管理者每天应做的事情

每天应做的事情为了提高管理能力，每天、每月或半年、一年都有一次应做的工作。根据你本人现在什么样的公司里工作，工作的性质和立场如何，以及你制订的奋斗目标和作为管理者的特点不同，提高管理能力的程度也有所差异。上面介绍的提高管理能力的方法，说到底毕竟是一般性的论述，故建议读者们根据自己的情况适当进行取舍，找到最合适的方法加以实行。（1）掌握今天的工作成果和确认明天（以后）的工作内容。这是管理者在一天工作结束时必须做的基本。无论是科长、处长或公司负责人都必须养成这种习惯。坚持在当天确认明天应做的工作，则第二天的工作便可扎实地进行下去；同时，即使遇到某种意外的事件发生，也容易采取相应的措施加以处理。另外，不仅要确认明天的工作，而且还要根据工作的重要性决定其先后顺序。为此，有一个小的作业计划备忘录就足够了。（2）自己和部下都要养成在规定时间内完成工作任务的习惯。这样的习惯，只有通过每天的判断和动作才能养成，除此之外没有别的方法。也就是说，自己也好，部下也好，都要设法工作效率，有效地利用时间保证工作按期完成。这样一来，现场的精神状态就会紧张起来，工作也就会出现节奏。而要做到这一点，对工作的重要性进行估价和采取正确的做法以及提高作业速度，就是很重要的了。工作做得漂亮的管理者，在时间方面一般都是从容不迫的。对于工作的安排、工作的分配等，都要动脑筋很好地考虑，作到合情合理。（3）要列表记下一天工作中发生的问题。这是一天的工作结束时，应由管理者来做的一件大事。亦即在全天工作中有些什么值得注意的事情以及发生的问题，都要一一作好记录（可采用笔记本式的连续记载方式）。例如，进行如下的记录：C君，今日迟到，脸色不好，有什么忧虑的事情？××报告书进展偏慢，需要催促。处长交来的△△△工作，要想办法去完成。（4）对公司或本部门直接有关的情报要作好记录。每天在报纸或杂志上看到与自己公司或本部门直接相关的报道时，就要立刻摘记下来，并且要养成这种习惯长期坚持下去。这对每天敏感地了解公司以外的动态很有用处。例如，若是负责营业的管理者，其最关心的重要事项就应该是竞争对手的动态或自己负责推销的产品的需求动向。如果是负责财务工作的管理者，就要根据利率的动向和日元比率的动态，以及同银行负责贷付者之间的接触等，来预测其获得资金的供需状况。每周应做的事情为了提高管理能力，每周有以下五项工作要做。（1）掌握本周的工作结果和确认下周（以后）的工作。这是把管理者每天应做的工作，亦即管理者的基本行动以周为单位归纳起来，加以确认和掌握的一种方法。在每周周末都必须对该周的工作成果和进度状况进行分析与判断，然后再确认第二周以后的作业计划。这些工作，可在每周必须召开一次的有部下参加的业务协商会议上进行，其具体内容如第二章所述。（2）对业务管理的自我检查表进行评分和反省。业务管理的自我检查表，就是记载管理者进行日常工作时应该注意的事项的表。表中要记载两个方面的内容：一个是本章前半部分所建议的对自己的工作能力和经验进行估价的结果；另一个是管理者本身存在的问题和应该克服的缺点，要针对上述内容每周进行一次自我检查和反省。这是该表的根本目的所在。例如可以考虑以下几点：每天说一次笑话，以缓和工作场所的紧张气氛（过去一次也没有说过）；即使出现什么问题，自己的表情也不要立刻发生变化（过去经常发生变化）；不要与别人一起背后议论人（有过背后讨论人的倾向）。（3）对于引人注目的部下行动写出评价记录，根据需要进行个人的引导和指示。作为公司的例行工作，虽然每隔半年或一年就要进行一次人事考核，但加具体的方式，也就是能够真正起到作用的方式，还是要对自己注意到的部下行动及其工作的结果进行记录。