公文管理办法

1**集团文件**集字[2008]001号签发人:***公文管理办法（试行）第一章总则第一条目的为规范集团公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保集团方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落实，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于集团各中心、部门以及下属分支机构（以下称各单位）。本办法不适用于ISO体系文件。第三条有关公文的定义：1、公文——指在企业经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。2、公文处理——指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、2衔接有序的工作。3、外来公文——指政府部门、行业协会等外单位（转）发给集团的公文。4、内部公文——指在集团内部使用的公文，包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、计划总结报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。5、上行文——是指各单位向上级单位或集团职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。6、请示——是下级向上级或业务主管单位请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。7、报告——是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。8、下行文——是集团或集团职能管理部门向各单位下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。9、平行文——是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。第二章职责第四条组织体系及职责分工1、集团总裁办为集团公文的归口管理部门。总裁办负责接收和处理外来文件及各单位对集团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件，并对集团下属各单位的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理3的单位、人员进行处罚；2、各单位负责本单位上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令等文件；3、各单位根据业务需要，设置专职或兼职综合管理员1名，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作；4、发文资格集团所属一级部门（各中心）、二级部门（各职能部门、分厂）为具备发文资格的主体，其它模块一律禁止发文。集团层面项目组经授权后，各项目组具备发文资格。5、发文效力公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。第三章公文文种、格式及发文流程第五条公文分类1、公文文种公文按文种分为正式公文（包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等）和非正式公文（包括：会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等）。2、公文使用（1）对内部各种重要事项做出决定和对重大行动做出安排，用“决定”4文种。（2）对内部公布制度、办法以及其它需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等，用“通知”。（3）表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况，用“通报”。（4）由集团或各单位制订、批准，规定某些事项的工作流程、注意事项及相关部门职责、职权的规章制度文件用“管理办法”、“条例”。（5）对工作和事务制订带有约束性的指示用“规定”。（6）经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等，用“会议纪要”。（7）向上级领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种；同一级别请求批准事项时，可用“申请”。（8）平行单位间联系业务或知照相关方时，用“工作联络函”。第六条公文的格式1、正式公文（包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等）格式由文头、行文、文尾三部分组成，一般包括秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、正文、附件、成文日期、发送范围等组成部分。具体格式以附件公文模版为准。（1）公文文头标识——集团对外单位发文用“**日化实业有限公司（或适用的其它法人主体全称）文件”——集团对内发文用“**集团文件”——行政中心发文用“行政中心文件”（其它一级部门类推）——营销中心品牌策划部发文用“品牌策划部文件”（其它二级部5门类推）（2）公文编号公文编号由发文单位代字、年份和序号组成。集团公文的发文编号分三种：（一）重要方针政策、规章制度、管理办法、条例、规定的发布适用“**集字[年度]当年顺序号”；（二）重大机构设置、人事任免、总结计划报告、奖惩通报、工作布置、活动安排、事项通知等适用“**集发[年度]当年顺序号”；（三）重要会议纪要的发布适用于“**集会[年度]当年顺序号”。集团下属单位发文参照集团发文编号，根据需要采用“字”、“发”、“会”。——行政中心下发公文用“**行字/发/会[年度]当年顺序号”——财务中心下发公文用“**财字/发/会[年度]当年顺序号”——生产中心下发公文用“**产字/发/会[年度]当年顺序号”——营销中心下发公文用“**销字/发/会[年度]当年顺序号”——营销中心品牌策划部下发公文用“**品字/发/会[年度]当年顺序号”——行政中心人力资源部下发公文用“**人字/发/会[年度]当年顺序号”（其它二级部门发文编号类推）（3）签发人签发人标注在发文编号右侧，用四号宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用四号宋体标识签发人姓名。签发人为集团及各单位负责人或被指定6授权人。（4）密级：按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部和普通五级（非保密文件可省略相应标识）。