壹基金项目管理制度

壹基金项目管理制度.第二次修订版（2017年1月）壹基金项目管理制度（2017年1月第二次修订）壹基金项目管理制度.第二次修订版（2017年1月）目录前言-------------------------------------------------------------11.项目管理架构--------------------------------------------------12.公益计划的管理------------------------------------------------13.公益项目的管理------------------------------------------------24.项目档案管理--------------------------------------------------95.项目合作伙伴的评估-------------------------------------------106.附则--------------------------------------------------------117.附表--------------------------------------------------------11壹基金项目管理制度.第二次修订版（2017年1月）前言为规范深圳壹基金公益壹基金（以下简称“壹基金”）的项目管理，提高项目管理质量，更好地实现壹基金的使命和战略，根据《中华人民共和国捐赠法》和《基金会管理条例》，壹基金于2011年11月28日由执行委员会批准，颁布试行了《壹基金项目管理制度》。2013年9月进行了第一次修订。2017年1月进行了第二次修改。修订后的制度经秘书长签署和发布后正式生效。一、项目管理架构1.1项目管理总体架构1.1.1壹基金的项目管理分为战略规划，工作策略，公益计划和公益项目四个层面。1.1.2战略规划是依据壹基金的愿景和使命而制定的一系列规范活动，帮助壹基金做出根本性的决定和选择重要的领域，反映壹基金的工作目标，是项目管理的基本依据。1.1.3战略规划及工作策略是由理事会根据机构的愿景及使命通过后发布实施。1.1.4工作策略是战略规划中所包含的工作思路、公益子领域和方法，是实施战略规划的直接途径，并对公益计划的实施起指导作用。1.1.5公益计划是指壹基金为解决特定领域的社会问题而设计和推出的综合性解决方案。公益计划由一系列相互关联的具体项目组成，并覆盖较为广泛的区域。公益计划应当与战略规划和工作策略保持一致，并为具体项目的设计和实施提供直接依据。1.1.6公益项目是指为了实施公益计划而设计和实施的，有具体目标的一系列相互关联的活动。公益项目从属于公益计划，可以由合作机构或壹基金设计，按照项目周期管理规定进行管理。具体项目的设计和管理应当：1.1.6.1有助于壹基金战略目标的实现，与工作策略保持一致，并围绕公益计划展开；1.1.6.2使用逻辑框架方法进行设计；每一个项目都产生清晰的产出和可持续的效果，并考虑相应的传播倡导和筹款。1.2项目管理流程项目管理常规流程可按周期分为几个阶段：战略规划和工作策略的形成公益计划设计和审批公益项目的设计和立项审批签署合作协议资金拨付项目实施与监测项目结项项目评估。1.3项目委员会项目委员会是机构设定的多个相关职能部门共同参与项目评审的一种工作机制，一般由壹基金项目管理制度（2017年1月第二次修订版）2项目团队负责人、财务团队负责人、综合团队负责人、品牌团队负责人、传播团队负责人、筹资团队负责人、副秘书长、秘书长等人员构成，由秘书长负责召集。主要评审内容包括项目是否回应机构战略、项目是否必要和可行、项目在资金、品牌、传播、筹资等方面是否符合机构要求等。二、公益计划的管理2.1公益计划申请书需要涵盖的内容：公益计划要反映战略规划、解决的问题、目的和目标、工作策略、受益群体、倡导方案、筹资方案、可复制性、可持续性、预算或概算、计划时间等信息。