办公自动化实训教程之Excel部分(绝对官方)

办公自动化实训教程第二部分Excel大连理工大学出版社办公自动化实训教程第二部分ExcelExcel2003是Microsoft公司推出的Windows平台下最流行的电子表格软件，它提供了强大的数据处理功能，是MicrosoftOffice2003办公套装软件的一个重要组成部分。Excel2003集数据表格、图表和数据库三大基本功能于一身，具有强大的数据管理、统计与分析功能，被广泛应用于教育、科研、财务、和经济等各个领域，特别是需要处理大量数据的报表工作中。办公自动化实训教程第7章制作培训通知案例的制作展示了一个完整电子表格制作过程，从开始新建Excel文档，到在单元格中录入数据，进行格式化操作，对工作表进行页面设置，重命名工作表，及最后的保存及打印工作簿。返回目录第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点：熟悉Excel2003的基本功能掌握表格的格式设置掌握图片等图形对象的插入掌握工作表的基本操作了解工作表的打印返回目录第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：熟悉Excel2003的基本功能建立文档①双击桌面Excel图标，或从开始菜单启动Excel②启动后，默认打开一空白Excel文档。也可以单击“常用”工具栏中【新建空白文档】按钮进行创建。保存文档单击“常用”工具栏中【保存】按钮输入数据手工输入，可输入中、英文文本、数字、公式等使用自动填充功能快速复制或填充有序数据返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程要求新建excel文档认识excel的工作界面编辑窗口主要由标题栏、窗口控制按钮、菜单栏、常用工具栏、编辑栏、工作表、标签栏、状态栏等组成。办公自动化实训教程Excel2000的界面编辑栏:工具栏下面,也称为“单元格”编辑栏最左边是名称框，用以显示当前活动的单元格的地址。最右端是编辑区，用以输入或修改数据。中间是确认区，当编辑区正在进行编辑时，将变成×＝，其中，×为取消，为输入按钮（功能同enter键），＝为插入函数按钮办公自动化实训教程Excel2000的界面工作表：由65536个行和256个列所构成，行从1到65536进行编号，列自左往右按A、B、C……AA、AB……IV的顺序编号。单元格的地址:由其所在的列号和行号确定,如第C列和第6行的交叉点是记作C6单元格办公自动化实训教程Excel2000的界面标签栏:位于工作表的下面三个工作表标签，四个标签切换按钮办公自动化实训教程Excel2000的界面状态栏位于Excel应用程序窗口的最底端显示当前有关的状态信息显示行或列的求和信息办公自动化实训教程编辑工作表工作表－工作簿－excel文档（.xls）选择单元格及单元格区域名称区域A1:E1A1、B1、C1、D1、E1组成的行B1:B4B1、B2、B3、B4组成的列A1:D4以A1为左上角、D4为右下角的矩形区域办公自动化实训教程编辑工作表选择单元格及单元格区域选定一个单元格：鼠标指向目标单元格后单击选定整行（列）单元格：鼠标单击行（列）标选定连续单元格区域：拖动方式选定不连续的单元格或单元格区域:Ctrl键＋单击选定整个工作表:单击工作表左上角的全选按钮办公自动化实训教程编辑工作表输入数据输入文本:默认情况下，文本在单元格中左对齐,要改变可单击“格式”－“单元格”输入数字：自动将其依单元格右对齐输入正数：Excel忽略数字前的正号“+”输入负数：“-8”或“（8）”，都可以在单元格里输入–8输入分数：应先输入“0”和一个空格，否则Excel会把分数当成日期处理。输入日期和时间：用减号或斜杠分割年、月、日部分。输入系统当前日期：Ctrl+；(分号)时间格式为“时:分:秒”或“时:分”，默认情况下，Excel以24小时制显示时间；按12小时制输入时间，须在时间后添加一个空格输入A或P（AM或PM）输入系统当前时间，可按组合键Ctrl+Shift+:（冒号）同一单元格内同时输入日期和时间，需用空格分割日期和时间部分。