地降低了企业的经营风险；ERP系统打破了原有职能部门的条块分割，实现了企业资源的统一管理与共享，有利于内部稽核与审计的完成。2．ERP系统使企业内部控制的节点提前内部控制从时间节点来看分事前控制、事中控制、事后控制。企业最关心的是所建立的内部控制制度，能否最大限度地避免和减少经营管理活动中出现的无效行为和不法行为，而不是问题产生后如何查处。事前控制最大的优点在于防患于未然，因此，企业在设计内部控制系统时，以事前预防为主，事后查处为辅。而ERP系统恰好体现了事前计划与事中控制的思想，ERP作为一个高度集成的系统，强调事前计划、事中控制、事后反馈的统一。ERP系统中的计划体系主要包括采购计划、销售计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划集成到整个系统中，形成“牵一发而动全身”的格局。突破了传统内部控制偏重发挥检查和纠正职能的局限性，将内部控制的预防性职能充分发挥，而预防性职能是加强企业风险控制的最佳方式。另外，ERP系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目和核算方法，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，不仅降低了会计人员的劳动强度、人为出错率，而且保证了资金流与物流的同步记录和数据的完全一致性，从而实现了根据财务数据可以追溯资金的来龙去脉、追溯所发生的相关业务活动直至最细微的环节，便于实现事中控制和实时做出决策。3．ERP系统的实施可以加强企业的监控力度ERP系统已在国内应用多年，基于ERP系统的企业战略管理成为业界关注的焦点。企业战略管理的过程实际上是一个决策执行过程，它具有多因素性、全局性、长远性和预见性。当今企业在经济全球化、顾客需求不断变化、技术创新发展日新月异、竞争日趋激烈的客观环境下，而企业战略管理无法适应市场的瞬息万变，基于ERP系统的企业战略管理正是在这种潜在需求下应运而生。通过实施ERP系统辅助高层管理者进行经营决策，已逐渐成为当今企业实施战略管理的一种主流模式。从决策支持的观点来看，ERP系统对决策的支持实际上是对决策者智能的延伸和对其决策活动的支持，协助管理者实现预定的组织目标。通过实施ERP系统，可以帮助决策者将企业杂乱无章的历史数据和汇总数据进行深加工，从中抽取、过滤、综合和跟踪关键数据，并形成趋势预测和例外报告。4．ERP系统中大量运用信息化技术ERP借助于IT技术的飞速发展与应用，采用了计算机最新的主流技术和体系结构，将先进的管理思想变成现实中可实施应用的系统，增强了控制手段的多样性、灵活性。通过替代繁琐的手工作业来提高工作效率，通过管理流程的固化提高经营管理的透明度和处理问题的效率，并充分利用信息系统的信息共享性和可追溯性，充分挖掘它的价值，使企业决策者掌握更多的信息，做出更准确的决策。信息系统的作用使其在内部控制运行中成为越来越不可或缺的部分，在内部控制机制运行过程中，需要建立健全财务、业务等各方面的信息系统，信息系统的建立健全不仅可以实现数据处理时间和数量上的超越，而且可以有效防止部分人为风险，将更多的时间精力用在提高管理水平上，促使内部控制运行更加健全有效，确保各类信息得到及时传递和处理，确保企业目标的实现借助于IT技术的飞速发展与应用。信息系统的作用使其在内部控制运行中成为越来越不可或缺的部分，在内部控制机制运行过程中，需要建立健全财务、业务等各方面的信息系统，信息系统的建立健全不仅可以实现数据处理时间和数量上的超越，而且可以有效防止部分人为风险，将更多的时间精力用在提高管理水平上，促使内部控制运行更加健全有效，确保各类信息得到及时传递和处理，确保企业目标的实现。（二）ERP环境下实施企业内部控制的风险1．ERP系统实施失败的风险实施ERP系统对企业来说无异与一场深刻的管理革命，是一场耗资大、周期长、涉及面广的系统工程，需要做大量的基础数据整理、流程梳理、管理措施配套、组织架构调整等工作，这些因素又相互关联、相互作用，对其中任何一个因素出现问题都可能引起一系列的连锁反应，从而导致整个项目的失败。因此，企业对ERP的情结可谓爱恨交织。基于ERP的特点，一个失败的ERP项目，也将使企业内部控制的实施困难重重，使内部控制的落实与执行无立足之处，使内部控制思想和制度成为空中楼阁，导致企业陷于极大的经营风险中。2．信息安全的风险ERP系统以现代信息技术为依托，将现代信息技术渗透到企业整个管理过程中，使企业更直接的暴露在外部环境中，增加了外界通过不正当途径威胁企业网络安全的可能性；ERP系统为了实现数据的传递，需要进行一系列的转换，这就要求针对不同的技术平台和特点开发不同的接口，这些接口将会产生控制方面的问题和风险；访问权限的设置也是关系信息安全的问题，如果将访问权限开放给不应该拥有访问权限的个人或团体，将极大地提高数据遭到破坏的风险；ERP系统使内部控制在一定程度上具有了对信息系统的依赖性，程序化内部控制系统的有效性取决于应用程序的质量，用计算机程序来进行的内部控制体系需要被反复评估和优化，如果程序发生差错或不起作用，那么控制失效就可能长期不被发现，从而使系统由于程序运行的重复性而反复发生相同的纰漏，增加了由于差错得不到及时有效控制而反复发生的可能性。3．形成了新的企业业务风险在ERP环境下内部控制的实施可以通过ERP系统在提高信息质量、信息传递速度和数据的共享性，保证资产安全、保障制度执行等各方面发挥作用。ERP系统强大的数据库管理功能使传统跨部门的审批流程得到简化和压缩，企业过去基于文件审批的内部控制机制，也无法适应ERP基于流程的管理需要。同时，由于企业的业务运作更加依赖于ERP系统，也导致了企业新的业务风险。（1）环境控制风险。在ERP环境下，业务流程的重组，信息的集成化使企业内部控制层次明显减少，逐步实现管理扁平化。企业的内部控制不再是更多的基于领导权利的需要，而是基于信息系统的科学性和