PMO的工作思路

浅谈PMO的工作思路两年前，我来到现在这家公司，由于需要集中管理项目经理，在各个项目之间进行协调，就成立了这么一个项目管理部门，那么我这个部门是PMO吗?这个问题我很想抛向辩论双方，因为我相信双方都会认为我这个活生生的例子可以支持他们的观点，从正方来说，绝对是PMO，因为我们既是“作战部”，又是“参谋部”，还是“政治部”，而反方一定会说不是，因为本人作为这个这个部门的leader，直接管理所有项目经理，应该算是“项目总监”了，不是只负责收集数据，制定项目流程了。有人在问PMO和“QA”、“EPG”的区别，辩手们并没有解释得很清楚。“QA”、“EPG”至少在CMMI里有比较明确的定义，那么，PMO(项目管理办公室)有标准定义吗?会下请教沈老师，沈老师说有1000个人，就有1000个人心目中的PMO，我所做的事情既可以认为是PMO做的，也可以认为不是。无所谓叫法。不过，我也许可以无所谓名称，因为毕竟有实权在那里。但我下面有个项目管理专员，我发现如果给她冠以“PMO专员”的title时，似乎跟踪项目，协调起来还是要方便很多。一、PMO的定位和职责本人也算是有了建设项目管理办公室(PMO)的经验，有很多体会。前不久，应邀为一家企业考虑有关PMO的工作设想，想来想去，PMO的定位和职责是首要的，这个问题不解决，其他的都是白搭。但是，PMO又真的不同别的，很难有标准定义，不然，今年的过程改进年会上也不会专门来讨论这个话题了。但是，通常来说，既然要建PMO这样一个专门机构，就必须放到比较高的高度，否则，在项目里，就很容易沦为项目助理之类的角色。如果企业将项目管理能力视为核心管理能力之一，不仅仅希望不断提高项目经理的个人技能，而是将组织整体的项目管理能力建设作为目标，那么，对PMO的定位至关重要，其工作职责、考核指标均取决于其定位。如果是公司级的项目管理机构，以建设组织级项目管理体系、提高项目绩效为目标，其主要职责如下：1、项目管理制度和流程的制定;2、对项目进行跟踪，整合多项目的信息，对领导决策提供支持;3、多项目管理，协助领导在项目间进行资源协调;4、项目管理信息系统的管理;5、项目评价，对众多项目排定优先级和进行选择，以保证项目的选择与公司的战略目标保持一致;6、对项目、项目经理、项目成员进行项目中的绩效管理。7、对项目管理的外部环境——对公司的管理环境进行评估和改进，从整体上提高项目管理工作效率。PMO可做的事情很多，主要还是要根据公司当前的发展阶段、急需解决的问题等实际情况，规划其工作目标、职责以及与之配套的人员配置。拿本公司来说，对PMO算是很重视了，可说是凌驾于其他业务部门之上。但前4条都比较好做到，后面3条是比较难做的。尤其最后1条，基本无能为力。哪有项目不受企业环境影响的?但又有几家企业能真正痛下决心改进自身的问题的?积重难返啊!企业环境不改变，PMO只能在局部上、具体的操作层面上起点作用。项目评价和绩效考核也是件令管理者头痛的事情，项目评价可能还好一些，至少可以拿出一些量化的数据，延迟率、缺陷率、客户满意度等等，而绩效考核可就折磨人了，尤其当企业对绩效考核的作用报以太大期望时，比如企业效益不好，人心浮动，老板指望绩效考核立竿见影起到调节员工积极性的作用，那简直可算是管理者和员工共同的灾难。工作重心都转移到搞考核方案去了，所有的问题都在考核方案里暴露，比如如何算工作效率?工时越多越好?还是越少越好?如何衡量工作质量，软件还能测测，(当然，亦会引发口水战)，文档的质量又如何判定?唉，世界上有完美无缺的考核方案吗?忽然有一天，PMO想起考核似乎应该是HR的事情，PMO难呐，可是一家企业有几人不在项目里?HR怎么能知道员工的绩效呢?这个职责还得放到PMO这里，苦啊!二、PMO的工作思路根据前文的职责描述，PMO的工作内容总结起来有两大部分：首先是项目管理体系的建立和持续改进;其次则是日常项目的跟踪、监控、管理。对于新建立的PMO来说，不一定一步到位，一定要在深入了解公司情况的基础上逐步开展工作，为PMO真正发挥作用奠定一个好的基础。可以逐步开展以下工作：1、深入调查公司现有的项目管理现状，既了解项目管理规范，也需要了解执行情况。例如：1)公司的项目类型、各类项目的特征;2)项目的估算和预算(进度、工作量、费用);3)WBS分解，项目计划活动;4)项目汇报机制、沟通机制、问题处理;5)项目的进度、质量、成本数据;6)项目变更控制过程;7)项目的风险管理;8)项目的资源投入和预期收益情况;9)内部项目管理软件应用的覆盖范围、效果;2、推行和实施相关制度、规范，主要方法有：1)全员的宣传、培训;2)以点带面，选择试点项目，总结经验，然后再全面推广;3、日常项目的跟踪和监控：1)进行项目状态综合分析，并及时汇报给相关领导2)组织项目启动、里程碑评审、项目总结等重要会议;3)参与业务、技术评审会议;4)应用内部项目管理软件，优化改进功能。4、补充、完善现有的项目管理制度，主要达到以下目标：1)明确项目组织中的角色、职责、权限以及各角色的工作内容;2)定义项目的售前、启动、计划、监控、里程碑评审、结项等关键活动的流程;3)建立项目沟通、协调、汇报机制;4)说明项目的交付物质量标准、管理办法等;5)建立项目考核体系,对项目的进度,质量,成本,过程规范度进行考核。