管货宝三方物流软件系统(说明书)

管货宝三方物流软件系统V2.0第1页共19页1好伙伴物流软件管货宝三方版[简称：物流软件管货宝三方版]产品说明书软件介绍软件名称：好伙伴物流软件管货宝三方版简称：物流软件管货宝三方版版本号：免费版软件类别：应用软件著作权人：成都好伙伴网络科技有限公司软件特色本软件基于物流公司三方管理设计而成，集成最佳行业实践业务模型，帮助物流企业解决在物流运输管理过程中面临的种种问题。业务流程开始于运营流程——回单管理——财务结算，操作流程简洁明了，数据管理清晰透明，提高企业的工作效率，减少不必要的人工成本。通过对订单物流执行过程管理、节点监控，达到业务全程可视化，提高企业对业务风险的管控力，改善企业管理水平，提升客户服务品质。系统需求本软件适用系统：XP、win7、win8、win10等系统均适用安装和运行方法安装方法：客户申请后公司售后会将软件的登陆网址保存在客户的电脑中。运行方法:客户通过浏览器打开软件网址然后根据提示进行登陆即可。软件功能本软件的功能包括：基础设置、业务管理、回单管理、财务管理、车队管理、报表管理。软件功能介绍（详情如下）管货宝三方物流软件系统V2.0第2页共19页2第一章基础设置一、系统基本资料设置好伙伴管货宝三方管理系统的【基础】模块中可以对：【组织机构】、【网点信息】、【职员管理】、【客户档案】、【货品信息】、【银行账号】、【地区信息】等信息进行设置。按顺序具体设置步骤如下：1、【组织机构】设置新增：是对所维护基础项目的添加修改：是对所维护基础项目的更改删除：是对所维护项目进行清除（1）点击【基础】——【组织机构】，如图2.1.1图2.1.1（2）然后在出现的窗口中点击【新增】，如下图2.1.2图2.1.2（3）点击之后在弹出的窗口中填入相关信息，然后点击保存即可。具体见下图2.1.3图2.1.3（4）修改与删除如图2.1.4管货宝三方物流软件系统V2.0第3页共19页3图2.1.42、【地区信息】设置步骤与【组织机构】相同。3、【网点设置】设置步骤与【组织机构】相同。4、【职员管理】设置A、用于记录储存企业内部职员基本信息，建立关于其个人的档案资料，比如职员编号、姓名、部门、性别、出生日期、学历等信息。B、『职员档案』中基本信息概要介绍：（网点:选择了职员所对应的网点信息，则在录单据时，在经手人中录入了职员后，系统会自动带出相应的网点）（1）点击【基础】——【职员管理】，如图2.4.1所示图2.4.1（2）然后在出现的窗口中点击【新增】，如下图2.4.2图2.4.2（3）点击之后在弹出的窗口中填入相关信息，然后点击保存即可，网点里面输入的地区会自动加入地区里并和网点绑定。具体见下图2.1.3管货宝三方物流软件系统V2.0第4页共19页4图2.4.3（4）职员增加完毕之后回到职员管理页面，对每一个职员进行登录名、密码以及权限设置。具体如下：a、登录名、密码设置——选中职员之后点击【管理账号】进行操作，具体见下图（a）（注意：密码的设置必须是数字或字母组合（区分大小写），且不能为中文。）图（a）b、功能权限设置——选中职员之后点击【分配功能权限】进行操作，具体见下图（b）图（b）管货宝三方物流软件系统V2.0第5页共19页5c、数据权限设置——选中职员之后点击【分配数据权限】进行操作，勾选相应的网点或者操作员即可操作和查看该操作员相关数据。（注意：具备相同操作权限的用户可直接复制）具体见下图（c）图（c）管货宝三方物流软件系统V2.0第6页共19页6第二章业务流程篇好伙伴管货宝三方管理系统的业务处理模块主要包括：【托运单】→【发站外包】如下图3图3———————————————————————————————————————1、托运单『托运单』是物流企业受理发货方运输业务的交接凭证，即为物流企业平常印制用的（受理单\委托凭证\承运协议\交接凭证等），根据该单将全程参与本系统各种环节的流程整，是与收货方或发货方结算运费的原始依据。