第十三章 印信、值班工作

第十三章印信、值班工作印章的样式质料形状印文图案尺寸国务院规定：国家行政机关和企事业单位、社会团体的公章一律为圆形；外资单位通常为椭圆形；其他印章如收发章、财务章可用长方形、三角形或椭圆形；领导人和法人代表的印章一般用方型。印章的种类单位印章套印章钢印领导人签名章其他印章公章的刻制、启用公章的刻制上级主管刻制颁发本单位法人代表申请，经批准，公安部门登记后刻制公章的启用选定日期、提前发出启用通知、附上“印模”填写“印模卡”，留存、交上级机关备查。公章的使用印章的使用规范加盖单位公章，哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；详细登记文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等。介绍信上加盖公章，单位领导人可委托管理印章的文秘人员具体掌握。公章使用登记簿文件名称及发文号公章类别盖章次数批准单位批准人公章管理人备注加盖印章注意事项应以领导、上司在定稿上的签发意见为依据，未经签发或不同意发出的文件不得盖章。印章必须与发文机关一致。以组织名义发文，应加盖单位组织的印章；盖印的位置，应在日期上，做到“上大下小、骑年压月”。联合发文要分别加盖各自机关的印章。印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；需要领导人亲署姓名的公文，领导人的职务和签署日期应事先印好。签署的公文不需加盖公章，如印制份数较多，可由文秘人员代盖领导人手书体签名章。印章的作用落款章盖在作者的落款处，表明作者的法定性和文件有效性。凡文书应加盖落款章，无印机构可以借印，如调查组等派出机构可以借用所驻机构的印章；如工作组、调查组等派出机构可以借用所驻机构的印章；如在水利局内所设立的防汛指挥部等共体机构，可以借用实体机构（水利局）的印章。印章单独加盖一页时，该页上必须有文字，以防止别有用心之人利用空白页，添加有害文字，使单位造成损失。印章的作用更正章对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字，可以在改正后，用加盖更正章的办法作为法定作者自行更正的凭信。印章的作用证见章对以他人名义出现的文书盖章作证。如两个单位签订合同，请双方上级主管机关加印证见。摘抄档案内容要由档案保管部门证见；旁证材料由旁证人所在单位证见；个人邮政汇款，在需要时，也需要收款人所在单位盖章证见。印章的作用骑缝章带有存根的公函、介绍信，还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。介绍信与存根衔接处必须骑缝加盖印章，以便对同及必要时查核。印章的作用骑边章重要案件的调查、旁证，以及座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录，为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外。必须将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑。印章的作用密封章在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。封存章在封条上加盖印章以封存帐册、财物，以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。公章的保管指定专人保管，公章放在加锁的抽屉或保险箱内；钥匙由保管人随身携带；不可他人代管，不得代用印；监印员外出，须经批准交他人代管。重要印章遗失，应报告上级，向公安局登记，声明作废。公章的停用与销毁单位撤消，原公章停用；通知有关单位，附上印模，写明停用日期；及时送交原制发单位，经批准销毁，留下印模备查。案例：文书擅盖公章，政府赔了巨款某养鸡场会计小余拿着一份该场拖欠某粮油公司52万余元债款的“还款计划”急急走进镇政府办公室，找镇政府文书姚某，他是受单位负责人老丁之托来盖担保章的。姚某稍稍瞄了一下这张“还款计划”，便毫不犹豫地打开抽屉，拿出一枚标有“某镇人民政府”字样的印章敲在了担保单位一栏上。据姚某到案后交代，他当时这样做是因为老丁是他的邻居，平时抬头不见低头见，不盖章情面上过不去。翌年6月10日，养鸡场因经营不善，未能按“计划书”中的约定履行还款义务，粮油公司于是以养鸡场及某镇人民政府为被告向法院提起诉讼，请求判令被告支付货款并承担诉讼费。10月10日，上海市某区人民法院向某镇人民政府下达“执行通知书”，责令其在5日内按判决书规定的义务承担赔偿责任，赔偿52万元，逾期将依法强制执行。