材料采购控制程序

文件审定会签单文件名称材料采购控制程序主管部门机物管理部责任编辑相关部门工程管理部预算财务部劳人事部主编核对批准材料采购控制程序1.目的：对采购过程及供方进行控制，确保所用供方和采购的产品符合规定的要求。2.适用范围：适用于公司所属各分公司（直属项目部）工程项目物资采购控制(包括劳动防护用品)、施工设备的控制，对所有供方进行选择、评价和控制。3.术语和定义：本程序引用公司《三标一体管理手册》中的术语和定义。4.职责：4.1公司副总经理负责领导公司物资管理工作，并负责对上报的物资供方进行审批。4.2公司机物管理部负责本程序的编制、修改，是本程序的主管部门，对分公司（直属项目部）上报的物资供方进行评审，对确认的供方上报公司副总经理，经阅示后签发行文，公布公司的物资《合格供方名册》。4.3分公司(直属项目部)机物科负责对工程物资(包括劳动防护用品)及其供方进行评价、选择和控制。对采购的物资环境保护和安全向供应商提出要求，要符合国家有关环境保护和安全标准。5.工作程序：5.1供方的评价5.1.1供方初选a.工程物资按其对工程质量的影响程度及用量分为:A、B、C三类。A类：金属材料、水泥铁路配件器材（线上料）等。B类：商品砼、墙体材料、建筑防火材料、保温材料、劳保用品、火工品、油料等。C类：、地材、装修材料、给排水配件、五金电料等其它材料。b.分公司（直属项目部）机物科，根据工程计划所需的物资，经过市场调查，初步确定生产管理好、质量可靠、信誉高、价格优、性能高、无毒害的新材料的供应商为候选供方。并填写《供方调查记录》。c.对通过中间商采购的物资，也要对采购该物资的原生产厂家进行供方调查，及时索取生产厂家的相关资料；对顾客指定产品也要按贯标要求，进行供方调查，认真填写《供方调查记录》。5.1.2评价和选择供方的一般条件包括：a.供方的营业执照、生产许可证、质量、安全、环境管理体系认证或产品质量认证情况、企业获得的名优产品称号。b.供方产品供应表现状况，包括产品质量、交货期、履约能力等。c.国家和行业推荐作用的产品。d.国家明令淘汰和禁区用的产品决不使用。e.储存、搬运、使用废弃过程中健康安全风险小的物质。5.1.3合格供方的评价、确定、复审。a.分公司（直属项目部）机物科根据《供方调查记录》及时收集、索取的有关资料，组织召开同级安质科、劳资科、试验室、计划科、技术科等有关部门参加的供方评价记录，对供方营业执照、经营方式、认证情况、管理水平、产品质量、供货价格、企业信誉、销售服务、运输供货能力、安全性、污染性等进行综合评价，填写《供方评价记录》，对评价合格后的供方，经分公司（直属项目部）经理签字后提出钢材、水泥拟用《合格供方名册》，并加盖单位公章，上报公司机物管理部进行审查确定。其它种分类的所有材料的《合格供方名册》由分公司（直属项目部）经理签字审批后由分公司（直属项目部）机物科在本单位行文公布，自行存档，并报公司机物管理部备案执行。b.分公司机物科采购物资材料在质量合格的基础上应优先选用有环保认证和安全性能保证的产品。c.分公司（直属项目部）及时将钢材、水泥拟用《合格供方名册》及收集到的相关资料复印件，复印一份上报公司机物管理部。由机物管理部负责组织工程管理部、预财部、劳人部、综合部等部门参加的供方评审会议，评价合格后，经报公司副总经理阅示批准后，方可列入《合格供方名册》，并在公司予以公布。d.每年4月初，由分公司（直属项目部）的机物科组织召开同级合格供方评价会议，对所有供方过去一年提供的物资质量、价格、服务安全性、污染性、等方面情况进行全面分析、评价和复审，填写《物资质量使用跟踪及评价记录》，并会同新增加的钢材、水泥供方资料及分公司（直属项目部）的本年度拟用《合格供方名册》一同报公司机物管理部。由机物管理部组织召开公司相关部门参加的供方评价复审会议，对复审合格后的供方继续保留，不合格者予以注销。对确认合格供方的相关资料上报公司副总经理，由公司副总经理阅示后签发行文执行。