（1）托运单的打开方式：第一种是【业务】—【托运单】，第二种是首页直接点击【托运单】，具体见图3.2.1.a图3.2.1.a（2）点开之后，新出现的窗口为托运单的录单界面，录完单，可点保存并继续，之后便可继续录单，见下图3.2.1.b；也可以可点保存并退出，便会退出录单界面，查看所有已经录入的，见下图3.2.1.c管货宝三方物流软件系统V2.0第7页共19页7图3.2.1.b图3.2.1.c（3）对托运单进行调整、修改、删除、导出、导入、打印、发短信、运单跟踪或者新增加托运单如图（a）图（a）****介绍货物信息录入说明****在『托运单』基本信息区中输入信息时，只需直接点击回车键，系统自动弹出选择框，选中信息后系统自动输入信息区。同时录入货物的件数、重量、体积、（注：当件数、重量、体积这三者中只要输入了其中“两项”数据，要让系统根据运价自动计算出运费这时就需要选择计价方式）、系统默认为“0”。运费计算公式：选择不同计价方式的运费计算如下表述；◆计价方式：件数：运价X件数=运费管货宝三方物流软件系统V2.0第8页共19页8◆计价方式：重量：运价X重量=运费◆计价方式：体积：运价X体积=运费保险费计算公式：保价X保率=保费◆接货费+送货费+卸货费+包装费+代垫卸车费+仓储费=应收合计送货方式：系统提供可选择的提货方式有：自提、门到门；注意：如果用户觉得系统提供的提货方式显示过多可以根据自己企业的需要到【设置】——【提货方式】进行配置，把不需要显示的隐藏掉。付款方式：凡是物流行业遇到的任何一种付款方式本系统都支持，现付、到付、月结、到付月结、回单付、余款回付、余款到付、欠付、货款扣、驾驶员收。如果用户觉得系统提供的付款方式显示过多，用户可以根据自己企业的需要到【设置】——【付款方式】进行配置，把不需要显示的隐藏掉。注：对各种付费方式的具体说明现付：用于记录收货开托运单时，发货方就付完了全程运费。自动统计到收入日报表和现金银行报表到付：用于货运到提货点后由收货方付运费，运费挂到收货方，即可反映收货方应收款增加。到付月结：用于记录货运到提货点后由收货方付运费，往来账挂到收货方。月结：由发货方付全程运费、运费挂到发货方。回单付：由发货方付全程运费、发货方需要物流企业凭收货方签字的“回单”才付承运方的运费，运费挂到发货方。余款回付：由发货方付全程运费，只是发货方在发货时先付一部分运费，等收货方收到货物回单确认后再付该笔业务没有结算清的运费。针对余款回付我们举例说明：如一笔为业务全程运费是500元，发货方发货时付400元等回单回来后结清余款100元，用户在录该笔业务时运费填入500即应收金额为500元，在实收金额处填入400元，剩下100元系统自动挂100的往来账在发货方，最后“余额”100元由的结算由用户收货网点的操作员做结算余款到付：由发货方和收货方共同支付全程运费，只是发货方在发货时先付一部分运费，剩下的余额由收货方提货时付清，没结算的余额挂到收货方。收货方应收款增加。最后“到付运费”结算由用户异地的提货点操作员做结算。针对余款到付我们举例说明：如一笔为业务全程运费是500元，发货方发货时付300元等运到提货点后由收货方结清余款200元，用户在录该笔业务时运费填入500即应收金额为500元，在实收金额处填入300元，剩下200元系统自动挂200的往来账在收货方，最后“余额”200元由用户卸货网点的操作员做结算。欠付：由发货方付全程运费、运费挂到发货方。货款扣：由发货方付全程运费，运费挂到发货方，。发货方应收款增加，该笔业务运费款项是在代收货款中扣除运费，说明，要有代收款的托运单才允许选择此付款方式。该笔运费的结算是发货方来支取代收货款时自动从代收货款中扣减掉。到付回付：由发货方和收货方共同承担该笔运费，运费分别挂到发货方和收货方。发货方和收货方应收款分别增加。应收款增加数字要看操作员录托运单时，分别在应收发货和应收收货录入的金额是多少。