2.2公益计划一般由各业务团队提议，审批流程如下：团队负责人申请——分管副秘书长审核项目委员会审议财务总监审核秘书长审批。因为战略调整或其它原因需要取消公益计划的，亦按此流程审批。公益计划的周期最少三年，重大灾后重建的规划，相当于公益计划。2.4各部门提出的某些社会问题的解决方案，如因各种原因不能纳入现有的公益计划，但因其符合机构战略规划和工作策略，具备创新性、可复制性和可持续性，具备升级为公益计划的可能性，可作为试点项目进行设计和执行，但需要在描述时对于试点项目和未来的规划进行说明。试点项目的审批程序参考项目立项流程。2.5如果公益计划在时间、内容、用途、预算或概算等方面存在实质性的变更，须再次按照公益计划的审批流程进行审批。2.6原则上公益计划或所属主要项目每三年须进行总结和评估。三、具体项目的管理3.1项目立项3.1.1具体项目的立项可以由壹基金项目团队发起和设计。根据年度项目计划，可以对单个公益计划下的多个具体项目整体立项。也可由壹基金的项目合作机构发起和设计并申请，或者双方共同发起和设计。发起项目前需要进行需求评估、论证分析、相关利益方沟通等，确保项目真实有效和切实可行。3.1.2如果是合作机构发起和设计的项目，项目负责人要对合作机构提交的项目建议书进行审核和筛选，与潜在合作机构进行沟通、协商，并辅导潜在合作机构对项目建议书进行修改。项目负责人有责任指导合作机构按壹基金项目资金预算管理规范制定项目预算，然后按程序进行立项审批。3.1.3项目立项，项目负责人需要提交的资料包括但不限于：《项目建议书》、《项壹基金项目管理制度（2017年1月第二次修订版）3目立项审批表》、《项目预算表》等，对于首次合作的伙伴，需要进行尽职调查，提交《项目合作伙伴整体情况评估报告》。3.1.4立项审批流程：壹基金项目负责人选择项目合作伙伴，对合作伙伴进行评估，编制《项目合作伙伴整体情况评估报告》（首次合作）、《项目建议书》、《项目预算表》和《项目立项审批表》申报审批。审批流程如下：所有新项目的立项：项目负责人申请团队负责人审核财务经理数据复核分管副秘书长审核项目委员会审核财务总监审核秘书长审批所有已有项目的立项：项目负责人申请团队负责人审核财务经理数据复核分管副秘书长审核财务总监审核秘书长审批已经通过大项目立项的子项目，直接走协议审批流程，具体项目书及预算作为协议附件进行审批。大于50万的已有项目立项：项目负责人申请团队负责人审核财务经理数据复核分管副秘书长审核财务总监审核秘书长审批小于50万且大于20万的已有项目立项：项目负责人申请团队负责人审核财务经理数据复核分管副秘书长审批财务总监审核秘书长备案小于20万的已有项目立项：项目负责人申请团队负责人审批财务经理数据复核分管副秘书长备案财务总监审核秘书长备案注：已有项目是指历年来已经过项目委员会审议的项目，也包括突发紧急救灾项目。3.1.5立项审批职权划分：审批人权限范围团队负责人项目预算小于等于20万元的项目分管副秘书长项目预算大于20万元小于等于50万元的项目秘书长项目预算大于50万元的项目3.1.6立项审批时间：项目负责人提交立项申请后，团队负责人的审核时间为2个工作日，财务出具项目复核意见的时间为3个工作日，分管副秘书长审核的时间为2个工作日，秘书长的审批时间为2个工作日。3.1.7立项审核的内容：3.1.7.1审议申请立项的项目是否有助于壹基金战略目标的实现，与工作壹基金项目管理制度（2017年1月第二次修订版）4策略是否保持一致，是否围绕公益计划展开；3.1.7.2审议每一个活动和项目目标的针对性、产生清晰的产出和可持续的效果，是否具有创新性和政策倡导的空间，并有利于促进人人公益；3.1.7.3审核上报申请立项资料的完整性，评估项目负责人是否按项目管理制度的规定对合作机构上报的项目建议书履行了必要的审议程序，是否指导合作机构按壹基金项目资金预算管理的规定编制项目预算；3.1.7.4审议项目预算的合理性和适当性，审议项目预算是否符合年度预算。