采购基本知识

采购人员的基本知识2采购人员的基本知识培训采购人员须熟练掌握采购的基本知识，以更好地进行采购工作。3采购工作的十点要领1、采购和利润的关系2、采购及采购管理的目标3、采购的基本要点4、采购工作的基本规则5、比价方法、原则及方式6、分解供应商报价的因素7、与供应商谈判的要领8、设计有效地谈判方案9、谈判中发问与倾听的技巧10、应对供应商涨价的策略4表1.11采购对利润的作用作用说明提供成本优势降低采购费用合适的采购价格，可使企业减少货款的支出，减少资金占用，并促使达到合理的采购批量，减少采购的次数，减少订货费用。降低生产费用保证生产的需要，不会出现停工待料、加班加点的现象。降低销售费用做好采购的调查与预测工作，购进适销对路的物料，做到不缺货，可降低销售的工作量及广告费用，减少销售费用。降低物流费用合理的采购批量，可合理地组织物流活动，减少运输费用、配送费用、装卸搬运费用等。降低库存费用确定合理的采购批量和采购时间，减少库存。提供价值优势增加销售收入采购工作快、准、好，可缩短生产周期，使客户满意，提高客户的满意度和忠诚度，从而扩大销售量.二、采购及采购管理的目标1.采购与采购管理的区别采购与采购管理是两个不同的概念，两者的区别，如1.12所示。表1.12采购与采购管理的区别名称区别采购采购是一种作业活动，是指为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动，一般由采购员实施。责任：完成具体的采购任务。权力：只能调动采购部分配的有限资源。采购管理采购管理是管理活动，是面向整个企业的（包括所有采购人员及其他相关人员）。责任：保证整个企业的物资供应。权力：可调动整个企业的资源。62.采购及采购管理的目标（1）采购的目标。物料采购目标是在全球范围内，在合适的时间，以合适的质量，向合适的供应商采购，为客户提供合适的产品。具体如表1.13所示。目标说明计划用料1.配合销售。2.预防呆料。3.控制用料比例。保持适当存量1.重点管理（ABC法）。2.存货周转率、存料率。3.提高仓库使用率。降低成本1.物尽其用。2.开发代替品。3.余料再使用。4.降低采购储存成本。5.科学处理呆料。7(续表)目标说明发挥储存运输功能1.确保材料品质。2.安全库存。3.合理储存。4.收发管理。强化采购管理1.采购5R。2.存量合理.3.参考市场行情。4.供应商辅导。确保产品质量1.进货验收。2.提高物料品质。8（2）采购管理的目标。采购管理的目标是提高采购效率，确保采购质量，加强采购监督，降低采购成本。具体如表1.14所示。目标说明降低采购成本1.通过提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化、与供应商共同改进项目等途径直接减低成本。2.通过缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、循环使用原材料包装等方法间接降低成本。保证供应1.保证物资的连续供应，保证不缺料，保证生产与销售的顺利进行。2.建立与管理供应链。提高产品质量改进采购过程，加强供应商管理，提高物料的质量，进行提高产品的质量。提供最新信息及时掌握采购资源市场（包括物料的市场价格、可用性、新供应源、新物料及新技术信息），并及时反馈。推进产品开发与供应商一同推进产品开发，寻找替代产品等。提升企业竞争力以降低成本、缩短产品交货时间和提高产品质量等方法提高竞争。三、采购的基本要求为获取更好的产品价格和服务，采购管理人员和采购须注意以下采购要点。如表1.15所示要点说明选择综合型供应商1.综合型供应商能很好地满足买方全方位的采购需求，当采购大批量物料时，还能获得特别的折扣。2.综合型供应商还能通过增加库存和额外服务等手段，与采购企业结成紧密的合作伙伴关系，形成一个互惠互利、优势互补、共同发展的共赢利益体。批量优势1.物料采购的批量是买方在谈中的最大优势，有时，可以左右采购物料的最终价格。2.