信息类设备资产管理制度

文件编号：ZD/YC1580012—2011信息类设备资产管理制度编制：信息技术部审核：韦革少批准：王炜发布日期：2011年5月11日实施日期：2011年5月11日广西玉柴机器股份有限公司受控状态受控广西玉柴机器股份有限公司管理制度修改标识：0第1页信息类设备资产管理制度1目的明确公司各岗位计算机设备配置标准，对公司信息类设备资产的采购、安装、调试、使用、档案管理、数据保密、维护、维修、报废、以及计算机配件、耗材的采购、领用进行规范管理，提高信息类设备资产的使用效率。2适用范围适用于公司所有信息类设备资产：各种计算机、服务器、打印机、不间断电源、扫描仪、投影仪、数码设备、显示屏和宣传、广播电视设备。3职责3.1信息技术部3.1.1信息技术部是公司信息类设备资产的归口管理部门，负责制订公司年度信息类设备资产需求计划。3.1.2负责公司各岗位计算机设备配置标准的制定、报废的技术审核。3.1.3负责信息类设备资产的采购、安装、调试、内部调拨、数据保密、维修、维护、报废等工作。3.1.4负责组织、健全、指导公司各单位的计算机设备二级管理，监督、检查各单位信息类设备资产的保管、使用及档案管理。3.2使用单位负责本单位信息类设备资产需求计划的申报、初审、档案管理维护、维修费用的申请，以及设备使用和日常管理工作，并指定管理人员上报信息技术部。3.3财务部负责信息类设备采购价格、合同、维修费用的审核及资产帐务管理。3.4预算管理部负责组织批量采购的信息类设备资产的招标采购工作及维修费用指标的制定。4过程管理4.1设备采购4.1.1通过减少渠道环节，降低采购成本，加快采购效率，信息类设备（计算机）采购采取厂家直销模式，即信息技术部在每年11月提交下一年度的信息类设备（计算机）配置标准、计划采购数量给预算管理部，由预算管理部在12月进行厂家入围招标，中标厂家获得下一年的供货权。4.1.2信息类设备（打印机、投影仪、数码相机等非计算机设备）采取供应商竞标模式，每季度最后一个月由信息技术部收集各单位下一季度的采购需求，并提供设备的型号、配置给预算管理部，由预算管理部办理设备采购招标手续，中标单位获得下一季度的供货权。4.1.3中标厂家、供应商、供货时间段、供货范围和协议价格由信息技术部在OA电子广西玉柴机器股份有限公司管理制度修改标识：0第2页公告公布。4.2设备使用和管理4.2.1信息技术部对全公司信息类设备资产的使用、维护、保管进行监督和检查。4.2.2公司内各单位计算机管理员配合信息技术部做好信息类设备资产的检修工作。4.2.3公司内各单位指定人员（可以兼职）负责本单位信息类设备资产的管理（包括申购报告的起草、领料等），负责与信息技术部进行协调联系，并组织本单位信息类设备资产的日常保养与维护工作。4.2.4硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）由各单位信息类设备资产管理责任人保管。4.2.5使用信息类设备资产要严格按照操作规程进行，严禁无规程操作和任意拆装计算机，不按照操作规程进行操作或维护不当，造成信息类设备资产损坏的，由责任者按损坏部件的原价（扣除折旧）进行赔偿或者赔偿相应的部件。4.2.6信息类设备资产使用者应保持设备的清洁及爱护设备。下班时，必须关机切断电源,信息技术部不定时组织相关部门进行检查并考核。4.2.7信息类设备资产使用者由于工作原因进行岗位调动或离职，设备按以下方式进行调拨：4.2.7.1原工作岗位为研发类岗位，调动后新岗位仍为研发类岗位的则资产随人调拨至新单位使用；如新岗位为普通岗位的则资产不随人调拨至新单位使用。4.1.7.2原工作岗位为普通岗位，调动后新岗位为研发类岗位的则资产不随人调拨至新单位使用，由新单位提出申请购置新设备给其使用；如新岗位为普通岗位的则资产随人调拨至新单位使用。4.2.7.3离职的其原使用的信息类设备资产需退回信息技术部。4.2.8人员调整属公司职能划拨的,由信息技术部按职能划拨要求,以计算机记录台帐为准,落实相应的计算机随职能划拨而调拨。