问题：造成镇政府承担赔偿52万元的主要责任人是谁？为什么？秘书应如何管理好印章和介绍信？印章管理的漏洞►挂靠提供印章给与己无关的公司，收取管理费；►少盖办事人员随意轻心，忘记盖章，文件无效；►偷盖疏于管理，给别有用心之人有可乘之机；►随意担保为照顾人情、面子、关系，充当“替罪羊”；►私刻伪造►废章流失公章作废后，不及时收缴，流落私人手中，招摇撞骗。介绍信的保管和使用专门印制并有编号介绍信与公章由同一人保管，不可缺页丢失领用介绍信须经批准秘书填写领用人姓名等各项内容盖两次公章：落款处、骑缝线上不得将空白介绍信加盖公章后交给领用人电子签名和电子印章•电子签名–是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。而数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。•电子印章–是合法的数字化印章与数字证书绑定的，用其私钥进行了数字签名的的权威性的电子文件，其中包含了用户身份、印章信息、公开密钥、有效期等许多相关信息。电子印章的制作、使用和保管去国家认可的电子印章制作部门，填写相关信息；携带相关证明文件去有关管理部门审核验证、备案和批准刻制；获取用户名和密码登录系统，将一个智能钥匙（私钥）与电脑相连，在键盘上输入相应密码，用鼠标点击电子文件下方的空白处，可加盖公章；防止私钥的泄露和损坏，禁止将电子印章交于他人使用；发现私钥丢失或泄露、信息发生变化，立即通知电子印章审核部门；撤销电子印章，应向电子印章审核部门提出申请。电子印章系统的使用“电子印章系统”客户端包含：①一个“电子印章系统”客户端软件，安装在计算机（PC）中；②一个和①配合使用的安全外设，指纹签名器或者USBKEY设备。电子签名的使用及保管责任电子签名通过网络发送和接收发送形式接收的时间、地点的确认方式妥善保管电子签名的制作数据失密未及时告知、并终止使用的，未提供真实、准确的信息等，应承担赔偿责任。保密工作的范围和内容保密工作的范围•国家秘密的范围•商业技术秘密的范围•领导工作和人事秘密范围保密的内容1.文件保密2.会议保密3.新闻宣传保密4.使用办公设备保密•使用复印机、录音机、照相机和录像机保密•使用计算机保密5.通讯保密•电话、电报、传真通讯保密•计算机国际联网保密案例：友谊归友谊，保密归保密一国外客商S先生来到振宇公司，找总经理洽谈生意。总经理正有事，要半个小时后才能接待S先生。姜秘书把S先生安排在接待室，S先生用英语主动与姜秘书攀谈起来，姜秘书也用熟练的英语回答。S先生把姜秘书大大夸奖了一番，特别夸他英语水平高，说他这样的人才，在国外也容易找到一份称心如意的工作。姜秘书听后很高兴，便毫无拘束地与其谈了起来。向S先生详细介绍了公司的经营方向和状况、业务范围、国内外业务往来厂商等等。乃至将该公司独创的TA经营法也一股脑地说了出来。20多分钟过去了，S先生非常高兴，说自己要去一下“洗手间”。姜秘书给他指了方向后，便回来收拾接待室，准备引S先生去总经理办公室。过了许久也不见S先生从厕所出来。姜秘书找遍了厕所也不见他的人影。总经理和姜秘书都觉得有些蹊跷，但似乎也无大妨碍，就没有过多深究。半年多过去了，振宇公司的经营陷入了困境，许多业务被一国外公司揽了过去。进一步打听，这公司国外业务主管竟是S先生。问题：振宇公司的经营困境与姜秘书有什么关系？分析姜秘书和S先生交谈时的心理活动。值班工作的任务信息沟通和通讯联络办理来访接待处理突发事件确保安全承办领导交办事宜值班工作的组织形式办公室值班值班室和总值班室首长电话值班室值班工作的制度岗位责任制度交接班制度请示报告制度安全、保密制度突发事件的处理突发事件的种类自然灾害人为灾难突发事件的处理突发事件处理工作两个方面的含义发生突发事故、突发事件，需要紧急决策处理平时做好各项预防、准备性工作突发事件处理的基本过程有思想准备和心理准备；做好通讯准备；问清详细情况；采取应急措施；及时向领导、上司和上级汇报、请示；根据领导指示及时处理；刑事案件必须及时拨打110，并移交司法、公安部门。先请示，后救火2000年11月，某市一家棉花仓库大火足足烧了35个小时，经过500名消防战士的力救，大火才被扑灭，成了该市触目惊心的大新闻。那天凌晨0：45分，在离仓库不远的码头处值班的孔某最先发现仓库冒烟，孔某立即赶到仓库，告诉另一值班人员陆某，两人随后到仓库查看，发现确有火情，便向值班干部吴某报告。1：08分，孔某打电话至科长家，称棉花仓库发现冒烟，问是否需要打119报警？科长表示要报警，同时吴某打电话给书记，汇报火情。宝贵的24分钟就在这样东请示西汇报的过程中悄悄溜走。1：09分消防部门接到报警，火速赶来，然而，星星之火已经燎原。问题：三位值班人员在处理火情时错在哪里？面对紧急情况，秘书应如何应对？