12-秘书办文工作-1

秘书办文工作第四章文书工作本讲要点发文处理A.交拟与拟稿B.审核与签发C.印制与校对D.用印与登记E.封发与传递收文处理A.收文与阅文B.筛选与传阅C.拟办与批办D.承办与催办E.立卷与归档概述A.文书与文书工作的概念B.文书工作的五大作用C.文书工作的六项原则D.行文关系与行文制度公文写作通知函决定通报请示一、文书工作概述秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上（“文来文去”）（一）文书与文书工作文书公务文书私人文书公文文书工作——是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理）本讲主要研究“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”——国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》第5章第22条公文处理程序示意图传递签收登记分发拟办批办承办立卷↓归档↓销毁分发登记用印校对缮印签发拟稿审核催办查办（二）文书工作的任务1、基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手。2、具体任务：（1）发文处理；（2）收文处理；（3）文件管理；（4）文件保密；（5）文件贯彻落实情况的督促检查工作；（6）领导人交办的有关文件处理的其他工作。（三）文书工作的作用文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。1、可以提高文书的质量；2、可以控制文书的总量；3、可以加快文书的运转；4、可以确保文书的安全；5、可以促进档案的管理和利用。（四）文书工作六项原则1、准确无误；2、及时迅速；3、安全保密；4、力求精简；5、集中统一；6、党政分开。（五）行文关系行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。主要有两种类型的行文关系：（1）有隶属关系的上下级机关之间的行文。（2）无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）：1）平行机关之间的行文；2）不相隶属的机关之间的行文。案例二则1，某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？2，五一前夕，乌鲁木齐市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？二、发文处理“写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。因此文书的收发传递处理工作必须规范化。二、发文处理（一）发文处理五环节：（二）各环节主要注意事项1、交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。拟稿时，注意讲究语法、字斟句酌；讲究逻辑、表达准确；讲究格式、遵规循俗。交拟拟稿审核签发印制校对用印登记封发传递2、审核、签发：审核主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。从秘书的角度看，签发人要对秘书的文书送审稿审核什么呢？主要内容有以下三点。对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。123签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘书来说应做好一下三点（见图4-7）。秘书在签发中的任务准确理解签发中的修改意见或批示，在进一步修改公文时，以最准确的文字，体现领导签发的意见秘书要选准呈上签发的时间准确地确定要签发的文书，因为有的文书并不需要签发3、印制、校对对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。4、用印、登记发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。5、封发、传递封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点；b.写封；c.填写发文回签单（也叫《发文回执》）d.装封；e.加封。传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络）。传递文件3条基本要求：迅速及时；安全保密；手续完备。发文登记簿发文日期发文号密级文件标题收文单位共印份数发出份数拟稿单位签发人备注案例分析（一）．XX市旅游局接到XX省旅游局转发的《中华人民共和国国家旅游局令》(第18号)文件中发布的《出境旅游领队人员管理办法》。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一份学习该《办法》的文件，下发给市属各旅游公司，组织员工学习。吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程序各环节的操作?（二）、XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份《XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知》。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。请指出错误所在。三、收文处理（一）收文处理5环节三、收文处理收文阅文立卷归档筛选传阅拟办批办承办催办（二）各环节操作程序与注意事项1、收文、阅文：（1）收文。包括签收、分类、登记3流程。检查、清点无误后方可签字。1）签收签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。小型机关只设一个综合收发室或专（兼）职收发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。大中型机关多设内外两种收发。先由外收发部门收文，而后转交秘书人员（文书）。公司、企业的文书信函常由写字楼的前台或办公楼的总收发代收，秘书从专门的信箱或前台收取。三、收文处理秘书签收文件时要注意三点秘书签收文件时要注意的内容将文件封套上的发文机关名称，发文机关的文件编发号，以及发文机关的机要通信号等登记在的收文簿上仔细查看文件封套上所注的收文机关部门或姓名，是否是本机关，如有误投，应立即退回检查无误后，收件人应认真地在送件人的投递回执清单上签名，注明收到日期，然后转送到秘书部门签收后就要拆封，亦称启封，是指有权拆封的秘书对来文拆剪封套，检查封套内来文的程序。对拆封工作应认真对待，除指定专人或主管文件工作的机要秘书拆封外，其他人员不得拆封。拆封范围是：封面上标明送本机关、机关办公室以及机关“负责人”收的所有信件。封面标有具体领导同志名字的，或“亲启”、“亲收”字样的，一般不得拆封。拆封时应注意几点拆封时应注意的内容注意保存原封套的完好，不要损坏封内文件、信件，必要时还应把原封套别在文件或信件后一并处理文件的秘密等级在封套上是标明的，但如果拆封后发现是保密文件，不再转让他人阅读，拆封人员要负责保管请示类文件，如无发文机关领导签发，或其他手续不全时，应拒收退回；在处理急件时，应告知行文错处2）对所收文件进行正确分类收文分类b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件e.内部刊物、工作简报等类文书a.上级机关指令性和指导性文件3）登记登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施，也是保障文书迅速办理的措施，是一项重要的制度。登记制度便于对文书的管理和保护；便于对目标文书的查找和利用；便于统计和催办；便于文书工作中的核对和交接。秘书对来文登记，在实际工作中有两类登记的用具，如表示。表两类登记用具登记用具作用收文登记簿、册的形式，主要是来文登记一览表将所有来文按照一定的分类标准登记在一起，起总体掌握来文及办理情况的作用收文登记卡、单的形式是为每一份来文做一份登记表，起重点表示该份来文办理情况的作用收文登记簿收文号收文日期来文机关来文字号文件标题附件份数密级缓急时限承办单位签收人复文号归卷日期备注（2）阅文阅文是秘书办文的一个先决条件。阅文的基本要求：“四看清”——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。阅文“三法”：a.泛读法；b.跳读法；c.精读法。2、筛选、传阅（1）筛选的基本要求经筛选，一般将文件分为三类：a必阅件——领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。b批办件——需要领导者审阅和批示的文件。c参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。（2）传阅a传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件。b传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。c传阅注意事项：掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”；掌握传阅情况，防止文件失控。为此，必须使用规范的传阅单。3、拟办、批办（1）拟办与批办的区别和联系“需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。”——《国家行政机关公文处理办法》1）拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。对于秘书来说，“拟办”是在办文工作中体现“辅助管理”职能的重要环节。2）批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。秘书的工作是辅助领导搞好批办环节。（讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？）（2）拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式1）拟办件种类本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件上级机关主送本机关并需要落实的文件平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件2）拟办意见签署形式待拟办文件阅知件阅示件阅办件建议件分3种情况领导阅批后传达办理；部分领导研究处理；领导集体研究分3种情况不需办理；内容重要；领导阅知，交有关部门办理即可分3种情况提出办理意见；转部门办理；事情重要待汇报分2种情况下级报告未要求批转但似应批转；下级报告要求批转但似不必批转（3）批办意见的内容：该文由何单位（部门）、何人负责办理；如何办理、办到何程度；对下级请示予以答复的原则性意见；重要文件和急件的办理时限；需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。4、承办、催办承办——根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。秘书承办公文的范围主要有5：（1）对上级机关来文的承办。3种方法：——传达；——转发；——翻印。（2）对上级领导人批件的承办——收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。（3）对本级领导人批件的承办