物资采购程序(1)

1.目的对物资采购过程进行控制，以保证所采购的物资符合规范、标准及合同等规定的要求。2.适用范围工程所需物资的采购及供应方的管理。3.引用标准及相关文件3.1GB/T19001-2000质量管理体系要求3.2GB/T24001-1996环境管理体系规范3.3GB/T28001-2001职业健康安全管理体系规范3.4公司QEOHSMS手册3.5《业主提供产品的控制程序》4.职责4.1公司主管领导牵头，会同物资部、机电部、项目经理部进行物资采购的策划。4.2合约部负责向物资部、机电部、项目经理部进行销售合同和发包合同的交底和公司对业主承诺的交底。负责工程的招标工作，参与物资招标工作。4.3项目经理部协调与业主、分包商在物资采购方面的关系，负责C类物资供应商的选择及采购活动。4.4物资部负责编制、指导、监督、修改本程序；负责土建（A、B类）物资供应（租赁）商的评价、选择及采购活动。参与工程包工包料的招标工作。负责（包括土建、装饰物资）合格供应商名单的评审、修订和发布。负责本程序支持性文件——《物资管理》的编制、实施工作。4.5机电部负责机电类物资的供应商评价、选择及采购活动；负责机电类物资合格供应商名单的评审。负责本程序支持性文件——《机电管理—物资采购管理办法》编制、实施工作。4.6项目物资部/机电部负责编制物资申请计划及对进场物资的验证；在授权范围内负责零星材料的采购（租赁）工作。4.7从业人员应具备的素质4.7.1热爱企业，热爱本专业，具有高度的责任心和良好的职业道德。4.7.2具有现代物资管理知识、意识和方法；具有计划组织、协调、指导、决策和综合控制能力。4.7.3具有主管部门下发的材料员岗位证书或具有本专业大专以上文化程度。4.7.4遵纪守法，廉洁奉公，自觉维护国家和企业利益。5.工作程序5.1物资分类5.1.1根据物资对工程质量和成本的影响程度，将工程所需物资分A、B、C三类进行分级管理。5.1.2A、B类物资的采购供应由公司负责，C类物资的采购供应由项目物资部负责。5.2物资采购的策划5.2.1公司在组织项目开工前策划时，同时对物资采购进行策划，确定物资采购方案。5.2.2根据物资采购方的不同，项目上使用的物资主要划分为：5.2.2.1业主提供的物资5.2.2.2物资部/机电部采购的物资5.2.2.3项目物资部自行采购的物资5.2.2.4承包商采购的物资5.2.3业主提供的物资业主提供的物资指由业主采购，提供给项目并用在工程上的物资，其管理执行《业主提供财产的控制程序》。5.2.4物资部/机电部采购的物资物资部/机电部的采购，根据不同情况可分为招标采购和非招标采购两种。5.2.5项目物资部自行采购的物资按公司物资分类表中C类物资或公司物资部授权项目代行采购的物资。5.2.6承包商采购的物资5.2.6.1根据公司合约部门与工程承包商签订的包工包料合同中所明确的由分包自行供应的部分。5.2.6.2由承包商负责采购的物资，必须填写《承包商供应物资明细表》，并将此表报项目物资部。5.3采购依据5．3．1物资备料计划（表式：B-11-01）5．3．1．1土建材料、周转材料和租赁性物资、施工设备的备料计划由项目技术部每月20日前根据工程施工形象进度提出，经项目总工审核后报项目物资部。机电安装材料、设备计划由项目机电部每月20日前根据工程施工形象进度提出，经项目机电经理审核后报公司机电部。5．3．2物资申请计划5．3.2.1物资申请计划是物资部/机电部编制采购计划和与供应商签订采购合同的依据，是项目编制物资进场计划和控制物资使用量的依据。5．3．2．2项目物资部/机电部负责编制物资申请计划（表式：B-11-01），项目经理/机电经理批准。5．3.2.3批准后的物资申请计划，由编制人员报公司物资部/机电部。5．3.3物资采购计划5．3．3．1物资部/机电部的采购人员应根据物资申请计划及经批准的项目质量策划所确定的采购方案，编制物资采购计划（表式：B-11-01），并报物资部经理审核、主管领导审批。