4.2.9含有涉密资料的计算机设备使用者（公司领导、财务部、预算管理部等）由于工作原因需更换新计算机设备或离职的，其原使用的计算机设备经使用人及信息技术部进行数据处理后，由信息技术部相关人员做好数据处理记录，使用人签字确认方可调拨给其他人员使用。4.2.10为了做好数据保密工作，防止数据外泄，计算机设备在送外维修时，由信息技术部进行必要处理后方可送外修理。计算机设备在报废时，经使用人和信息技术部对硬盘数据进行处理或对硬盘进行销毁方可送预算管理部进行三废处理。4.2.11信息类设备陈旧、损坏需报废的，经信息技术部硬件管理科核实后由使用单位提出报废申请。公司同意报废的信息类设备由使用单位按预算管理部物资科提供的《报废固定资产移交表》填写好相关内容（一式三份：使用单位一份、预算管理部一份、信息技术部一份）后，由使用单位负责把报废的信息类设备移交给预算管理部物资科，信息技术部负责现场监督、核实移交的报废设备。销售公司、海外营销部驻外办事处的报废信息类设备，笔记本电脑须带回公司移交给预算管理部物资科；台式计算机可在当地处广西玉柴机器股份有限公司管理制度修改标识：0第3页理，处理结果须交回信息技术部存档。4.3设备损坏、丢失管理4.3.1信息类设备的使用部门及个人必须爱护公司的设备财产，积极采取有效措施保护设备财产的安全，否则因责任事故造成设备财产损坏或丢失的，要对当事人及所在部门进行考核。对于自然灾害造成设备财产损坏或丢失的，可免于考核。4.3.2对信息类设备的责任事故，使用者或使用部门必须立即报告公司管理部门，以便及时处理，隐瞒不报者，加重处罚。4.3.3信息技术部是公司计算机设备的管理部门，对设备丢失、损坏事件负责核查工作，但使用部门及领导负有共管和监督责任。4.3.4当发生信息类设备丢失、损坏事件时，使用者（或使用部门）应及时上报主管部门或公安机关(主要指被盗窃时)，事件发生后，要在24小时内报当地公安机关，同时要在48小时内上报公司管理部门。4.3.5广大员工应对信息类设备丢失、损坏事件进行监督,包括丢失假报监督、假开公安机关证明、不按规定考核等。4.4移动电脑管理笔记本电脑除按上述要求管理外，还必须按以下原则进行管理：4.4.1公司配备到个人的专用笔记本电脑，由使用者个人保管及日常维护，所在单位负责管理。4.4.2公司配备给各单位公用的笔记本电脑，由各单位指定专人负责保管及日常维护，本单位员工需用时，到管理员处借用。借用期间由借用人保管，借用完后，及时归还管理员，另外各部门公用的笔记本电脑不允许挪为个人专用。4.4.3信息技术部储备若干台（不超过五台）笔记本电脑，提供全公司各单位临时借用，但借用时间不能超过10天（特殊情况除外），借用单位需及时归还。5数量配备标准5.1中层及中层以上干部（含总师），一人只配一台设备，可选台式计算机或笔记本电脑。5.2研发类岗位人员，一人只配一台机，公司原则上配置台式计算机；部分需经常移动办公的岗位（如市场开发配套岗位），可选配笔记本电脑，但不再配置台式计算机。6设备类型计算机设备配置类型按功能划分为：办公计算机A、办公计算机B、办公计算机C、笔记本A、笔记本B、笔记本C、图形工作站A、图形工作站B。7新设备申购7.1各岗位信息设备损坏并经信息技术部鉴定得出不维修结论的，可提出申购。7.2各岗位信息设备陈旧（超四年以上）并且经常出故障，严重影响使用的，可提出申购。广西玉柴机器股份有限公司管理制度修改标识：0第4页7.3科室定员发生改变导致应增加设备的，可提出申购。7.4岗位性质发生变动，具备更换条件的（如从普通岗位变成领导岗位），可提出申购。8配备标准及管理8.1各岗位配机标准：8.1.1办公计算机A：关键技术岗位（现场工艺、编制指南等需运行iman、ug、ugs软件）、软件开发岗位。8.1.2办公计算机B：技术岗位。8.1.3办公计算机C：办公类岗位。8.1.4笔记本A：研发、设计类岗位(A为移动工作站）。8.1.5笔记本B（C）：办公类岗位（B为性能性、C为便携性）。8.1.6图形工作站A：研发、设计类岗位。