采购管理制度及操作流程

江西明湖农业发展有限公司采购管理制度及操作流程一、目的为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。二、工作程序（一）采购原则1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。3.一般日常办公用品及其它消耗用品由办公室人员负责提交采购申请，其他各部门生产及业务所需物资由部门负责人提交采购申请。4.物资采购尽量由部门提交每月采购计划实行集中采购，以减少不必要的人力和物力开支。（二）采购申请1.采购之前，物资请购人依照所购物件的品名、规格、数量，估算价格、总金额和需求日期及注意事项，填写“采购申请单”。若因为未备注清楚物品规格等信息而造成的损失，请购人需承担连带责任。2.紧急采购时，由请购人在“采购申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。3.若撤销采购，应立即通知办公室人员或直接联系采购部人员，以免造成不必要的损失。（三）采购流程1.物品请购人必须填写“采购申请单”，提交总经理或副总经理审批同意后，交办公室集中分类后，统一交由采购部负责采购。2.“采购申请表”批准签字后，采购经办人方可凭申请表办理借支采购金或通知财务办理汇款手续。3.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3.所有采购物品必需由仓库接收人员或使用部门验收合格签字后，才能办理入库手续。(四)采购经办人职责1.建立健全供应商资料与价格记录。2.做好采内参市场行情的经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5.做好平时的采购记录及对帐工作。（七）采购付款方式1.物品采购无论金额多少，一律由采购经办人签字（附采购发票、收据等证明），财务会计审核，总经理核准签字后方可报销。（八）采购经办人行为规范1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后进行物资采购。对于采购过程中出现的问题，需及时请示公司领导。2.采购人员应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予警告或辞退，情节严重者提交公安机关处理。三、附则1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。四、本制度经总经理核准后实施。五、附生产物料采购流程图：公司物品采购及报帐流程图入库单传送流程图第三联请购人员填写《采购申请单》采购人员根据已批准“采购定单”实施采购并通知仓库验货事宜仓库验收入库开具入库单采购人员凭入库单和采购发票填写领付款凭证报总经理或副总批准后，到财务室报账仓库验收物料并根据送货单开具入库单，仓库留存第一联备查财务审核入库单及付款第二联供应商（采购员）凭入库单、送货单（发票、收据）结款总经理、副总经理批准交办公室集中安排采购采购人员凭“采购定单”和借款单到财务部预支采购金采购结束注：仓库管理人员开具入库单后，必须于第二日内将第三联交至财务部已备审核入库单。