为维持价格竞争优势，分散采购风险，采购方应有2~3个供应商。3.比较零散的物料采购，可通过将同类商品，甚至不同类的商品合并采购的方式，增加批量优势。要点说明正确的采购观1.制度观念。一切采购行为须按事先制订的程序、流程进行。2.整体观念。从企业实际采购需求出发，一切以企业实现利益为前提。3.服务观念。坚持服务于企业整体发展，服务于企业发展目标的实现及自身价值的体现。就地取材分析采购物资的特征，在保证商品品质的前提下，选择距离最近的供应商，以缩短交货周期，减少运输成本。及时支付货款1.与财务部门配合，及时支付货款，以建立长期合作关系。2.保证在物料短缺，价格上扬时能以较合理的价格及时购货。（续表）11提供支持维护管理采购预算物资需求信息支付货款提供物料信息反馈最新物料信息物料信息提供技术指导物料验收品质知识反馈信息图1.16供应部在组织结构中的地位供应部生产部公司高管实验室财务部销售部技术部采购在组织结构中的地位供应部在企业中属于支持性部门，应与其他部门保持密切的协助关系。具体如图1.16所示12下面做具体说明，如表1.17所示与各部门的关系说明与生产部的关系1.供应部及时采购适当品质的物料，配合生产的需要。2.供应部采购生产部的请购量，为生产部提供准确，必需的采购数量。3.根据生产部的要求适时资料。4.生产部为采购部提供物料需求资料。与销售部的关系1.销售部为供应部提供最新的市场物料信息。2.供应部根据销售部的信息反馈，为生产部提供品质合格，价格合理、供应速度合适的物料，从而支持销售，为客户提供所需的产品，提高客户的满意度。3.供应部为销售部提供竞争对手的物料需求情况及物料采购情况，销售部可根据这些信息指定相应的销售竞争策略，提高产品的销售额。4.供应部根据客户的个性化需要，提供超出常规的服务内容，为销售你与客户建立良好关系提供支持。13（续表）与各部门的关系说明与技术部的关系1.技术部为供应部提供合理的技术指导意见。2.技术部根据供应部的物料信息，通过标准化设计为供应部取得批量优势。3.供应部随时为技术部提供最新的用料规格、性能、价格等资料，供其参考。与财务部的关系1.供应部依据生产部计划制定采购预算。2.财务部根据采购预算筹措采购资金，按合同支付款项。与实验室的关系1.采购人员学习和掌握相关品管知识及品质标准。2.实验室进行进料检验，如发现不良，及时通知采购部。14四、采购工作的基本规则采购工作有一定的规则，也就是原则问题。在采购工作中，应遵循以下基本原则：“五不”采购原则。即无计划不采购，“三无”产品不采购，名称规格不符不采购，无资金来源不采购，库存已超储积压的物资不采购。同等条件”六优选“采购原则。即在同等条件下，质优价低优选，本单位优选，近处单位优选，老供货商优选，直接生产单位优选，信誉好单位优选。”五适“采购原则，即适时、适质、适量、适价、适地采购，具体如表1.18所示。15表1.18”五适“采购原则”五适“采购原则说明适时在最恰当的时候，购回生产所需物料，避免采购延迟或提前，造成库存或断料。适质适当品质的物料的特征如下：（1）适当性：即”适当的品质“，要根据产品生产的实际需要，考虑其经济与使用两方面的成本与价值。（2）可用性：是指在合理的时间内，可随时以合理的价格获得充足的数量。（3）经济性：是指使采购费用继续维持在最低水平，以达到最大经济利益。适量以适量库存为基本要求，仔细计算生产需求，物料损耗，搬运和仓储费用等，制订周密的采购计划，最终确定是一次性采购还是分批量采购，同事督促供应商按预定数量交货。适价在满足数量、品质、交期的前提条件下，用最合理的价格采购。适地利用”群集效应“和”JIT及时制生活方式“理论，同时从沟通的方便性、处理事务的快捷便利性，降低采购成本等方面综合考虑选择最佳供应商和最佳供货地点。16五、比价的方法、原则及方式一、比价的方法、原则及方式比价是在询价的基本上，对供应商报价进行全面分析和比较，从而确定一个最优的价格性能比。1.比价的方法采购比价应采取成本分析、价格分析等方法，如表1.19所示。