企业公务文书写作参考讲义

讲师：班玉冰福州合纵连横教育服务有限公司2012.11.2-2012.11.3公文是企业上传下达、对外联系、正常运转的保证。公文是企业形象的写照。形象审美实用怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?计划总结怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?公文其实是沟通的一种手段！有效沟通要求换位思考！有效沟通要求提供准确全面的信息！有效沟通要求表达清晰！主旨结构材料语言如何在公文中显现发文意图？一文一事，主旨单一。精拟标题，突出主旨。开宗明义，文首现旨。提炼领句，段首撮要。篇末作结，卒章现志。真实典型新颖全面•行政公文结构模式：诉状文书结构模式调查报告等文体结构模式诉讼请求事实依据事实分析建议准确性简明性庄重性模式性称谓用语经办用语引叙用语期请用语表态用语征询用语期复用语承转用语结尾用语在公文中表示称谓关系的词语。常见的是指代关系的称谓词。第一人称有“我”“本”；第二人称的有“你”“贵”；第三人称用“该”。在公文中说明工作处理的过程的时态，表明处理时间及经过情况的词语。“经”“业经”“已经”“前经”“兹经”“即经”“复经”“并经”等等。•此事已经调查，现将结果报告如下：•此事已经过去很久了。在公文中引叙来文时的用语。“前接”“近接”“悉”“欣悉”“惊悉”“谨悉”“均悉”“已悉”等。在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有“请”“敬请”“谨请”“恳请”“务请”“烦”“希”“希望”“敬希”“望”“尚望”等。在公文中表明对某一事项的态度的词。主要有“同意”“不同意”“照办”“可行”“不可”“拟同意”“原则批准”“准予”“宜”。用于上行文表示征求对方意见的词语。主要有“当否”“妥否”“可否”“是否可行”“是否恰当”等等。这类用语一般期复用语连用，如“当否，请批示。”用于上行文表示请求答复的词语。主要有“请指示”“请批示”“请核示”“请回复”“请审批”等等。这类用语一般同征询用语连用，如“当否，请批示。”在公文中承上文、转下文的过渡词语。主要有“为此”“据此”“故此”“综上所述”“总而言之”“有鉴于此”“由此可见”等等。上行文“特此报告”“以上报告，请审阅”“以上意见妥否，请批复”等。平行文“特此函告”“特此函复”等。下行文“特此通知”“以上各点，请认真执行”等。企业公务文书行政公文请示通知函事务文书计划总结调查报告周报大事记专用文书新闻类礼仪类法律类2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中将我国现行行政公文分为13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。《党政机关公文处理工作条例》自2012年7月1日起施行。现行党政机关公文共15个文种。（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。看行文目的看行文关系看行文方向层级管理隶属关系请示报告通知函纪要适用范围:向上级机关请求指示、批准。特点：祈请性、期复性、双向性、单一性种类:请求指示的请示、请求批准的指示标题单位名称+事项+文种主送机关正文：请示缘由+请示事项+结语“妥否，请批示。”“特此请示，望批复。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示当否，请批示。”落款附注：写明联系人、联系电话。近年来，□□□□□□□□（事实依据），根据□□□□（道理依据），为了□□□□（目的主旨），现拟□□□□□□□□（意图主旨），由□□□□（分旨）。当否，请审批。（结语句）必须事前行文。必须一文一事，主旨单一集中。遵循行文规则，逐级请示。只写一个主送机关，不多头主送。其余机关可抄送，但不得抄送下级机关。适用范围：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。特点：陈述性、汇报性种类：1.按性质分：综合报告、专题报告2.按内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告标题主送机关正文：报告引据+报告事项+结语报告结语：“以上报告如有不妥，请指示”、“以上报告，请审阅”、“特此报告”等。落款在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。报送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。特点：通用性、广泛性、时效性、执行性。1．指示性通知2．颁转性通知◦印发性（发布性）通知◦批转、转发性通知◦批转性通知3．知照性通知标题主送机关正文成文日期目前…□□□（事实依据），根据□□□（道理依据）为了□□□（目的主旨）现决定□□□（意图主旨）.具体□□如下（过渡语）：一、指导思想（会议时间）二、时间地点（会议地点）三、任务标准（参会人员）四、具体措施（应带材料）五、组织领导（其它要求）六、责任分工适用范围：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函按内容可分为商洽函、询问函、答复函和请批函。按行文去向可分为发函、复函。发函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。事项部分应采用叙述和说明的写作方法，是什么就写什么，要简明扼要，又要交待清楚。要求部分可多可少，如果事项很简单，可同事项写在一段，一气呵成；如果事项较复杂，或要求较多，往往要单列一段甚至分条列项写。不论是哪一种内容，对哪一级，要求的语气都应是谦和的，既不巴结，也不生硬。如果要对方回复，则还要明确提出“请函复”、“请复”之类的结语。复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由引语和答复意见两部分组成。引语就是引述来函标题及来函文号。答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。常用的结语有“特此函复”、“此复”等等。纪要适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。标题。纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”主体是纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。结尾即纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般纪要不署名，只写成文时间。□□□□□□会议纪要□□□□年□月□日，□□□□□□会议在□□召开，参加会议的有□□□□□□，□□主持会议。会议讨论了□□□□□□的问题，现纪要如下：一、会议通过，二、会议指出，三、会议强调，四、会议要求，五、会议充分肯定六、与会人员一致表示时间：地点：主持人：出席者：列席者：会议讨论和决定了以下问题：一、二、三、怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）《党政机关公文格式》GB/9704-2012（1）采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。（2）正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字。（3）排版时版面尺寸要标准。幅面：210mm×297mm版心：156mm×225mm上白边(天头)37mm下白边35mm左白边28mm右白边26mm☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012代替《国家行政机关公文格式》☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注☉公文页码不可少：增加页码格式要素国标将组成公文的各要素划分为“版头”(红色反线以上)、“主体”、“版记”三部分。眉首由份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志发文字号、签发人等要素组成。主体由公文标题、主送机关正文、附件说明、发文机关署名成文时间、印章、附注、附件等要素组成。版记由抄送机关印发机关、印发日期等要素组成。1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。密级顶格编排在版心左上角第二行。3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布。发文字号之下４mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。机关代字+年号+顺序号中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知中办发〔2012〕14号卫生部办公厅关于开展2012年饮用水卫生宣传周活动的通知卫办监督发〔2012〕41号6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工