3.1.8立项审核各团队的职责：3.1.8.1在项目立项审批流程中，项目负责人、团队负责人和分管副秘书长要审核上述的全部内容，有责任保证项目预算的合理性和适当性；3.1.8.2财务团队只对项目预算金额计算是否正确，是否超过年度预算，预算单价是否合理等，提交项目复核意见。3.1.9重大项目的审核：对秘书长认为需要进行集体审议的重大项目，秘书长可以召集项目委员会成员进行集体审议。3.1.10紧急救灾项目的审核：对突发的各种灾害的救助，由于灾害已经发生，救援紧迫，所以紧急救灾项目立项流程可以按照简化流程进行，即由紧急救灾项目人员负责准备《项目协议书》和《项目立项审批表》，按机构已有项目审批流程审批。社会捐赠物资或壹基金采购的备灾物资用于救灾行动，亦参照此流程审批。3.1.11项目服务采购的审核：详见机构采购制度。3.1.12具体项目的执行周期一般不超过3年。3.2项目协议3.2.1项目立项批准后，需与合作机构签署《项目协议》。《项目协议》的审批流程如下：大于50万的合同。由项目负责人起草团队负责人审核分管副秘书长审核法务审核财务总监审核秘书长审批。小于等于50万的合同：由项目负责人起草团队负责人审核分管副秘书长审批法务审核财务总监审核秘书长备案。壹基金项目管理制度（2017年1月第二次修订版）53.2.2项目协议中，各期款项支付比例的规定：3.2.2.1项目协议中要明确规定项目首期、项目中期和项目末期的时间点。项目付款次数根据项目周期和内容确定。3.2.2.2对于两次付款的项目，首付款支付比例：原则上不超过项目款项总额的70%。对于项目预算100万以内且需要提高首付款支付比例的项目，需报分管副秘书长和财务总监批准，对于总预算超过100万的首付款支付比例超过项目总额70%的项目，需报秘书长批准。3.2.2.3对于三次付款的项目，首付款支付比例：原则上不超过项目款项总额的50%。对于总预算100万以内且需要提高首付款支付比例的项目，需报分管副秘书长和财务总监批准，对于总预算超过100万的首付款支付比例超过项目总额70%的项目，需报秘书长批准。3.2.2.4项目总额20万元以内的首次支付比例由团队负责人和财务总监批准。3.2.2.5末期款支付比例：一般情况下，根据项目资金规模和合作机构规模，应保留项目预算总额的5%—20%作为项目尾款，在项目结束后，由壹基金验收合格后方可予以支付。3.2.3项目资金管理：由合作机构实施的项目，项目合作机构应按照协议的有关规定，落实配套资金及其它配套条件，并严格执行项目资金预算。合作机构的项目资金管理按照《壹基金项目资金管理细则》实行。该《细则》作为《项目资助协议》的附件，对合作机构具备约束力，规范项目资金的使用。3.2.4《项目资助协议》一式四份，财务管理部结算款项留存一份，综合管理部存档留存一份，项目团队保存一份，合作机构留存一份。3.3项目首期款的支付3.3.1项目立项经过审批，签署了《项目资助协议》后，项目负责人可按照《项目资助协议》约定的拨款时间，填写付款申请单，申请支付项目首期款项。3.3.2申请项目首期款项需向财务部提交的资料：a.付款申请单；b.发票或捐赠收据；（原件）c.项目资助协议书；d.项目立项审批单；（复印件）e.项目建议书；壹基金项目管理制度（2017年1月第二次修订版）6f.项目预算表。3.3.3付款审批流程大于200万的付款：项目负责人申请团队负责人审核分管副秘书长审批财务总监审核秘书长审核理事长审批大于50万小于等于200万的付款：项目负责人申请团队负责人审核分管副秘书长审批财务总监审核秘书长审批大于10万小于等于50万的付款：项目负责人申请团队负责人审核分管副秘书长审批财务总监审核小于等于10万元的付款。项目负责人申请团队负责人审批分管副秘书长备案财务