采购与物料管理

1采购与物料管理讲师：杨斌库时间：2011-11-242采购管理1物料管理2目录3第一节采购管理4一、采购的含义是指在一定的时间、地点条件下，通过商品交换和物流手段，从资源市场获取满足需求的资源的活动过程。包含三层含义：1.采购是从资源市场取得资源的过程；2.采购既是一个商流过程，又是一个物流过程；3.采购是一种经济活动。5二、为什么要进行采购管理?采购作为企业经营管理一个重要组成部分，对降低成本、提高企业经济效益及寻找和维持稳定的具有高质量商品和服务的供应商具有至关重要的作用。1、采购是一门专业，是一种技术性、实用性、操作性很强的工作。6特别是随着制造全球化与外包生产的发展，外购原材料、零部件与服务的支出在很多企业中的比例越来越高。据统计，北美的生产厂家，每一美元的销售收入中，外购商品与服务的平均开支已达55美分，而这一美元销售收入中，直接劳动力成本只有10美分。显然，采购领域蕴藏着很大的成本节约空间。二、为什么要进行采购管理?2、外部物料的采购成本支出一直是很多生产企业的一项最大支出7现在外包生产与服务的范围越来越广。很多企业不仅将简单的零部件生产外包，还购买更多复杂和高附加值的零部件，因此为实现最终产品的顺利生产与质量保证，企业需要从战略角度进行采购运作，放弃短期采购行为，把更多的精力放到对供应商的管理与培训上，力求将供应商发展成为长期的合作伙伴以获取来自他们的优质服务。二、为什么要进行采购管理?3、卓越的采购管理已经成为很多企业提升竞争力的重要手段8三、新的采购理念建立良好及长远的供应商伙伴关系重视更积极及策略性关系–重视长远目标及关系,重视減少总成本五项“适当”的要求适当的物料：质量良好适当的数量：物料的管制，经济订购量，资金的调动适当的地点：供应商越近越好适当的时间：按照生产计划适当的价格：多渠道询价、比价、自行估价、议价9管理层次采购方法谈判预算训练员工減少成本作业层次跟催做纪录处理付款处理物料申请处理报价单比较价格策略层次采购研究长远计划评估供应能力制定政策传统方法：比较被动现今方法：比较积极及具策略性四、采购管理的主要工作内容10采购价值链评估和选择供应商采购原材料制定年度计划管理供应商关系开发需求•考虑所有使用者，按类别确定的各物品需求•下一年度各分类和总体的目标和重点•有效支持和执行战略的系统、程序和技能•制定按类别划分的发挥采购力量和最小化总成本的战略•确定目标供应商、谈判、签订合同•确保提高业绩的绩效指标、基准和控制制定采购战略四、采购管理的主要工作内容11•发现需求是采购活动行为的前提。企业采购需求通常由物资使用部门提出采购申请单，说明需要什么、需要多少、何时需要。五、采购作业的流程及內容1、需求确定12物料请购者需求确定后，为了采购部门工作能顺利进行，要求对所申请采购的物品的细节做一详细说明，如：数量、质量要求、包装、售后服务、运输、检验方式等给以准确描述。在描述时应采用统一术语，以防止理解上的错误。为了保证术语的统一，采购部门应制定一份经常采购物品目录表，并将其输入计算机进行统一管理。五、采购作业的流程及內容2、需求说明13在需求分析的基础上，应制定一份采购计划。具体包括：市场采购资源分析价格调查供应商分析日程计划运输交货结算五、采购作业的流程及內容3、制定采购计划14选择供应商是采购流程中的关键环节。企业应选择信誉好、产品质量和交货期等有保证的供应商，并开始和供应商联系。联系的方式可派人前去采购看样，也可通过电话、电子邮件联系，也可实现商务采购，对于大宗物品或大型工程项目可根据实际需要采用公开招标方式办理。五、采购作业的流程及內容4、选择供应商15五、采购作业的流程及內容5、价格洽谈，签订合同洽谈价格是采购的重要环节。洽谈的过程是一个反复的讨价还价过程，并就质量、数量、交货期、货款支付方式、违约责任等进行洽谈，在互利共赢的基础上，签订采购合同，实现成交。16五、采购作业的流程及內容6、采购订单安排7、跟踪和催货采购订单得到供应商确认（或签订采购合同）后，采购商的主要任务就是对订单的跟踪及催货。17五、采购作业的流程及內容8、货物的接收与检验供应商按承诺发货后，采购商负责接收和验货入库的人员应做好接货准备，一般由仓库管理部负责。接收保管员须填写收货单，上面应载明收货日期、供应商名称、物料数量、规格等主要数据。当发现短缺情况时，应查明原因，写出详细的报告交给运输部门和采购部门。18五、采购作业的流程及內容9、货款结算结算是指在收到供应商的货物，验收入库，以“入库单”作为货物结算的依据。保管部门将收货单一联反馈给采购部门，二联反馈给财务部门，三联反馈给供应商以备查询，四联存根。采购部门依据验收入库单，便可发指令通知财务部门按照合同规定向供应商支付货款。通常情况下以支票通过银行账户进行货款支付。1910、采购档案管理经过以上流程，企业完成一次系统的采购活动，当这次采购工作结束后，要进行采购总结及采购文件、资料的分类归档，并做好长期保管的各项工作。通常采购部门档案管理主要有如下资料：（1）采购合同（或采购订单）进行分类编号；（2）验收入库单。