另外，还应该注意根据需要及时地对该部下进行适当的指导。可以认为，以周为单位进行这样的工作，收效会更大一些。（4）整理本周发生的问题并提出解决问题的措施。每周整理一次日常工作中值得注意的问题或已经发生的问题，并按问题的性质排列成表进行重新评价。这样就会搞清哪些问题已经得到解决，而哪些问题尚在悬案之中。对于尚未解决的问题和构成悬案的问题，要重新转记到下周的工作项目中，而且要根据问题的不同性质，注明A、B、C等符号来表示其重要程度。对于无论如何也找不到解决对策的问题，就要与上级商量解决办法，这一点是很重要的。（5）确认直接上级对下周的工作安排。对直接上级例如处长或科长等打算在下周安排些什么工作，要事先了解清楚，做好准备，避免届时发生手忙脚乱的现象。同时，还要根据上级的安排，对本部门下周的工作计划进行富有弹性的重新评价或作出必要的修改。每月应做的事情作为管理者，每月都应该切实地做好以下六项工作。（1）掌握本月的工作结果，确认下月（以后）的工作计划。这是管理者应该首先执行的基本任务。要掌握你所担当的部门的全部工作结果，就必须将实际成绩与计划进行比较，从中发现问题，研究改善的对策。与此同时，也不能忽视对下月的工作计划进行一次重新评价。（2）做好对部下一个月的评价记录，并根据需要同部下商谈。要把平时对每个人的评价记录收集起来，作为一个月评价的依据。根据需要，可对每个部下的工作方法和思想方法进行探讨，有问题时要同部下商量解决。如果以工作太忙为理由，而忽视了这项工作，那就无异于半年或一年进行一次的公式化的人事考核了。（3）要同上级进行融洽的谈话。与同部下谈话一亲，也要与直接上级在一个月间有一次谈话的机会，以便讨论各种各样的问题。这是解决自己的业务上遇到的疑难问题和在使用部下的方法上碰到的困难问题的大好机会。另外，关于上级掌握的公司情报、也可以从谈话中了解一些，这对于自己开展工作也是很有用的。（4）对业务管理上的自我检查表进行月度评价。关于业务管理上的自我检查表，也要在一个月间进行一次自我评价和反省。反省是下月努力目标的一个出发点，要以谦虚谨慎的态度进行。另外，这种自我评价还可以搞清楚自己的问题，从而更容易对上级的劝戒予以理解。（5）对经营计划和经营方针的变更以及全公司完成计划的状况进行探讨。对于全公司经营计划的完成状况和经营方针有无变更等情况，每月要进行一次重新确认。因为整个世界或日本的经济形势都在不断地变化，每确认一次这种变化的动赂，搞清楚本公司的全部状况，对于避免自己在大局中犯错误是很重要的一环。另外，对于以例行公文发下来的经营计划和经营方针的变更，也要重新加以确认，并根据需要与上级进行磋商。（6）与其它部门的管理者保持联系。每月至少要有一次与其它重要部门的管理者非正式地商讨公司内部各种问题的机会。这样，便可从其他管理者那里获得自己完全不知道的消息和问题。半年应做一次的事情正如公司半年作一次年中决算那样，管理者为了提高管理能力，也有些事情要在半年进行一次。（1）确认本部门半年业务计划的完成情况和探讨较大问题及其改善对策。首先是确认本部门上半年或下半年的业务计划以及达到目标的状况，然后查明在确认过程中发现的问题是由于什么原因造成的，并探讨改善这些问题的对策。（2）根据公司年度经营方针的修正目标，来修改本部门6个月的业务计划。由于公司的性质不同，每半年重新评价一次经营目标或修正这个目标都是常有的。因此，当然也要根据这种情况对本部门的经营目标进行变更或修正，同时也要重新评价业务调整每个部下的业务计划及其目标。（3）对部下例行的人事考核、指导及个别指示。