access-2010-第2章

1第2章Access数据库创建2.1Access简介及Access数据库设计2.2数据库的创建2.3打开与关闭数据库2.4使用数据库对象2.5数据库压缩与修复2.6数据库的转换2本章要点掌握数据库设计思想。掌握Access数据库对象种类。了解表、查询、窗体、报表的功能。掌握创建数据库的方法。掌握数据库打开与关闭的操作方法。掌握数据库转换的操作方法。32.1Access简介2.1.1Access的发展Access作为MicrosoftOffice软件中的一个重要的组成部分，随着版本的一次次升级，现已成为世界上最流行的桌面数据库管理系统。Access历经多次升级改版，从Access2.0到Access95、Access97、Access2000、Access2002一直到Access2003、Access2007、Access2010。42.1.2Access2003的系统特性Access中的文件格式单一。一个Access数据库中包含七种数据库对象，分别是数据表、查询、窗体、报表、Web页、宏和模块。Access兼容多种数据格式。Access具有强大的集成开发功能(VBA)。Access具有丰富的向导功能。Access具有Web网页发布功能。Access具有强大的帮助信息。Access各版本之间具有兼容性。2.1Access简介52.1.3Access的工作界面1、安装Access安装Access2003对计算机的配置要求如下：PentiumII400MHz以上微处理器。128MB以上内存。中文Windows9x，或WindowsNT，或WindowsXP，或Windows2000以上操作系统的支持。200MB以上的可用硬盘空间。62.1.3Access的工作界面1、安装AccessAccess2003通过Office2003安装，操作步骤如下：1.将Office2003系统光盘插入到CD-ROM驱动器中，自动运行安装程序。2.输入用户信息和CDKey。3.选择安装方式（典型安装或自定义安装）。4.确定安装路径。72.1.3Access的工作界面2、启动与退出AccessAccess系统的启动：(1)打开“开始”菜单，选择“程序”命令。(2)在“所有程序”选项下，选择“MicrosoftOffice”选项。(3在“MicrosoftOffice”子菜单中选择“MicrosoftOfficeAccess2003”选项即可启动Access2003，系统的主界面窗口如下图所示：8Access2003系统的主界面：92.1.3Access的工作界面2、启动与退出Access退出Access的几种常用方法:单击窗口右上角的关闭按钮。打开“文件”菜单，选择“退出”命令。打开“文件”菜单，按【X】字母键。使用快捷键【Alt+F4】。按【Ctrl+Alt+Del】组合键，打开“关闭程序”窗口，单击“结束任务”按钮。103、Access的界面-Access窗口标题栏菜单栏工具栏工作区状态栏11命令按钮组对象类别按钮组对象成员集合3、Access的界面-数据库窗口122.1.3Access的工作界面使用菜单应注意如下的约定：深色显示的菜单命令,是当前环境下可选择的操作命令。浅色显示的菜单命令,是当前环境下不可选择的操作命令。如果菜单命令后面标有组合键，则组合键为选择的操作命令的快捷键。如果菜单命令后面标有“…”符号，一旦选择此操作命令，将打开一个对应的对话窗口。如果菜单命令后面标有“►”符号，一旦选择此操作命令，将打开一个对应的子菜单。如果菜单选项后面标有“√”符号，一旦选择此操作命令，将消除“√”或添加“√”，使此操作命令能够自动实现打开与关闭的切换。3、Access的界面13“目录/搜索”帮助“Office助手“网上Office”帮助任何一本计算机应用教程都难以说明一项应用的全部技术。在依靠教科书引导入门以后，学会使用随机帮助系统解决教科书中未能涉及到的技术难题是非常有必要的。Access2003具有一个较为完备的随机帮助系统，使用起来比较方便。Access2003帮助系统提供3种帮助形式。2.1.4Access帮助142.2.1使用向导创建数据库1.打开“文件”菜单，选择“新建”命令，激活“新建文件面板”。2.选择“本机上的模板”命令，进入“模板”对话框。2.2数据库的创建153.启动“数据库向导”。164.使用“数据库向导”创建数据库及其对象。175.完成后使用“主切换面板”，可创建一个包含表、窗体、报表等数据库对象的数据库。182.2.2创建一个空数据库1.在“文件新建数据库”对话框，在“保存位置”的下拉框中，选择空数据库文件保存位置，输入空数据库文件的名字。2.2数据库的创建192.创建完成后，打开新建的空数据库窗口。3.再按“创建”按钮，进入“数据库”窗口。2.2数据库的创建202.2数据库的创建2.2.3根据现有文件新建数据库1.在Access窗口中的“新建文件”任务窗格中，单击“根据现有文件”超链接，弹出“根据现有文件新建”对话框。2.在“根据现有文件新建”对话框中，在“查找范围”下拉列表框中找到所需要的数据库文件夹，在该文件夹中，选中需要的数据库文件，最后单击“创建”按钮。212.3打开与关闭数据库2.3.1打开数据库操作步骤如下：（1）打开“文件”菜单，选择“打开”命令，进入“打开”对话框。（2）在“打开”对话框，选定要打开的数据库文件。