办公自动化实训教程编辑工作表单元格内容的修改：通过编辑栏编辑，双击单元格后，直接编辑清除清除单元格的内容：单击该单元格，然后按Del键；清除数据的格式或内容：“编辑”－“清除”－“全部”、“格式”、“内容”子命令办公自动化实训教程编辑工作表编辑行和列复制、剪切行或列:鼠标右键，快捷菜单插入行和列：“插入”－“行”或“列”命令删除行或列：鼠标右键，快捷菜单办公自动化实训教程要求保存工作簿设置文档密码：工具—选项---安全性或：文件—另存为---工具---常规选项在文档共享选项区中设置“打开权限密码”及“修改权限密码”输入数据A1:输入“客户信息表”A3—I3中输入各列标题用自动填充功能快速输入编号。输入客户信息，注意日期的格式为“1999-12-31”的形式。办公自动化实训教程案例知识点讲解：格式的设置单元格字体、对齐方式、数字格式、边框和底纹等设置单击菜单栏的【格式】【单元格】命令通过“格式”工具栏进行设置返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程要求1、设置单元格字体（”格式”—“单元格”或格式工具栏中相应的格式工具按钮）选中A1,”格式”—“单元格”，”字体”选项卡，“黑体”，加粗，18号A3:I3，白色，加粗2、设置单元格对其方式选中A3:I13,”格式”—“单元格”，对齐，水平对齐选居中，垂直对齐选居中。选中A1:I1，“格式”工具栏中的“合并及居中”办公自动化实训教程3、设置单元格数字格式选中I4:I13，“格式”—“单元格”,”数字”选项卡，“分类”列表框中选“日期”，“区域设置（国家/地区）”下拉列表框中选择“中文（中国）”，“类型”列表框中选择“2001年3月14日”excel2003的数据类型，参看表7-1办公自动化实训教程4、调整工作表行高和列宽设置所选列为最适合的宽度：选中A至I列，将光标置于选中列的任一列标右边界，光标变为双向十字，双击鼠标左键手工调整列宽：将光标置于选中列的某一列标右边界，光标变为双向十字，拖动鼠标到适合的宽度。精确设置选中列的宽度值：格式—列—列宽设置单元格“自动换行”：“格式”—“单元格”，“对齐”选项卡，在“文本控制”选项区中勾选“自动换行”。办公自动化实训教程案例知识点讲解：格式的设置数字格式设置数字格式可改变单元格中数据的显示格式。常见的数字格式有常规、数值、货币、日期、时间、百分比、文本和自定义等。调整工作表行高列宽鼠标操作—拖动列标右边界调整列宽；双击列标右边界“最适合的宽度”单击菜单栏的【格式】【行】或【列】命令返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程5、设置单元格底纹选中列标题A3:I3,“格式”—“单元格”，“图案”选项卡，“颜色”选项区中选择海绿色，“图案”下拉列表中选择“实心”图案。第一条客户记录（A4:I4）,“格式”工具栏，“填充颜色”下三角按钮，从下拉菜单中选择浅青绿色。第二客户记录（A5:I5），设置底纹为“浅绿”使用自动填充功能完成其余各行格式的填充：a）选中第一、二条记录（A4:I5）,使用自动填充，拖动填充柄至最后一条客户记录，此时填充区域全部被填充成第一、二条记录。b）单击填充柄右下角出现的“自动填充选项”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“仅填充格式”办公自动化实训教程6、设置单元格边框如果希望预览及打印时显示有表格线，就要为表格设置边框选中A3:I13,“格式”—“单元格”选择“边框”选项卡在“线条”选项区中的“样式”列表框中选择第一列倒数第一行的线条样式，单击“预置”选项区中的“内部”图标在“线条”选项区中的“样式”列表框中选择第二列倒数第三行的线条样式，单击“预置”选项区中的“外边框”图标，单击“边框”选项区中的“左边框”及“右边框”，取消外部边框的左右边框。