回单份数：发货方需要回单的就在该处录入具体的回单分数，如果付款方是为回单付系统会自动在回单分数处填“1”这个数字可允许改掉的，最终保存操作员修改后数字。不管是哪种付款方式只要发货方需要回单的都需要在回单份数处录入数字。该票托运单自动传到回单管理里面显示为单据未回。2、发站外包『外包单』用于记录用户的【托运单】中转外包的信息；即该票货在哪家物流公司中转的，转出费是多少、返款是多少、该票产生的金额结算与否等。注释：物流企业每天收的货物不外乎采用两种方法把货物运输到收货方；第一种方法，通过驾驶员运输到异地分支机构卸货（或直达收货方卸货），第二种方法，外包给其他物流企业运输到收货方。管货宝三方物流软件系统V2.0第9页共19页9用于记录本次装车的配载情况。用户本次该车装了多少货物、承运车牌号、驾驶员、卸货网点、付驾驶员的运费以及付款方式。打印装车清单和驾驶员的运输协议都在发站外包中完成。（1）发站外包打开方式：第一种是【业务】—【完整外包】，第二种是首页直接点击【发站外包】，如图3.2.2.1图3.2.2.1（2）新增发站外包界面及操作：如图3.2.2.2图3.2.2.2发站外包操作界面主要分为三部分第一部分：外包日期、预到日期、外包单号、发货网点、承运方、联系电话、提货电话、提货地址、车牌号、车型、驾驶员驾驶员等管货宝三方物流软件系统V2.0第10页共19页10第二部分：所有托运的单据信息，在左边选择自己需要的单据，选好之后点击，相关单据就会移动到右边面板中，可利用输入单号进行快速查询，单据便自动进去到右边，或者选择高级查询来筛选单据，如图，3.2.2.3图3.2.2.3当需要外包的单子选择完毕以后，可点击，放大，右边待外包的单据，点完之后如下图3.2.2.4管货宝三方物流软件系统V2.0第11页共19页11图3.2.2.4第三部分：外包费用（根据自己的实际情况录入即可）——图表解释——转出单价：外包出去的费用的单价。转出费:中转出去的费用。要支付该笔费用时财务人员在【财务】--【分类结算】——【转出费】做支出结算。返款：此单的应收金额。要收入该笔费用时财务人员在【财务】--【分类结算】——【外包返款】做收入结算。装卸费：用于记录要付给装卸工人的工资（如果物流企业的装卸是外包出去的，以及要考核单车利润建议把产生的装卸费录在此处）。外包单保存后系统自动产生一张未过账的现金费用单。要支付该笔费用时财务人员在【财务】--【分类结算】——【装卸费】做支出结算。叉车费：本次装车时产生的叉车费。外包单上面列表录入了每张托运单的叉车费后会自动合计到该处显示。配载单保存后系统自动产生一张未过账的现金费用单。要支付该笔费用时财务人员在【财务】--【分类结算】——【叉车费】做支出结算到站外包中的车牌号、驾驶员与基本信息的车辆档案和驾驶员档案相关联。（即车牌号和驾驶员是从事先录制的基本信息中选取的、如果该车牌号和驾驶员不在基本信息中就必须先到基本信息中完成添加）。承运方：三方公司或者承运的司机。****发站外包过后对数据的影响****A.立即可以反映出托运库存统计数量和托运单据减少；B.根据付款的情况，系统将自动增加现金银行或应付驾驶员的款项；C.外包的运输成本自动记入损益表的运输成本中，计算单车毛利润；D.送货费/中转费录入以后相应的内部卸货网点往来账户相应的增加；E.叉车费/装卸费录入以后相应的发货网点的成本费用增加。管货宝三方物流软件系统V2.0第12页共19页12注意：在操作中，运输金额和返款这两项，只能填其中某一项；在已付金额中录入了数据；，一定要选择付款账户，录入了返款后系统自动产生外包返款，收取外包返款项只能通过【财务】--【分类结算】——【外包返款】图3.2.3.1（3）操作说明1、打开功能页面后，选择新增，其中外包单号根据系统设置中编号设置情况自动生成，用户可根据实际情况进行修改。经手人默认当前操作员对应职员，经手网点默认当前登录网点，经手人和经手网点可根据实际需要进行手动修改。2、选择承运方：单据承运方的选择标识，系统打开承运方选择页面，在承运方选择页面中选