每年5月初，公司公布一次《合格供方名册》。d.工程完工后，不需再向其购买的供方，分公司（直属项目部）机物科填写《供方评价记录》上报公司机物管理部进行删除。对合格供方实行动态管理。在每年的《合格供方名册》公布后，对公司新增加工程项目，分公司（直属项目部）也要按要求，做好供方调查，提出拟用《合格供方名册》经分公司（直属项目部）经理签字后，将A类物资供方的相关资料及拟用《合格供方名册》上报公司机物管理部，经主管部门批复后进行购买，在第二年的公司《合格供方名册》上进行补充公布。e.对在供应中出现问题的供方用书面形式通知对方，限期整改。若连续两次出现批量质量问题，则终止其合格供方资格。如需再次入选合格供方时，应重新检验、重新评价后，才能采购其产品。f.零星采购的市场材料不进行合格供方评价，由采购者依其质量要求和合理价格择优采购。所有采购的产品要求必须有合格证或材质单，并做好存档工作。g.在紧急情况下，需向《合格供方名册》外的供方采购时，则需经所需分公司（直属项目部）的经理批准后，方可小批量采购部分物资，但必须严格检验，经检验合格后方可投入使用。h.对劳动防护用品也必须按要求，在符合国家规范要求的范围内，提供所供物资设备的安全使用注意事项、安全保障证件、必须索要营业执照、生产许可证、产品合格证、以及是否国家指定生产厂家等的有效证据。在分公司（直属项目部）所建立的《合格供方名册》中公布。i.对项目安全产生有影响的供方(如:乙炔、氧气、炸药、雷管、导火索、导爆索、硫磺、硫酸、盐酸等易燃、易爆、易腐蚀火工品及化学品)等材料，机物科应向其发出《物资供方安全调查函》。z.对国内知名的大中型企业生产的产品（机械物资部依据国家公布的免检产品名录）；通过国家正规渠道进口的物资。k.顾客提供的材料不需要进行供方的评价，但必须在工程承包合同中或其它文件中有明确阐明，分公司（直属项目部）需及时复印合同中的有关章节或提供能证明顾客供料的依据，上报公司机物管理部进行存档。5.2物资采购5.2.1采购信息a.采购信息可包括：物资名称、规格、型号、质量要求、环保要求、职业健康安全要求、验收标准、价格、交付情况等；对重要物资适当时还包括对供方产品、生产过程、设备工艺控制，人员的资格要求以及对供方的质量、环境和职业健康安全管理体系要求。b.机物科按采购计划要求，在与供方沟通之前，确保规定的采购要求是充分与适宜的。5.2.2采购计划的编制a.分公司（直属项目部）计划科根据设计文件和施组安排，每月编制“工程用料计划”，经部门分管领导批准后，报分公司（直属项目部）机物科。b.分公司（直属项目部）机物科依据每月“工程用料计划”，结合实际库存（应核减库存），编制《物资采购计划》，编制后由机物科负责人签认。c.当施工期间，如因设计变更、洽商而引起采购计划变动时，分公司（直属项目部）应及时修改采购计划，并履行变更、审批手续。d.《物资采购计划》确认后，经分公司（直属项目部）经理进行签字批准后，方可采购，采购人员须持证上岗按《人力资源控制程序》执行。5.2.3招标采购a.凡符合招标条件的，按照原局设运物[2001]12制定的《设备物资采购招标管理暂行办法》，由分公司（直属项目部）组织实施招标。由于客观条件的存在，未能实行招标采购的，要实行比质比价的“阳光采购”。b.经招标采购确定供方后，应及时通知供方代表签订购销合同，其内容与条款必须满足施工进度要求和有关质量标准、环境标准和安全标准的要求，并能够充分体现双方的履约责任和义务。c.购销合同需经双方法定代表人或委托人签字，加盖合同专用章后方可生效，机物科应记录合同执行情况。5.2.4.采购产品的验证a.分公司（直属项目部）物资验证人员应根据采购合同、有关质量证明资料，对采购产品（包括顾客提供）的名称、规格、型号、数量、外观质量以及产品标牌、包装情况等进行验证，填写《物资验收记录》，同时，对钢材、水泥、地材、其它材料另填写物资进场外观检验表，格式分别见物资进场外观检验CX-12-（6）-1、物资进场外观检验CX-12-（6）-2、物资进场外观检验CX-12-（6）-3。