选中A1,单击“格式”工具栏的“边框”下三角按钮，从下拉菜单中选择“双底框线”办公自动化实训教程案例知识点讲解：插入图片单击菜单栏的【插入】【图片】【来自文件】命令Excel中，可以插入剪贴画、图片文件、艺术字、自选图形等图形对象，与Word不同的是，插入的图形总是浮于文字上方。返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程办公自动化实训教程案例知识点讲解：工作表的操作增加、删除、命名工作表①在工作表标签区中单击选择工作表标签（按CTRL的同时可以选中多个工作表)②单击右键，在快捷菜单上选择【插入】/【删除表】/【重命名】命令③要求:删除工作表,sheet2,sheet3:“编辑”—“删除工作表”，或右击鼠标----“删除”④重命名工作表sheet1,“格式”—“工作表”—“重命名”冻结窗格单击菜单栏中的【窗口】【冻结窗格】要求:选中C4，“窗口”—“冻结窗格”，则C4单元格上边的“行”与左边的“列”都被冻结。隐藏工作表中的网格线①单击菜单栏中的【工具】【选项】命令，打开的【选项】对话框②选择【视图】选项卡，在“窗口选项”中取消“网格线”的勾选返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：打印工作表页面设置设置纸张的页面大小、边距、页眉/页脚等页眉/页脚的设置①单击菜单栏中的【文件】【页面设置】命令，打开的【页面设置】对话框。②选择【页眉/页脚】选项卡，单击【自定义页眉/页脚】按钮，打开【页眉/页脚】对话框返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程要求页面设置“文件”—“页面设置”纸张大小：A4,方向：横向页边距：上下边距，2.5；左右边距，1.9；居中选项区中选择水平“页眉页脚”选项卡：自定义页眉，右文本框：创智科技有限公司，单击“字体”按钮，设置字体为隶书，14。在页脚下拉列表中选择内置的页脚样式“第1页，共?页”页眉页脚快捷工具按钮作用参见表7-2办公自动化实训教程案例知识点讲解：页面设置设置标题行—使得每页顶端或左端都出现标题①在【页面设置】对话框中选择【工作表】选项卡②在“顶端标题行”或“左端标题列”选项框中选择设置标题行或列返回知识点第7章制作客户信息表打印预览打印工作表办公自动化实训教程要求在每页上打印出顶端标题行：选择“工作表”选项卡----单击“顶端标题行”的压缩对话框按钮—用鼠标拖动选择1至3行----单击“顶端标题行”的压缩对话框按钮—确定办公自动化实训教程打印预览“文件”—“打印预览”不但可以模拟打印的效果，还可在预览状态下直接修改页面设置打印客户信息表“文件”—“打印办公自动化实训教程数据填充数据的自动填充数据的自动填充功能是在连续的单元格中自动输入一个序列。自动填充之前必须在起始单元格输入预测值，然后拖曳填充柄或用菜单实现后续单元格的自动填充。这个预测值或者是某个预定义序列的第一个数，或者是一个公式，某个等比数列的第一个数，或者是某个等差数列的前两个数。办公自动化实训教程例1⑴在A1～G1中分别输入星期一～星期日；⑵在A2～G2中分别输入1、3、5、7、9、11、13。解：⑴在A1中输入星期一，拖曳A1的填充柄至G1。⑵在A2中输入1，在B2中输入3，选定A2、B2，拖曳填充柄至G2。办公自动化实训教程例2在A3～G3中输入等比数列1，2，4，8，16，32，64。解：在A3中输入1→选定A3～G3→选择【编辑】→填充→序列→选择等比序列，步长值为2→确定。例3创建一个自定义填充序列“壹，贰，叁，肆，伍，陆，柒，捌，玖，拾”，并在A4～J4中填充这个序列。解：选【工具】→选项→自定义序列选项卡→在“输入序列”框中输入10个大写数字：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾，每个数字用回车键隔开→单击“添加”按钮→确定→在A4单元格中输入壹→拖曳A4的填充柄至J4单元格。办公自动化实训教程练习：通过以下练习熟悉数据填充的内容sheet1中1.在A列，从A1