在“打开”按钮的右侧，有一个向下箭头，单击它将弹出一个菜单，如图所示：222.3打开与关闭数据库2.3.2关闭数据库如果用户要关闭已用过的数据库文件，可以将数据库窗口确定为当前工作窗口，然后使用以下几种方法操作:打开“文件”菜单，选择“关闭”命令。按“数据库”窗口的“关闭”按钮。打开“文件”菜单，按字母“C”键。按“Ctrl+F4”组合键。23数据表：数据表是关于特定实体的数据集合，是数据库设计的基础，可以作为其它数据库对象的数据源。查询：查询是数据库的核心操作。窗体：窗体是数据信息的主要表现形式，用于创建表的用户界面，是数据库与用户之间的主要接口。报表：报表是以打印的形式表现用户数据。数据访问页：数据访问页实际上是一种特殊的Web页，并且独立存储在存储设备上，在数据库中只是一个快捷方式。宏：宏是指一个或多个操作的集合，也可以是若干个宏的集合所组成的宏组。其中每个操作实现特定的功能。模块：模块是将VBA（VisualBasicforApplications）的声明和过程作为一个单元进行保存的集合，即程序的集合。2.4使用数据库对象2.4.1数据库对象简介242.4使用数据库对象2.4.2打开数据库对象如果需要打开某个数据库对象，可以在“数据库”窗口中，单击“对象”列表中的对象类别，然后选择需要打开的对象，再单击工具栏上的“打开”按钮，将打开所选中的对象。另一种更为简单的方法是用鼠标双击需要打开的对象，则直接把选中的对象打开。252.4使用数据库对象2.4.3向数据库插入表对象如果要向一个数据库中插入“表”对象，先打开需要插入“表”对象的数据库，然后选择“插入”→“表”命令，弹出“新建表”对话框。在“新建表”对话框右侧的列表框中，选择“导入表”和“链接表”选项，然后单击“确定”按钮，则会打开“导入”和“链接”对话框，选择需要的文件后，单击“导入”和“链接”按钮即可。262.4使用数据库对象2.4.4复制数据库对象在Access数据库中，使用复制方法可以创建对象的副本。在修改某个对象的设计之前，创建对象的副本可以避免因修改操作错误造成的损失，一旦发生失误可以用对象副本还原对象。1.复制Access文件内的数据库对象。2.复制表结构或将数据追加到已有的表中。272.4使用数据库对象2.4.5删除数据库对象如果要删除数据库对象，需要先关闭要删除的数据库对象。在多用户环境下，确保所有用户都已关闭了该数据库对象。操作步骤如下：（1）在“数据库”窗口的“对象”列表中，单击要删除的数据库对象的类型。（2）单击“对象”列表中的对象，然后单击“删除”按钮。282.5数据库压缩与修复2.5.1数据库压缩在对数据库进行操作时，因为需要经常对数据库中的对象进行维护，这时数据库文件中可能包含相应的“碎片”。为有效使用磁盘空间，可以使用数据库压缩技术以减少磁盘空间的占用。操作步骤如下：（1）在Access主菜单中选择“工具”→“数据库实用工具”→“压缩和修复数据库”命令。（2）弹出“压缩数据库来源”对话框，选择要压缩的数据库文件。（3）在“将数据库压缩为”对话框中输入压缩后的数据库文件名。292.5数据库压缩与修复2.5.2数据库修复在意外情况下，数据库中的数据会遭到一定的破坏，可试图利用数据库修复功能减少损失。操作步骤如下：（1）在Access主菜单中选择“工具”→“数据库实用工具”→“压缩和修复数据库”命令。（2）在“修复数据库”对话框中，选择要修复的数据库文件，再单击“修复”按钮，对数据库文件进行修复。302.6数据库转换1、从高版本到低版本转换（1）打开“工具”菜单，选择“数据库实用工具”选项，再选择“转换数据库”选项。（2）选择转换文件格式，进入“转换数据库来源”窗口。（3）在“转换数据库来源”窗口，选择要转换的数据库文件，再按“转换”按钮，进入“将数据库转换为”窗口。（4）在“将数据库转换为”窗口，输入转换后的数据库文件名，按“保存”按钮，开始对数据库文件进行转换。312.6数据库转换2.从低版本到高版本转换在Access2003中，打开Access早期版本数据库文件，将直接进入“转换/打开数据库”对话框，如图所示：32本章小结开发Access数据库应用系统的第一步工作是建立Access数据库对象。完成数据库的创建后，紧接着就是在数据库中创建表对象。表对象是存储数据的地方，其他的数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表对象的基础上建立并使用的。在创建表之前，确保表结构设计合理是很重要的。为此，通常要对表进行规范化。根据表结构的设计，可以在Access中创建表结构，并输入数据记录。如果存在可利用的外部数据源，也可以通过导入数据的方法把其他数据库中的数据转换成Access数据表。通常一个Access数据库中包含多个表，这些表之间通过“关系”互相连接。在关系窗口中可以设置表之间的关系。在表的设计视图中，可以创建或修改表结构，设置表中各字段的属性，例如字段长度、格式、有效性规则等常规属性，还可以设置查阅属性。向表中输入记录是在表的数据表视图中进行的。在数据表视图中还可以进行的操作主要有：表的编辑操作，例如记录的增、删、改；表的修饰；对表进行查询、排序、筛选等操作。33作业：上机作业：完成上机指导书中实验1数据库、表的设计和创建课后作业：1.以罗斯文示例数据库为例，说明关系型数据库是如何实现数据库中数据的连接的。2.什么是主键？主键和外键有什么关系？3.哪些字段适合于设定为索引？主键是否适合于设定为索引？4.以罗斯文示例数据库中的表为例，说明如何处理多对多关系。