5．3．3．2项目自行采购物资的采购计划，由项目物资部经理编制，商务经理审核，项目经理审批。5.4供应商的评价与选择5.4.1A、B类的采购范围必须在公司《合格供应方名册》中的供应商范围内进行采购。5.4.2合格供应商的基本条件5.4.2.1具有独立的法人资格和良好的资信。5.4.2.2有国家或地方主管部门颁发的生产（进口）许可证、产品合格证、绿色环保等与产品有关的证明。5.4.2.3能够满足公司工程所需物资供应能力的相关证明5.4.2.4具有地方主管部门颁发的备案证。5.4.3对供应商的评价5.4.3.1对供应商的评价是其后进行选择的基础。只有被评价为合格的供应商才可以进入采购过程的选择。5.4.3.2供应商资格预审与评价对供应商的评审与评价由公司物资部负责组织工作，采取分级评价与管理。A、B类物资由物资部/机电部采购负责人负责向同类物资的3-5家候选供应商发放供应商资格预审/评价表（表式：B-11-02）。物资部/机电部信息管理人员核查供应商填写的供应商资格预审/评价表及提供的相关资料。C类物资采购时，可不做供应商资格预审/评价表，但项目经理部应将供应商名单报公司物资部备案，并同时收集有关资料。对供应商进行资格预审/评价时，供应商除按照资格预审表要求提供自身有关资料外，还应提供生产商的相关资料。一年内需要向同一供应商进行两次以上的采购时，如属于同类物资，则不需要对供应商进行资格预审/评价；如不属于同类物资，则要求供应商补充相关的评价内容，与原已进行过的资格预审文件一并作为该供应商的新的资格预审/评价文件。5.4.3.3供应商考察当物资有特殊要求或有关方对资格预审尚未包括的内容提出调查要求时，物资部/机电部应在签约前对供应商进行考察。考察的内容为资格预审尚未包括的项目，如生产状况、人员状况、原料来源、机械设备产品应用情况、质量保证能力，环境保护、产品对使用者的危害程度，以及对供应商提供保险、保函能力进行必要的调查等。考察由物资部经理/机电部经理指定的人员组织进行，必要时可邀请技术部、合约部、工程保证部、财务部和项目的有关人员参加，考察结果记录于该供应商考察报告（表式：B-11-03）5.4.3.4物资部经理/机电部经理依据资格预审、考察结果，判定该供应商是否可以进入合格供应商名单。5.4.3.5物资部/机电部信息管理人员将审批后的供应商预审/评价表和供应商考察报告进行分类存档。5.4.3.6样品/样本报批凡需送样报业主（监理）审批的材料，项目应在物资申请计划中注明提交样品/样本时间。物资部采购负责人向供应商发放物资样品/样本搜集与询价单（表式：B-11-04）要求供应商提供样品/样本，并报价。机电类物资样品/样本报批手续执行《机电管理》中的规定。项目应将样品/样本报批的结果通知物资部/机电部，并将样品/样本报批单原件返还物资部/机电部。5．4．3．7谈判记录凡与供应商进行物资谈判时，对其报价、供货期、支付条件、让利情况、物资用量等情况进行记录。表式：（表B-11-05）5.4.4供应商选择对评价为合格的3-5家供应商，进行比价。在综合考虑诸如质量、服务以及产品供应的履约条件情况下，以最低价中标为选择的主要原则。物资部/机电部采购负责人根据询价或供应商投标报价的情况，填写供应商选择表（表式：B-11-06）。根据最低价中标的原则，由物资部/机电部经理审核比价结果。供应商的最终确定、批准，为公司规定的相应人员。5.5采购合同的签订5.5.1物资部/机电部采购负责人在与供应商商谈采购合同（订单）时，应根据物资申请计划在采购合同（订单）中注明采购物资的名称、规格型号、单位和数量、进场日期、质量标准、环保及职业健康安全执行标准要求等项内容、规定验收方式以及发生质量问题时双方所承担的责任、仲裁方式等。5.5.2物资部/机电部采购负责人将合同（订单）文本按有关规定进行会审后，按公司权限划分，报公司主管领导批准。