比价方法说明价格分析法1.与采购低价相比或与其他供应商的价格相比。2.与供应商过去的报价相比。成本分析法将总成本分成各细项，包含人工、原料、外包、制造费用、管理费用、利润。卖方与买方估计的价差，需要双方讨价还价来达成协议。17比价过程可利用比价议价记录表进行记录，如表1.20所示项目供应商简称原询单价货币类别议价后的总价付款条件价格条件交货日期交运方式采购（拟购）方式天数料号品名规格单位备注核准检核承办单位主管承办人182.比价的原则▷比价时，须遵循以下4条原则：▷质量相同价格优先原则。▷价格相同质量优先原则。▷质量、价格相同，售后服务优先原则。▷质量、价格、服务相同，品牌信誉优先原则。3.比价的方式比价时，报价的供应商须超过3家。比价的最低价须低于采购人的预算，同时比价数额不可过大。不同的物资，其比价的具体方式不同，如表1.21所示。19表1.21比价的具体方式物资类型比价方式重要物资和金额较大的物资的采购1.采取分类报价的策略，进行成本明细分析，要求对方提供主料、辅料、加工费、运输包装及其他成本，以便公司分开核价后，计算总的成本。2.综合考虑价格、质量、交货期及订货批量等因素，进行综合成本分析。必须经常大量购买的物品或服务成本偏高者，经常发生质量问题者，设计、开发比较复杂者，应进行价值分析，寻求采购技术的改进，更低价的供应，简化作业方法，引进新材料或替代品等。大型机械设备的采购进行生命周期分析，以采购设备的有效使用期间的总拥有成本为准，如机械设备的燃料损耗，损坏故障维修、操作工时、生产效能等，包括使用该项机械的所有费用或成本。市场垄断、独家代理，专利产品等物资的采购包括总体采购金额低于100元以下的零星采购，由采购人员与供应商谈判，获得合理价格。20六、影响供应商报价的因素影响供应商报价的因素，如表1.22所示。因素说明规避措施生产成本供应商花费的包括原材料、劳动力以及间接费用摊派等在内的来提供产品或服务的资金。提高技术，降低生产成本。所需东西的确定程度供应商所安排的任何未预见到的成本，所需东西具有不确定性，成本就比较高，反之则比较低。尽量减少未预见到的成本和具有不确定性的东西的运用。竞争程度同行业之间残酷的比拼。提高本企业在行业内的竞争力。市场情况当供大于求时，价格低；供小于求时，价格高。寻求供过于求的物料产品或服务。21（续表）影响供应商报价的因素会随着时间的变化而变化，采购员应了解只要因素有何动态以及预测趋势如何发展。因素说明规避措施客户所感觉的价值客户认为该产品或服务有价值，则供应商报价高，反之则低。正确认识和评价产品或服务的价值。客户的业务对供应商的吸引度客户采购是低值的、偶尔的，并且经常延迟付款，供应商报价就高；客户能带来潜在的销售额增长、并能及时付款、具有良好的信誉、声望等，供应商报价会降低。提高企业自我的信誉及声望。交货条件交货周期越短，产品技术和品质要求越高，供应商报价越高。反之，报价就有所优惠。此外，采购数量大，报价较低；付款期长，报价会有所提高。与供应商达成协议，建立战略伙伴关系。22七、与供应商谈判的要领1.选择合适的谈判时机需考虑一下因素，如1.23所示。表1.23选择合适的谈判时机需考虑的因素考虑因素说明岗位职责以岗位职责为依据，遇到以下5种情况时须与供应商谈判。（1）物料的价格不合理。（2）物料成本结构不合理。（3）购备时间充裕。（4）供应商来企业拜访时。（5）周期性或计划性降价时。23（续表）考虑因素说明客观环境若客观环境发生变化，采购人员应借机与供应商进行谈判。（1）新供应商或物料来源开发成功时。（2）有副料或代用品开发成功时。（3）采购量增加时。（4）行情变化价格看跌时。（5）汇率变动有利于供应商时。（6）供应商有超量库存或存货时。（7）规格要求变更、采用价廉材质时。（8）增加交易机会时。产生危机当察觉供应商有围标、联营嫌疑或有独家采购或被吃定的感觉时，应及时与供应商谈判，避免供应商不能及时提供物料。242.选择最佳的谈判模式采购价格的谈判模式包括口头谈判和书面谈判两种模式。采购人