时间管理

时间管理时间管理p21.分析工作安排和首要任务2.找出浪费时间的因素3.使用计划和备忘工具分析工作安排和首要任务－时间管理的含义p3时间的特点时间管理的就是如何通过一些技巧，工具和方法使我们能紧紧有条的、系统高效而又全面的安排我们自己的职业生活和个人生活，完成既定的具体任务、项目或目标。时间既不能变更，也不可以储存，所以时间不能增加，也不能转让，时间一去不复返，所以我们要珍惜时间，时间就是生命，就是我们的生活。时间管理的含义分析工作安排和首要任务－改进时间管理的方法p4确定任务的主次找出浪费时间的因素使用计划工具更好的进行授权分析工作安排和首要任务-我的长处和不足p5我的长处：细致、耐心能承受压力善于交际，会充分利用资源我的不足：对不喜欢的事情，总是喜欢拖延我很容易分心很容易混淆重要和紧急的事件。分析工作安排和首要任务-分析我的可支配时间p6时间表活动预料之中/预料之外时长8：30查看并回复邮件预料之中5分钟8：35用户打电话咨询预料之外3分钟8：40准备知识分享课件…预料之中5分钟8：45用户打电话报修硬盘问题预料之外5分钟8：50用户打电话咨询电脑申请和帐号申请事宜预料之外5分钟9：00用户需要调试打印机预料之外60分钟10：00处理硬盘报修事件预料之外25分钟10：27与同事协调需报修电脑硬盘数据备份问题预料之外3分钟10：30准备知识分享课件…预料之中60分钟分析工作安排和首要任务-我的时间浪费率p7序号时间表活动预料之中/预料之外时长“这不是我的工作”/“花钱雇我不是来做这个的”18：30查看并回复邮件预料之中5分钟28：35用户打电话咨询文件格式问题预料之外3分钟38：40准备知识分享课件…预料之中5分钟48：45用户打电话报修硬盘问题预料之外5分钟58：50用户打电话咨询电脑申请和帐号申请事宜预料之外10分钟X69：00用户需要调试打印机预料之外60分钟X710：00处理硬盘报修事件预料之外25分钟810：27与同事协调需报修电脑硬盘数据备份问题预料之外3分钟910：30准备知识分享课件…预料之中60分钟时间浪费率为：38%分析工作安排和首要任务－工作中的首要任务p81.确定工作的职责和首要任务我的角色是什么，我的工作职责是什么？我工作的首要任务是什么？什么任务对实现我的目标至关重要分析工作安排和首要任务-工作的意义和当前的首要任务p9意义当前的首要任务我的公司让社会高速的运转-我的部门维护公司企业运营活动-我的工作给用户提供更好的服务创建知识库我们制定我们的工作的任务和目标时，应该以我们的当年定的工作目标，再分配到我们每月，每天的计划中去。制定行动计划的考量因素p10找出浪费时间的主要因素p11如果我有四小时的时间，我会全部用来完成工作，即使原本三个小时就可以做完。我经常在开始做事的时候才发现，要做的事情大大超过原先的预计，于是只好修改计划。我发现难得留出没有任何会议的一整天时间用来干活。我的工作量太大了。我发现工作超过了某个极限之后，效率就会大大降低。电话、临时会议、周围的各种噪音、紧急任务：我的工作经常被打断。当我做一些自己很享受的事情时，时间过的很快。有些枯燥或者不喜欢的工作似乎比其他工作要难做，因此我倾向于把这些工作往后推。我认为紧急的事情是重要的。我经常感觉自己花了一大半时间在紧急事务和次要问题上。浪费时间的六大因素p121.帕金森定律“太多时间反而会让你消磨时间……”意味着工作会自动膨胀占满所有可用的时间。计划时总会预留一些时间，这样反而会导致效率降低。所以我们制定好计划后，需要严格的按着计划来执行。浪费时间的六大因素p132.墨菲定律“所有事情花费的时间都比预计的要长……”意味着任何事情都没有最初看起来那么简单。所以我们制定计划是需要预留准备的时间和改进的时间。浪费时间的六大因素p143.伊利赫定律“人在工作一段时间后，效率会下降，越来越难以集中精力……”我们每个人都有自己的抵抗极限，我们应该知道并了解自己的极限。所以我们不能把工作的数量和质量混为一谈，，过度疲劳会导致工作的质量下降，从而影响工作效率，我们应该有规律的进行休息和调整。