8.1.7图形工作站B：工艺、工装、模具设计岗位。8.2专用设备按具体要求定配。8.3各部门负责按本制度要求，合理使用并管理本部门的信息设备，保证公司业务正常运作。8.4其它信息设备：指投影仪、扫描仪等通用设备，根据各部门的实际情况，灵活配置。8.5本制度不包括生产线专用信息设备的配置，生产线的信息设备的配置按实际需求配备。9考核与赔偿规定违反本制度相关规定或造成信息类设备资产损坏、丢失的考核与赔偿一律按财务部《固定资产财务管理制度》中的考核与损失赔偿条款执行。10记录信息类设备资产需求计划、申请、审批、领用、维护记录等11工作流程（见后页）11.1信息设备申购工作流程11.2信息设备采购工作流程11.3信息设备领用工作流程11.4信息设备调拨工作流程11.5计算机配件领用工作流程11.6信息类设备资产管理工作流程11.7信息设备外修审批工作流程12本文件修改记录广西玉柴机器股份有限公司管理制度修改标识：0第5页信息设备申购工作流程图使用单位信息技术部注：在审核以上环节不批准后，该流程就直接终止。信息设备申购工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1需求申请各使用单位根据工作需要，通过OA向信息技术部提出信息设备需求申请报告，申请报告的内容包括新增设备所应用的具体工作内容，并对内容的真实性承担责任。——2初审各使用单位对需求进行初步审核，负领导责任（部门副职以上领导审定）。——3审批信息技术部根据信息设备配置标准、公司年度信息设备配置计划并结合公司的实际状况进行审批，并提出具体意见。2个工作日4组织采购信息技术部启动信息设备采购流程，并按要求实施。15个工作日(招标采购按招标规定执行)初审需求申请审批组织采购广西玉柴机器股份有限公司管理制度修改标识：0第6页信息设备采购工作流程图相关领导信息技术部预算管理部使用部门财务部需求报告/采购报告确定采购方案或计划审批采购采购验收入库领用档案维护使用管理管理/监督档案维护转固帐务处理验收核价招标零星广西玉柴机器股份有限公司管理制度修改标识：0第7页信息设备采购工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1需求报告/采购报告审批通过的申请报告。——2确定采购方案/计划信息技术部根据设备使用配置标准及市场的实际情况，编制采购方案，并报批。3个工作日3审批相关职能部门及公司领导审批采购方案。1个工作日4核价财务部根据市场价格，对采购设备进行审价。1个工作日5采购零星采购在价格审定后，7天内采购到位（品牌机除外）6招标符合招标条件转预算管理部组织执行招标采购。30个工作日7采购1.信息技术部对信息设备进行采购。2.特殊情况下，经信息技术部同意后可由使用部门自行采购，但必须按公司相关流程办理。——8验收通过招标采购的或由信息技术部负责采购的计算机硬件设备由信息技术部进行验收；获信息技术部授权自行采购的计算机硬件设备由采购单位负责验收。1个工作日9入库由信息技术部办理入库手续。1个工作日10领用信息技术部通知使用部门办理领用手续。1个工作日11档案维护信息技术部负责在OA系统建立《计算机设备配置信息》，使用部门负责验收《计算机设备配置信息》及维护《计算机设备登记管理》2个工作日12转固帐务处理财务部做好固定资产帐务处理。1个工作日13使用管理使用单位在新设备启用前，应仔细阅读设备的使用说明书，严格按照说明书的操作规程操作；各设备使用单位负责设备的日常维护及防盗、防火、防灾等工作。——14管理/监督信息技术部对公司的计算机设备进行监督管理。——广西玉柴机器股份有限公司管理制度修改标识：0第8页信息设备领用工作流程图使用部门信息技术部财务部信息设备领用工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1填写领用单并通知领用信息技术部填写公司《设备入库单》、《设备验收单》、《设备领用单》，然后通知使用部门领《设备领用单》办理相关手续。1个工作日2审核1使用部门领用人签字及部门领