举办活动流程及注意事项

举办活动的流程及注意事项策划：1.详见模板（模招会）注意事项：提前半月将策划书上交到主管主席或秘书处，大型活动提前一个月前期宣传：1.设计好宣传板的内容交给宣传部，如需摆放到食堂门口或设点宣传，提前在保卫处办理相应手续，记得回收，特别是雨天与周末2.横幅内容必须经过主管主席和老师审批后方可制作，横幅制作必须有提前期，悬挂须在保卫处办理手续3.彩喷可自己制作也可由网络部制作电子稿，完成后有老师审批后方可制作，悬挂彩喷时须在保卫处办理相应手续4.横幅、彩喷悬挂时必须确保稳固，谨防在会场上掉下以上所有宣传物品摆放、悬挂后都要拍照留底报名工作：1.合理分配男女比例2.整理收集好联系方式3.人数较多时，分组，定负责人4.及时汇报报名工作进度，以便在有问题时及时处理嘉宾邀请：1.制作邀请函——秘书处、宣传部，发送邀请函——秘书处2.送邀请函不能太早保证在两天到半天之内3.院内老师不需邀请函由主管主席提前一天当面邀请会前准备：1.教室申请如需接中控台要借电脑后盖钥匙，晚上的活动须在五点前到教休室领取钥匙2.黑板布置黑板内容经老师审批会前四十分钟布置好3.桌子从办公室和科协办公室搬。如需多张则提前与教A楼教休室协商手续流程:在老师处开证明——教A楼教休室4.椅子从办公室、科协办公室和A103处借5.桌布——主管主席提前至少一天向团委打招呼6.中控台、音响、话筒——大艺团电池购买（备用），提前调试如有问题可由主席团联系大艺团的人7.茶水提前二十分钟到位礼仪迎接老师8.盆景提前一天联系后勤管理中心（三轮车）学院开证明——后勤管理中心9.主持人串词审核确保符合会场气氛确定到会领导的姓名、职称10.确定结果公平合理11.嘉宾标牌——科协，秘书处12.工作人员胸牌13.维持秩序，按专业、班级、负责到人（点名秩序）14.大会流程打印出来给老师人手一份15.计时计分道具搬运礼仪奖状证书写奖状证书16.颁奖流程与礼仪提前协商会前预演17.PPT审核背景音乐18.如有评分制作评分细则打印准备笔工作人员回收评分表19.节目道具搬运20.会后会场清理21.通讯稿照片通讯稿以最快时间完成22.提前通知大家将手机调成震动或静音注：所有物品责任到人有借有还后期：1.成果展示，后期宣传2.收齐收据，尽快上报花费3.活动总结注：购买所有物品之前要向老师请示，购买物品要有收据，且写上时间、经手人所有活动记录择优上交秘书处备案