如何构建企业标准化制度体系

如何构建企业标准化制度体系制度建设是企业管理中一项基础性、根本性和长期性工作。成功的企业在企业管理制度实施方面都具有一个共同特点，那就是规范性的编制管理程序和规范性的执行实施程序，而且是结合企业发展需要，在不断的创新、优化过程中，循环升级式地提高制度的编制质量和执行力，切实使管理制度成为保障企业高效运转的“制动器”。但目前有的企业制度建设普遍欠缺系统性和规范性，表现出：制度政出多门，互相之间冲突，令员工无所适从；或者制度条款不具体，没有可操作性；或者制度就事论事，有一个问题出一个制度；或者以前的制度和现在的制度前后矛盾，员工和企业都从对自己有利的角度进行解释，互不让步；或者企业文化口号中讲的是一套，制度中规定的又是一套等等。有的企业却盲目追求制度的全面性、系统性，造成企业管的过多、过细，令员工谨言慎行、缩手缩脚。到底企业适合什么样的制度体系，制度该如何管理优化？制度在建设过程中需要从哪些方面入手以提高其规范程度呢？这就需要企业从顶层设计入手，统筹规划，建立系统性的制度架构，统一管理标准，并逐步完善标准化制度体系，通过不断加强对制度执行的监控，提高制度的监管力度，从而来不断提升企业的综合管理水平和核心竞争力。一、全面开展管理现状分析调研，系统梳理现行制度要探索新形势下提高制度管理水平的有效途径，就要在企业全面开展考察、调研和制度梳理工作。主要围绕四项核心内容组织开展，一是调研企业管理现状及存在的主要问题和原因；二是解决企业制度架构中的业务分类体系标准；三是系统梳理现行规章制度；四是构建制度管理的标准流程，完善标准化制度体系。调研分析工作是为解决企业当前管理中的问题提供了思路，明确了方向，为构建制度体系架构和进一步完善标准化制度体系奠定坚实的基础。通过系统梳理，将不适应企业发展和管理需要的制度进行了废止，将过去单个要求性的制度按照业务分类和流程进行了整合，对过去业务上没有对应的管理制度进行了制定增补，并结合标准化要求和企业可持续发展需要，对制度内容和条款进行了修订完善。二、确定核心管理业务，科学搭建企业制度框架制度架构设计主要从企业组织结构、职能和运转以及组织中管理主体的行为等方面开展工作。重点结合企业实际和发展战略，确定企业所有管理业务，以业务分类来确定管理制度，用业务分类管理制度，消除部门倾向化，力求最大限度的淡化制度中的“人治”因素。搭建的制度体系架构要系统、清晰，内容全面、细致，对企业经营管理的各个环节都做了深入、具体的规定。对于业务要从业务流程、管理流程、操作规范、行为规范等方面进行细致而全面的管理，确保业务按照既定的流程快速发展，而不受制于权力的不明确、层层审核的烦琐。对于管理层级较多的集团公司，还要考虑如何分层级，明确每个层级管理权限和职能。这就像设计的一条条“铁轨”，所属单位部门无论快慢、“司机”是谁，都只能按照规定的“轨道”运行，不能“出轨”。三、规范制度管理流程，建立标准化制度管理体系搭建好企业整个制度体系架构后，就需要对企业制度进行规范管理，确保制度时常处于最优状态。因此，建立和优化企业制度管理流程，是构建标准化制度体系的关键。制度管理流程建设，首先要设计单体制度从立项、起草、会审、会签、审核、签发、执行、评估到动态优化的闭环管理，和按业务分类的制度群管理，以及整个企业制度系统管理。其次从制度源头抓起，严把立项、审核、签发三个关口，加大监督检查和考核机制，将问题制度消灭在萌芽状态。每年底确定企业本年度废止制度目录及下年度立项计划，各部门根据立项计划起草制定制度，从源头上杜绝问题制度的产生。针对每项制度送审前，都要求进行广泛征求意见和建议，对制度进行合理的修改完善后，才能送审，确保制度的民主性和统一性。