5.5.3物资部/机电部按照批准的合同文本与供应商签署正式合同文本。5.5.4有关的采购资料，项目材料员应按规定要求及时收集，以满足验证需要。5.5.5供货安排物资部/机电部采购负责人按照物资采购计划时间要求，按时组织物资的进场。5.6物资的验证5.6.1验证职责5.6.1.1需在生产厂家或供应商所在地验证的，由采购单位负责组织相关人员，在生产厂家或供应商处验证。5.6.1.2由公司物资部/机电部供应的物资，直接进入施工现场的，由项目物资部组织有关人员进行验收。5.6.1.3由项目经理部自行采购物资和承包单位采购物资由项目经理部物资部会同有关人员和部门进行。5.6.1.4业主提供的物资由业主、项目物资部/机电部、公司物资部/机电部三方共同验收。5.6.1.5项目质量总监负责对所有进场物资的质量把关。5.6.1.6项目安全总监负责对所有进场安全物资和设备进行把关。5.6.2验收依据经主管领导审批后的采购计划供需双方签订的合同5.6.3验收标准国家及地方现行材料标准行业标准超过国家及行业的企业标准合同中的特殊约定5.6.4验证的类型与方法5.6.4.1公司在供应商处（生产厂家）对采购物资的验证当需要在供应商处（生产厂家）对所采购物资进行验证时，物资部应在采购合同（订单）中明确规定验证的安排和物资的放行方法。物资部/机电部采购负责人组织技术、经营、质量等有关方面人员到供应商处对所采购物资的验证，并做好验证记录。5.6.4.2业主对供应商提供物资的验证当业主提出在收货地点或发货地点验证供应商供应的物资时，物资部/机电部采购负责人负责联系并配合业主的验证。业主的验证不能免除公司提供合格产品的责任，也不能排除其后业主对不合格品的拒收。5.6.4.3进场物资的验证物资进场后，由项目材料员/责任工程师组织对进场物资进行验证，并填写相应物资进场验证记录。（表式：B-11-07）需进行复试的物资，由项目物资部/机电部在物资进场后及时通知项目试验人员按有关规定进行取样复检。进场物资做到证随料走，资料齐全。5.6.5验证后的处理5.6.5.1验证合格后，由验证人员填写进场物资验证记录，并建立材质证明收发台帐。5.6.5.2经验证不合格物资，由验证人员填写《不合格品材料记录表》（表式B-11-08），并将结果报有关人员和部门。5.6.5.3项目的验证不能免除供应单位提供合格产品的责任，也不能排除以后公司对不合格品的拒收。5.7供应商的评估5.7.1每年年底供应商完成合同后，物资部/机电部信息管理人员牵头，汇同采购人员及项目有关人员对合作过的供应商填报供应商评估表（表式：B-11-09），交物资部经理/机电部经理审核。5.7.2物资部/机电部信息管理人员将合作过的供应商填报的供应商评估表存档，以便物资部/机电部发布新一年度合格供应商名单。5.7.3评估内容包括：对上一年度合作过的新的供应商，经评估合格后纳入“合格供应商名单”。对上年度合作过的“合格供应商名单”中已有的供应商，经评估合格的，在“合格供应商名单”继续保留；对在采购合同的执行过程中，未能按时、按质、按量供货的供应商，材料员/责任工程师要及时通知物资部/机电部。物资部经理/机电部经理在全面考虑实际情况，并结合项目的意见后确定是否将供应商从合格名单中除名。被除名的供应商一年内不能使用，特殊情况下经采购负责人说明原因，待物资部经理/机电部经理审查批准后方可选用。对“合格供应商名单”中没有与之发生采购行为的供应商，物资部经理/机电部经理根据信息管理人员提供的最新资料进行评价，以确定该供应商是否可保留在合格名单内。5.7.4所有供应商评估表要作为质量记录，由物资部/机电部信息管理人员保存。5.7.5物资部/机电部根据对本年度供应商的评估情况，重新制定下一年度“合格供应商名单”。“合格供应商名单”由物资部/机电部编制，物资部经理/机电部经理审核，公司主管领导批准后，由物资部/机电部将名单受控发放到有关部门。5.7.6物资部负责建立并保存土建、装修类的供