五、采购作业的流程及內容201、材料特性导向:依材料使用特性来区分主原料副料和一般物料机器设备零配件、杂项购置工程发包六、采购组织结构和制度---依六种导向212重要性导向:依材料使用或价值的重要程度来区分大宗材料(A类材料)由主管亲自采购常用材料(B类材料)由资深人员采购非常用材料(C类材料)由被授权者采购六、采购组织结构和制度---依六种导向223、采购方式导向:依采购大类別区分內购外购合约采购统购六、采购组织结构和制度---依六种导向234、作业功能导向:依采购作业內容区分询价组:负责询价及开标作业议价组:负责议价及订购作业催交组:负责交期控制及追缺料进出口组:负责进出口事务作业家乐福的例子六、采购组织结构和制度---依六种导向245、人力资源导向依采购人员专业区分外购(含主原料、副料、包材及机器设备)主原料內购副料內购包材內购机器设备內购六、采购组织结构和制度---依六种导向256、管理需求导向依管理上的需求来区分集中制:集中于总公司统购分配分散制:由分公司或分厂各自采购混合制:兼具上述二者之长处,凡属大宗或共用物料采集中采购制,其余授权分公司自理六、采购组织结构和制度---依六种导向26采购政策:集中采购分散采购采购方式:直接采购委托采购调拨采购采购性质:公开采购秘密采购特殊采购投机性采购计划性采购市场性采购七、采购的方法——不同角度的分类27订约方式:订约采购口头电话采购书信电报试控性订单采购时间:长期固定性非固定性紧急采购预定采购即时现金采购价格方式:招标采购询/比/议价订价收购公开市场采购七、采购的方法——不同角度的分类28第二节物料管理29一、物料管理的定义物料管理研究组织内物料供应的相关活动物料管理包括原材料、零部件、包装品和在制品库存的管理。30二、物料管理在供应链中的位置客户客户客户客户客户客户供应商供应商供应商配送中心配送中心制造商承运商承运商承运商承运商承运商承运商产品物流原材料物流生产物流31三、物料管理活动的主要内容•预测物料需求•采购和获取物料•将物料引进组织：入厂运输•监督作为流动资产的物料的状态•废品回收与废料处置32四、物料管理的目标与方法目标：•低成本•高服务水平•质量保证•低水平的资本占用•支持其他部门方法：•零库存/准时生产（JIT)系统•MRP系统»物料需求计划(MRPI)»制造资源计划(MRPII)33五、原材料物流的零库存管理•零库存系统是由日本丰田汽车公司首先采用的，它的基本思想就是通过严格管理，杜绝生产待工、多余劳动、不必要搬运、加工不合理、不良品返修等方面的浪费，达到零故障、零缺陷、零库存。•零库存是“只在需要的时候，按需要的量，生产所需的产品”，也就是追求一种无库存，或库存达到最小的生产系统。34零库存生产方式以准时生产（JIT）为出发点，对设备、人员等进行汰淘、调整，达到降低成本、简化计划和提高控制的目的。零库存概念有4个主要要素：无库存、备货期短、高频率小批量补货、高质量和无缺陷。零库存是一个物流、生产、库存和计划管理的现代方法，它基于在精确的时间以精确的数量把物料送达指定的地点，以使库存成本最小。零库存可以改进质量和减少浪费，并可从根本上改变公司实施的物流活动。五、原材料物流的零库存管理零库存的概念和内涵35五、原材料物流的零库存管理零库存与传统库存管理方法的区别零库存试图消除买卖双方的过多库存。零库存系统通常包括较短的生产周期，需要经常从某一产品的生产转向另一产品生产的生产与制造活动。通过在公司需要的时间与地点运送原材料与部件，零库存减少排队时间。零库存概念用较短与一致的备货时间，以及时的方法来满足库存，零库存系统把制造与组装，以及时方式与原材料物流综合。零库存概念要求供应商与用户双方相互承诺，强调质量与寻求双赢策略。36因素传统零库存l.库存资产负债安全库存有无2.生产时间长短起始时间缓慢最小批量经济批量一对一3·排队消除必须4·备货时间可忍受较短5·质量检验重要100％6·供应商/顾客交易关系合作者供应来源多个单个雇员指令参与五、原材料物流的零库存管理零库存与传统库存管理方法的区别37•零库存概念能使物流经理减少成本和改进服务。•理想的零库存的使用有助于很好地协调系统，使它的运作不必依赖于在整个物流系统中的战略库存。•因为零库存系统要求在需要的时间和地点得到所需的零件与部件，它们很大程度上依赖于产品需求预测的准确性。此外，及时的零库存作业要求信息系统的可靠性与高质量一致性的运输服务。•JIT以订单驱动，通过看板，采用拉动方式把供、产、销紧密地衔接起来，使物资储备、成本库存和在制品大为减少，提高了生产效率。五、原材料物流的零库存管理对零库存的总结38案例：美国福特汽车公司的及时物流39顾客订单需求预测主生产计划MRP库存文件结果与报告物料清单MRP流程图六、MRP系统40制造资源计划(MRPⅡ)六、MRP系统物料需求计划(MRP)能力需求计划(CRP)执行能力计划执行物料计划现实吗?订单(生产计划)物料清单库存记录是否41