浪费时间的六大因素p154.卡尔森定律“持续从事一项任务比分次从事该任务所花费的时间要少……”工作被打断，效率就会降低。当我们的工作环境使我们习惯了用小块时间工作时，我们已经成为干扰的牺牲品了，我们应该尽量减少干扰对我们工作的影响。浪费时间的六大因素p165.弗雷塞定律“时间是主观的，美好的时光总是转瞬即逝，而痛苦的时刻似乎永远没有尽头……”主观上，我们的体验是一个小时并非总是一样长。所以我们经常把不喜欢的事情摆在次要的位置上，然后无限期的拖延，我们可以把喜欢做的事和不喜欢做的事交替的进行。浪费时间的六大因素p176.帕雷托定律“20%的付出创造80%的收获。”据统计我们真正重要的事项所花的时间只占到所有时间的20%，而其他次要的事项却占了80%的时间。风险是我们把大部分精力和时间都花在了次要的任务上，忽略了最重要的事项，我们常常混淆了重要事项和紧急事项。赢得时间的积极措施p181.在开始工作前，计算所需要的时间，设定时限，并且严格遵守。在制定某项工作计划时，如果把准备和改进所需要的时间计算在内，是可以客观地估计完成这项工作所需要的时间的。时间期限一旦确定，我们认为最好是严格遵守它，否则这个时间可能会放大……正如帕金森定律所说的。2.列出每天的待做事项。这是一个很好的习惯，将目标细分为每天待做事项，这样我们不会偏离我们的目标。3.确定我们效率最高的时间段以及我们的个人周期。所有人都需要休息来充电或放松，根据伊利赫定律，我们需要知道自己的极限，这样我们才能确定何时需要休息。4.尽量使自己免受外界的干扰，学会在吵闹的环境中工作，并保持连贯的工作顺序。赢得时间的积极措施p195.在喜欢和不喜欢的事情之间进行切换。6.确定做哪些工作你的效率比较高，并关注工作的核心，集中精力在核心工作上，我们就能获得成功。7.授权，将工作中的次要任务进行适当的授权，这样我们才能精力专注于核心任务上。p20使用计划和备忘工具区别紧急的和重要的事情—紧急的未必是重要的时间管理的秘诀可以用一句话来概括：紧急的未必是重要的。重要的任务是接近你的工作核心的任务，而紧急的任务一般来说是很多人期望你做的事情：之所以对你来说是紧急的，是因为这些任务对他们来说很重要，但是对你来说未必如此。学会正确处理紧急性事情我们经常对他人的紧急事情进行处理后，却发现处理的紧急事情，根本就不如别人所说的那么紧急和重要，所以我们必需要学会承受和化解他人的给我们的压力。p21使用计划和备忘工具-紧急性/重要性矩阵在制定计划时，我们建议将所要做的事情按着上面的四种情况进行分类，上图是根据麦肯锡公司的调查为大多数据公司的工作分类布局图。p22使用计划和备忘工具-紧急性/重要性矩阵麦肯锡公司发现成功的公司的任务紧急重要性矩阵如上图所示，其中重要任务的紧急程序越低，绩效提升的空间就越大。p23使用计划和备忘工具-紧急性/重要性矩阵我们建议这样利用决策矩阵，只要有可能就应该尽量授权那些紧急但不重要的任务，即不重要也不紧急的任务在大部分情况下应该删除，重要但不紧急的任务应该排列优先顺序，且这些任务应该占你日常工作量的2/3，我们的目标是尽量的减少重要又紧急的任务，虽然不太可能降到1/3以下，当一个工作即紧急又重要时，我们要问问自己，这件事到底是对别人紧急，还是对自己紧急。p24使用计划和备忘工具-制定计划制定年度计划建议：1.给自己留些时间，用于假期、培训和思考的时间。2.注明年度截止日期。注意预期的截止期限，如季报或重要的会议等。这样在安排其他活动的时候，可以更加灵活。3.预留准备的时间和事后听取汇报的时间。制定月度计划p25使用计划和备忘工具-制定计划制定月度计划表格待做事项所需时间时间期限重要程序紧急程度愉悦程度难易程度首要任务：优先处理的任务：可以授权的任务：删除的任务：p26使用计划和备忘工具-制定计划制定日计划我日常工作的死敌是干扰和紧急性。为了应对紧急性，我们必需聚焦在重要性上，并注意自己的时间安排，并标记自己一天中什么时候有空，什么时间没空？p27使用计划和备忘工具-制定计划制定日计划可以参考下图，将各项任务细分，构成一天的计划。p28-End-