——绝密文件指一旦泄漏，将对集团利益产生重大影响的文件，原则上只发给总经理、副总经理、总监级别干部阅知。——机密文件指一旦泄漏，将对集团利益产生较大影响的文件，原则上只发给经理级以上干部阅知。——秘密文件指一旦泄漏，将对集团利益产生影响的文件，原则上只发给相关人员阅知。——内部文件指只适宜在集团内部发放，不宜对以外单位公开的文件，可以下发至相关工作主管阅知。——普通文件指可以对外公开的文件。如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、企业宣传资料等。（5）急度：按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类（非急办文件可省略相应标识）。——特急文件指必须在收文或发文后半个工作日内处理完毕的文件。——紧急文件指必须在收文或发文后一个工作日内处理完毕的文件。——普通文件指按正常文件处理流程二个工作日内处理的文件。（6）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除制度、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题行间距为段前1.5行，段后1行，用二号黑体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，且行间距为28磅。（7）行文部分包括正文、附件、落款、发文时间等。7——正文：主送单位下一行，每自然段左空2字，用四号宋体字，行间距28磅，回行顶格。数字、年份不能回行。——附件：公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。在正文下一行左空2字符用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。——成文时间：以领导人签发日期为准。用宋体加粗汉字将年、月、日标全，“零”写成“〇”。（8）公文署名在正文（如有附件，则在附件下方）下成文时间前用宋体加粗4号字署发文单位名称。（9）文尾部分——对集团总经理用“呈”；——对副总、上级单位用“报”；——对同级或不相隶属的单位用“送”；——对下属单位用“发”。排版时遇末页仅有发文单位及日期而无正文的在末页第一行顶格用四号宋体加粗标注“（此页无正文）”字样。2、非正式公文（包括：会议通知、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等）。其格式参考附件。第七条公文的发文流程1、签发流程（1）集团公文签发流程：8编制（文件起草部门）→部门审核（编制单位/部门负责人）→部门外会签（可缺省）→会审（主管副总会审）→审批（集团总经理）→编号下发及备案（总经理秘书）（2）各单位公文签发流程：编制（文件起草部门）→会签（可缺省）→审批（编制单位负责人）→编号下发及备案（单位综合管理员）注：各单位下发公文，必须同时抄报总裁办及业务相关部门，以便协办或查考。（3）会议纪要由会议主持人签发。2、公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。3、会议通知：会议通知格式模板以附件四为准。4、会议纪要：会议纪要格式模板以附件五为准。5、工作联络函：工作联络函格式模板以附件六为准。工作联络函由平级单位负责人签收、签发，综合管理员负责跟进、落实及保管存档。6、临时授权委托书：临时委托授权书格式模板以附件七为准。临时授权委托书必须经过上级单位负责人审批后方可下发。7、公文处理流程（1）集团外来文件统一由总裁办负责签收，并转相关单位协助处理。其他单位原则上不得签收集团外来文件。（2）对集团范围内发文时，统一由总裁办编号发文。（3）集团内部各单位发文时，由本单位的综合管理员直接向接收单位的综合管理员发文，再由接收单位的综合管理员向其内部接收者发文，同时抄送总裁办备案。9（4）请示和报告应严格分开，公文标题不得出现“请示报告”文种，“报告”中不得有请示事项。请示公文应一文一事，不得多头、越级报送，不要同时送同级和下级单位。对内容涉及多个单位的请示或报告，应有相关单位注明会签意见后，再送主送领导作批示；特殊情况另行处理。8、以集团名义下发的编号公文必须按拟稿、会签、审核、签发、宣贯发放等程序执行：（1）拟稿拟稿要符合国家的方针政策、法律法规及**集团有关规章制度；情况真实，观点明确，文字精练，条理清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要；文种、格式、密级、急度划分、行文符合规定；文件实施日期要尽可能明确。拟稿单位领导要对文稿进行审核。拟稿时层次分明，结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。需书面审签公文文件拟稿单位在组织签发前须详细填写“自制公文处理单”（见附件3），拟稿单位领导要对文稿进行审核。（2）会签拟稿单位自行牵头组织会签，原则上在会签前应发征求意见稿至相关单位征求意见；会签时间根据文件紧急程度规定的时间而定，一般不超过2日，超过规定会签时间若无反馈意见则视为同意。会签单位如有意见须注明，以供拟稿单位和签发领导参考。（3）审核审核的主要内容包括：——是否需要行文，以何种名义行文；10——公文体式、文种、行文是否符合规定；——文字表述是否精练，标点使用是否正确，文笔是否通顺流畅，前后行文逻辑思维是否合理；——公文内容与国家的方针政策、法律、法规及集团其他规章、制度是否一致；——要求和措施是否明确具体，切实可行；——内容涉及的单位是否经过协商会签，达成一致意见；——文件密级、急度确定是否恰当；（4）签发以集团名义下发的公文必须由集团总经理或集团总经理授权签发。文件一经签发即生效，签发人对公文内容负领导责任。对已签发的文稿，未经领导同意，对公文内容不得自行修订。（5）学习宣贯集团及各单位公文文件下发后二周内，要求进行宣贯的各单位应召开会议组织相关人员进一步学习宣贯，学习该文件的内容和要求。9、各单位公文拟稿、会签、审核等流程应参照集团公文处理程序执行，并须由单位负责人审批后方可下发。第八条公文的传递规则1、各单位均设综合管理员（专职或兼职）一名，由综合管理员统一负责公文等信息传递、审批及下发。2、书面文件审签日期为2天，该时间指在正常工作日、工作时间内，有特殊规定的按规定时间。3、书面文件接收发放均需填《文件传递登记表》，文件传递由前一流11程节点综合管理员负责传递到后一节点，审签全部完成后由最后一个节点综合管理员将文件送至提交单位综合管理员处，至此文件传递流程结束。第九条公文的日常管理要求。各单位综合管理员应根据各自的职责权限，及时将有关资料整理编号存档，保证公文齐全、完整，便于保管、查找和使用。1、存档保管分工：（1）外来公文、集团编号公文由总裁办存档保管。（2）集团召开的会议所形成的文件、材料、领导讲话等，由总裁办存档保管。（3）各单位公文，由各发文单位存档保管