融资租赁公司档案管理办法

XXX有限公司档案管理办法1/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。XXX有限公司档案管理办法《XXXXXXXX有限公司档案管理制度》于2018年04月03日制订，本管理办法自2018年04月03日起正式实施。版本编制人/修订人变更描述日期1.0杨柯初始制定2018.04.03XXX有限公司档案管理办法2/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。目录第一章总则…………………………………………………………………………………………………………………………………3第二章名词解释…………………………………………………………………………………………………………………………….3第三章职责权限…………………………………………………………………………………………………………………………….4第四章档案管理流程………………………………………………………………………………………………………………………4第五章档案管理内容……………………………………………………………………………………………………………………….5第六章电子档案归档……………………………………………………………………………………………………………………….7第七章奖惩……………………………………………………………………………………………………………..……………………7第八章附则……………………………………………………………………………………………………………………………………8附件……………………………………………………………………………………………………………………………………………9XXX有限公司档案管理办法3/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。正文内容第一章总则第一条目的为规范XXXXXXXX有限公司（以下简称“公司”、“XXXXXX”）档案资料的管理，使档案在暂存、打包、邮寄、保管、借阅、调档、交接等环节减少错误、提高工作效率和质量，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用公司融资租赁业务的档案管理，包含租前审核、租后管理、结清资料的归档。第三条管理要求档案管理要求真实、完整、规范、及时和保密。第二章名词解释第四条档案本办法涉及的档案是指承租人所提交及签署的所有纸质资料及对应电子资料，其中纸质资料包含但不限于：承租人进件资料、车辆资料、合同资料等；电子资料除上述纸质资料扫描件外，还包括评估、信审、放款等各审批节点的系统和邮件截屏。第五条承租人资料是指承租人身份证复印件、银行卡复印件、银行流水、个人征信报告原件等业务受理资料。如承租人是法人的，则包括营业执照复印件、开户许可证复印件、税务登记证复印件等资料。第六条车辆信息资料是指车辆登记证、车辆钥匙、保险单据、购车发票、车辆评估照片等和车辆相关的资料或物件。第七条合同资料是指主合同、抵押合同、业务申请表、车辆交接单、保险变更等相关文件。第八条暂存管理指城市服务部对承租人所提交及签署的资料进行暂时性存放、保管等行为。XXX有限公司档案管理办法4/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。第九条邮寄管理指城市服务部对承租人基于此次业务所提交或签署的资料进行分类、打包、邮寄等行为。第三章职责权限第十条职责权限一、城市服务部客服岗（一）客服岗负责对承租人信息资料、车辆资料、合同资料等进件及放款资料的收集、暂存、邮寄，对承租人档案的真实性、完整性及合规性负责；（二）对承租人的电子档案进行维护、管理，对承租人电子档案的真实性、完整性及安全性负责。二、公司资产管理部权证管理岗（一）负责对全国范围内档案管理工作进行日常督导，负责所有纸质和电子档案的保存、管理、维护等工作。对档案的真实性、完整性、合规性负责；（二）负责档案管理制度、流程的制定、修订及监督实施。三、公司服务督导岗负责公司范围内档案管理工作的监督检查，对城市服务部进行督导、检查、盘点、考核，对档案的真实性、完整性、合规性负责。第四章档案管理流程第十一条归档时效公司各城市服务部客服岗及权证管理岗需严格按照《XXXXXX档案归档资料清单》（见附件1），于每月5号前完成上一个月档案的全部归档工作；第十二条归档流程承租人档案归档流程详见附件2XXX有限公司档案管理办法5/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。第十三条租赁期满后资料退还承租人租赁期满之后，需在10个工作日内将机动车登记证、车辆备用钥匙、保险单据原件（如有）等车辆资料退还给承租人。第十四条权证退还流程图（详见附件3）第五章档案管理内容第十五条合同签署要求城市服务客服岗在与承租人签约时应严格按照公司相关签约要求执行：（一）主合同、抵押合同、车辆交接单、业务申请表等合同相关文件需保留原件；（二）签字不能潦草无法识别；合同资料的填写项不得缺失、更改，不得代签；（三）签名与手印不可重叠；（四）承租人邮寄地址需详细能准确定位。第十六条资料完整及合规性要求签约完成后应按公司进件标准检查承租人资料完整性及合规性，纸质档案应与上传审核通过的电子版档案内容一致，不得将无效合同邮寄至权证管理岗。第十七条档案暂存管理档案检验完成后邮寄前，应在当天下班前将档案装进档案袋保存，不同承租人的档案资料分别装进不同的档案袋，档案袋上需用黑色签字笔清楚工整填写承租人姓名、合同编号、产品名称、签署地、业务所属大区、签约日期。不得在档案袋上填写除以上规定信息外的其他信息，且档案袋上的信息必须与袋内档案一致，不得存在错误编号或错别字。第十八条归档要求公司承租人的档案资料由资产管理部权证管理岗归档，以确保档案的安全性。