对送审的制度，企管、法律、信息部门，严把审核关口，审慎出具审核意见，确保制度合法合规，标准统一。四、采用多种手段方式，完善标准化制度体系一是开展“制度诊断”和制度稽核，提高制度执行力建设。通过建立标准化制度体系，规范细化了制度、流程、标准等工作，使企业的管理基本达到了规范有序，管理效率和水平也有了很大的提高。然而，为了确保标准化制度得到有效落实和执行，还必须建立“制度诊断”和制度稽核机制，对因制度本身缺陷或执行者不按要求执行制度的问题进行的现场稽核、跟催落实、考核激励、制度动态优化、异常管理等方法，从而提高制度执行力。二是加大监督考核力度，确保制度执行落地。落实监督考核机制，加大执行情况检查，对已经下发的制度都认真执行和落实。在制度执行过程中，加强监督检查，及时发现问题，认真落实整改；建立奖惩机制，加大考核力度。落实执行情况主要由业务监督检查或管理部门按照制度管理要求，对业务制度适用范围内的单位或个人，按月落实制度和流程的执行情况进行考核，并纳入月度绩效管理，确保制度能够得到认真贯彻和落实。三是完善制度和制度管理信息化建设，提升制度管理效益。为解决企业管理中长期存在的各个专业管理部门各成系统，各个系统和标准之间的有效整合，更科学合理调配资源和充分调动全员参与企业管理的思想，企业还需要利用现有管理信息平台，在制度管理信息系统、公文管理、合同管理等业务上，对制度运行、监督到改善等进行了电脑固化，将规章制度的硬性约束设计到信息系统中去，使制度核心控制点成为业务操作不可跳跃的必要环节，不符合规定的行为不能进入下一个流程环节，进而从根源上杜绝违规行为，实施同步控制，自我控制。同时，对己有各活动流程环节加以分析，提炼各与之相关的规章制度执行控制内容，调整或补充相关控制节点，使之嵌入到既有流程中去。然后再根据调整之后的流程分别设计制作相应的图示和表单等控制工具以便落实。五、完善激励约束机制，培养油田管理文化一是领导干部要带头执行制度。制度是否执行到位，一个重要的原因就是领导干部是否带头执行。一方面通过设计制度，对权责利进行明确分配，使各种权利之间相互作用和制衡。另一方面组织领导干部，对重要制度进行学习培训，使领导干部在决策时，充分依据制度中标准和流程执行。二是要加强开展制度宣贯和培训。要在企业全面开展加强制度学习教育与解读培训工作。对制度及制度管理工作进行专题宣贯、集中理论知识介绍、具体案例演练、深入部门单位问题答疑、专家面授等方式，对部门和单位人员进行系统培训，并把工作理念和规定要求辐射到企业的各个角落，有效的带动了整个企业制度建设工作的深度和广度，使广大职工及时了解政策规定和办事程序。三是建立监督考核机制和奖惩机制。要将规章制度的贯彻实施结果与部门和个人利益相联系，使得贯彻执行有力的部门和个人得到正面激励，反之，得到负面激励，正负结合，双管齐下，使得各部门和人员明确了贯彻落实的重要性，正面行为得到强化。并探索将规章制度的执行情况纳入部门和个人的绩效考评体系，成为绩效考评的一个维度，设计相关量化指标，与薪酬体系相对接，以更好地推动制度的有效贯彻。通过构建企业的标准化制度体系，能使企业进一步明确核心发展业务，统一管理规范和标准，提高管理效率。同时能根据发展形势，剔除制度中与当前内外环境不相适应的条款和规定，加入新的与技术、组织、环境变化因素相适应的制度内容，使规章制度更适用于组织的目标和情境，进而有效实现规章制度的自我改良和完善。在制度执行上，更讲究贯彻落实，规定的要求和标准也清晰，使得制度面前人人平等，杜绝了凌驾于制度之上的个人行为，减少非制度因素对制度落实的干扰。