注：1.钢材规格检测要求使用的游标卡尺（或卷尺）必须是经校检合格的。2.各种材料检验误差要符合规定范围。b.经分公司（直属项目部）试验室检验合格的物资，机物科人员填写《物资点验单》，标识合格后入库。投入使用时应填写《物资发料单》。检验和试验不合格的产品需单独存放，进行标识“不合格”，不允许投入使用，并和供方联系作退货处理。c.如果需要在供方货源处实施验证时，应在采购合同或协议书中规定验证的安排或产品放行的办法，但不免除供应商提供合格产品的责任。d.如经验证顾客所提供的产品不符合规定的质量要求，及时通知顾客办理退货或换货,按执行。e.紧急放行只适用于特殊情况下。确因施工生产急需而来不及检验或试验（一旦发生不适用，确保能立即追回或更换）的物资，紧急放行的物资由使用单位申请，填写《物资紧急放行申请记录》，报项目总工程师批准后执行，并要求使用单位建立质量跟踪责任制。f.采购材料的监视和测量按《产品的监视和测量控制程序》执行执行。5.4物资保护5.4.1施工现场对物资的保护主要是在物资被搬运、贮存和发放过程中，通过必要的设施、适用的条件、正确的方法，确保物资不损坏、不丢失、不变质，以保证物资质量要求。5.4.2由于保护不当，造成物资丢失、损坏、不适用等情况时，应准确填写《丢失、损坏、不适用产品记录》，经分公司（直属项目部）负责人签字批准由机物科负责处理,按《施工过程控制程序》执行。CX-1-135.5物资沟通5.5.1为增进与长期协作供方的关系，应建立供方档案，采取多种方式与供方进行沟通，保持长期合作。5.5.2物资管理主管部门要与各相关方做好物资管理信息沟通工作，可采取多种沟通方式（如：信函、电话、电子邮件等）进行联系，按《协商与信息交流控制程序》执行，做到互通有无、交流情况，促进物资管理水平不断改进。6．相关文件6.1《中铁十九局集团公司物资管理办法》（公司设运物[2002]190号）6.2《中铁第十九局设备物资采购招标管理暂行办法》（局设运物[2001]12号）6.3《铁路物资技术保管规程》（铁道部（79）铁物字446）6.4《铁路物资仓库技术管理规定》（TB/T2631-1995）6.5《关于印发物资作业指导书的通知》处机物[2001]636.6《施工过程控制程序》6.7《不合格品的控制程序》6.8《产品的监视和测量控制程序》6.9《协商与信息交流控制程序》6.10《人力资源控制程序》7．记录7.1《供方调查记录》CX-12-（1）7.2《供方评价记录》CX-12-（2）7.3《合格供方名册》CX-12-（3）7.4《物资质量使用情况跟踪及评价记录》CX-12-（4）7.5《物资采购计划》CX-12-（5）7.6《物资验收记录》CX-12-（6）钢材、水泥外观检测格式见：《物资进场外观检验》-1外检（钢材、水泥）CX-12-（6）-1地材外观检测格式见：《物资进场外观检验》-2外检（地材）CX-12-（6）-2其它材料外观检测格式见：《物资进场外观检验》-3外检（其它）CX-12-（6）-37.7《物资点验单》CX-12-（7）7.8《物资发料单》CX-12-（8）7.9《物资紧急放行申请记录》CX-12-（9）7.10《丢失、损坏、不适用产品记录》CX-12-（10）7.11《物资供方安全调查函》CX-12-（11）供方调查记录填制单位：编号:CX-12-（1）供应商全称：通讯地址：邮政编码：法人代表：传真（网地）：业务联系人：电话：物资类别产品名称规格型号产品质量等级生产许可证号产品质量及质量、环境、安全体系认证情况荣获荣誉情况生产能力供货能力及运输方式有关资料调查人及联系电话调查日期供方评价记录填制单位：编号：CX-12-（2）供应商全称：产品名称规格型号评价地点评价时间评价组织人记录人参评部门及人员姓名部门职务姓名部门职务姓名部门职务评价内容1、供方的资质、资信情况审核：2、供方的信誉审核：3、供方