按公司规定的例行人事考核制度，每半年要进行一次人事考核表的填写工作，就要以这种评价为基础同部下认真谈话，如有需要改善的问题，不仅要作好A、B、C、D、E评价，并将每评价的具体事例向部下说明。因为具体事例进行评价，部下就会完全理解自己的问题，同时也一定会感谢上级提出的劝告和注意事项。（4）利用星期天或节假日谁都不在公司时从容不迫地整理一下工作。有人认为半年检查一次工作“有点忙不过来”。对此，我想建议你在星期天或节假日抽出半天左右的时间到公司去，在那种谁都不在的安静环境里，从容不迫地整理一下工作，或者思考一下过去制订的计划有些什么问题，也是不错的。这样，你就会发现在公休时公司的状况与每天紧张的工作状况是完全不同的。在既没有上级也没有部下在场的情况下，给你提供了一种重新认识自己和公司的良好气氛。“我在这个公司已经工作多少年了？”或者“还能在这个公司干多少年？”这种在平常完全不能考虑的问题，也能使你有机会认真思考一番。一年应做一次的事情对于管理者来说，每年都要总结一次工作，而这种应该总结的工作又是多种多样的。（1）对一年的业务计划完成程度进行检查，并探讨执行中的问题和改善对策。首先应在你负责的部门进行一次年度决算。确认预算执行的结果与当初制订的目标相比达到什么样的水平，从而找出值得反省的问题。同时了要对每个部下的工作完成情况进行评价。（2）制订下年度本部门负责的业务计划和参与制订公司的中期计划。其次是在编制公司年度预算的同时，对你本身担负的年度业务计划及其目标进行探讨。这作为公司的例行工作，是极其重要的一环。根据公司情况和你的职位，大概还要参加筹划对公司的三年计划或五年计划的重新评价工作。对于这种中期计划的探讨，你也应该尽量多抽出一些时间参加。如果你抱着“谁知道三年之后会怎么样，定了计划也靠不住”这样一种态度参加讨论，那么你作为一个以晋升为目标的管理者就是不合格的。因为象编制三年经营计划这样的工作，是一种得到锻炼的极好机会，可以通过它扩大视野和增强预见性，提高一个管理者所必须具备的能力，对于以后的晋升是极为有利的。（3）对部下进行便行的人事考核、指导及个别指示。每年都要对部下进行一次例行的人事考核。这种考核也就是对部下进行的一年总结，而且也关系着每个部下的晋升和调配问题。事关重大，所以必须慎重地进行。特别要注意公正的评价，绝对不应以主观的感情和态度加以对待，而应该是客观的实绩主义的评价。日本人在对部下进行评价时，往往过于重视其工作态度而容易忽略其工作成果。其实应该对工作成果和工作态度分别予以评价，只有这样才能做到公平合理。（4）重新评价和修正提高管理能力的长期目标。与公司重新评价其经营计划相同，每年还要对你本身提高管理能力的长期目标进行一次重新评价。因为在一年之内，每个人都会有变化，譬如你可能会晋级或被提职，也可能公司对管理者的要求有了变化。借这个机会就可以客观地检查一下你的学习计划完成到什么程度，也可以重新考虑一下来年的能力开发计划问题。另外，上级也要对你本进行人事考核。因此，也要把上级对你指出的改进事项作为今后能力开发的目标，一并探讨具体对策。（5）探讨本公司在国际经济和日本经济中的地位。这件事情，也许已经作为公司的中期计划或下年度预算的编制方针的前提条件，以公文的形式发表了。但事实上由于有关人员忙于编制中期计划和年度预算，往往很难抽出时间去深入思考它。因此，如果可能的话，在进行实质性的基础作业之前，就要准备充分的时间，重新认识一下自己公司的事业收益能力和优缺点的问题，以便在此基础上探讨公司的经济地位：如有可能则以处或事业部为单位，争取较多的管理者参加讨论；若不可能也可以只找一些对这类问题特别感兴趣的管理者，进行非正式进行非正式