城市客服岗针对归档部门不同的产品名称需分开档案袋存放邮寄，并附上邮寄明细表（详见附件4）XXX有限公司档案管理办法6/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。第十九条邮寄分类要求邮寄需要按照合同签署时间打包邮寄。如有后补的承租人档案不能混在一个包裹中邮寄。第二十条邮寄时间要求城市服务部客服岗在每周一邮寄上周已放款成功的承租人档案，按邮寄明细表顺序排列，在邮寄前应检查档案的完整性及合规性，核实无误后在《合同邮寄明细表》（见附件4）中经办人处签字确认，将档案及纸质版《合同邮寄明细表》装入质量和密封性完好的箱内一并邮寄。第二十一条邮件提前告知寄合同前需按照流程向上一级发送电子档《合同邮寄明细表》（见附件4），告知资产管理部权证管理岗邮寄内容，以便权证管理岗能及时对合同进行查收、归档。（邮件格式见附件5）第二十二条档案存放放档案的柜子要用专业的档案柜，柜内需保证清洁干燥应做到六防一控。六防指：防火、防盗、防光、防尘、防虫、防鼠，一控指：控制湿度。第二十三条档案柜钥匙保管档案柜钥匙由公司资产管理部权证管理岗保管，所有档案的入柜、出柜需由权证管理岗操作，此责任人对档案的安全性负直接责任。第二十四条档案借调或借阅档案属于公司机密，承租人的档案借调或借阅只针对承租人本人、公司工作人员。若是承租人本人有此需求，应通过城市服务部客服岗发送邮件申请，经城市服务部城市经理同意后，转发至资产管理部负责人并抄送权证管理岗，待资产管理部负责人审批同意后方可借调或借阅；若是公司工作人员由于工作需要，需借调或借阅档案的，需由需求人本人发送邮件申请，经本部门负责人同意后，转发至资产管理部负责人并抄送权证管理岗，待资产管理部负责人审批同意后方可借调或借阅。第二十五条借调或借阅记录单借调人需按权证管理岗发放的制式的《档案借调及借阅审批记录单》（附件6）认真填写所借资料、用途说明、借调或借阅期限，借调或借XXX有限公司档案管理办法7/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。阅人必须按期归还所借档案资料，最长借调或借阅期限为七个工作日，如超过期限，请再次填写办理借调手续。借调或借阅档案严禁转借他人。第六章电子档案归档第二十六条电子档案是指承租人从进件、评估、考察（如有）、审批、抵押、到放款所有流程环节中的资料扫描件，即客服岗发送给信审的“城市+客户姓名+产品类型金额”压缩包及客服岗发送给运营支持岗的“客户姓名+合同编号”压缩包，需以“城市服务部-承租人姓名-产品名称-合同编号”的命名要求，以压缩包的形式进行保存。第二十七条电子档案管理城市服务部均配备移动硬盘：城市服务部客服岗需在当天下班前将成功签约承租人的电子版档转存至移动硬盘，硬盘由城市服务部客服岗进行保管。第二十八条监督检查公司资产管理部权证管理岗对城市服务部的电子档案管理情况进行不定期的抽调、检查，并可要求各地上传电子数据进行核实、查验；公司运营管理部服务督导岗应对城市服务部的电子档案资料管理情况进行监督。第二十九条资料后补对于承租人签约前有需后补的资料，在资料补齐后必须及时将扫描件归入到此承租人的电子档压缩包。第七章奖惩第三十条如违反本管理办法将按《员工合规手册》中相关规定对直接经办人和上一级管理者追究相关责任。XXX有限公司档案管理办法8/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。第八章附则第三十一条本管理办法自发布之日起生效，如有未尽事宜及理解歧义，最终解释权归XXXXXX资产管理部所有。XXX有限公司档案管理办法9/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。附件附件1《XXXXXX档案归档资料清单》融资租赁存档资料类别名称签订份数（份）承租人留存（份）资产管理部留存（份）邮寄资料请勾选备注合同资料汽车融资租赁业务主合同2原+1复1原1原+1复汽车抵押合同2原+1复1原1原+1复车辆交接单2原+1复1原1原+1复租赁支付表2原+1复1原1原+1复所有权转移证明2原+1复1原1原+1复租金调整通知书（非必需）2原+1复1原1原+1复承租人资料融资租赁业务申请表1原+1复/1原+1复身份证+银行卡复印件（签名+手印)1原/1原征信报告（非必需）1原/1原通话详单或手抄联系方式1原1原银行流水（非必需）1复/1复社保/公积金/房产资料（非必需）1复/1复其他增信材料1复/1原车辆资料机动车登记证1原+1复/1原+1复有内容页复印车辆评估报告1原+1复1原+1复备用钥匙1原/1原行驶证1复/1复交强险保单1原/1原商业险保单1原/1原人车合照1原/1原承诺函1原/1原股东担保决议书1原/1原连带责任保证书1原/1原担保人（如有）个人担保身份证/临时身份证复印件1复/1复户口本/居住证复印件1复/1复收入类证明（非必需）1复/1复征信报告1原/1原银行流水1原/1原公司担保营业执照1复/1复企业资产类证明1原/1原法定代表人/实际控制人/公司对公银行流水1原/1原自然人/公司连带责任担保函1原/1原（原件表示为“原”，复印件表示为“复”）XXX有限公司档案管理办法10/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。附件2《融资租赁业务档案归档流程图》XXX有限公司档案管理办法11/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。附件3《结清承租人权证退还流程图》XXX有限公司档案管理办法12/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。附件4《合同邮寄明细表》序号服务部承租人姓名合同编号签约日期备注12345678910经办人签名：日期：XXX有限公司档案管理办法13/14本页内容知识产权归属XXXXXXXX有限公司所有，未经授权许可，不得复制抄袭，一经发现追究法律责任。附件5《邮寄合